KidualCentros: CRM, familias y alumnos · Artículo suelto
Organizar colegios y pagadores de las inscripciones
Clasifica los grupos por colegio, decide quién paga cada inscripción y asigna de una vez al colegio o al AMPA como pagador.
Paso a paso
- Ahora
Abre «CRM y familias → Colegios y pagadores». La pestaña aparece con «Ver inscripciones»; para ver los pagadores necesitas también «Ver finanzas» y, para cambiarlos, «Gestionar facturas».
Si aún no tienes los colegios, despliega «Gestionar sedes y colegios» y pulsa «Nueva sede o colegio». Elige «Tipo de ubicación → Colegio» y, si facturas al colegio, el «Cliente al que se factura el colegio». También puedes hacerlo desde «Sedes y aulas».
Despliega «Grupos por colegio», busca por «Actividad, grupo o colegio» y pulsa «Clasificar grupo». Elige el «Colegio» y pulsa «Guardar clasificación». «Usar la ubicación del grupo o actividad» quita la clasificación.
En «Pagador y mandato por inscripción» filtra por «Colegio donde se imparte» o busca en «Alumno, actividad, pagador o NIF» y pulsa «Buscar». Cada fila indica el alumno, la actividad, el grupo, el colegio y su pagador, o «Sin pagador asignado».
Para una inscripción concreta pulsa «Elegir pagador y mandato». Busca la ficha del pagador, elige el «Mandato del pagador» si lo hay y pulsa «Guardar pagador». Si el colegio tiene cliente de facturación, se propone ese cliente.
Si el colegio o el AMPA paga todas las inscripciones, filtra por ese colegio y pulsa «Asignar un pagador a todo el colegio». Elige la «Actividad» o «Todas las actividades del colegio», el «Pagador», el mandato y las «Inscripciones que se actualizan».
Pulsa «Revisar asignación» y lee el resumen: cuántas inscripciones recibirán el pagador, cuántas ya lo tienen y cuáles no cambian. Marca «He revisado el pagador y las inscripciones que se actualizan.» y pulsa «Asignar pagador».
Comprueba el aviso «Pagador asignado a N inscripciones.» y el nuevo pagador en cada fila.
Pagadores de una familia
Abre el expediente de la familia y pulsa «Pagadores, NIF, domicilios y cuentas». En «Pagadores, datos fiscales y cuentas» puedes crear un «Nuevo cliente» o elegir una ficha y pulsar «Vincular cliente existente». Una familia puede tener varios pagadores y cada uno conserva sus datos fiscales, su domicilio y sus cuentas.
Debajo aparece «Pagador y mandato por inscripción» solo con las inscripciones de esa familia, para elegir quién paga cada una. En la app, «Contactos de facturación» en el expediente permite «Vincular a esta familia» o «Crear ficha de cliente».
Ver la ventana requiere «Ver finanzas»; vincular o crear pagadores, «Gestionar facturas».
Cuentas bancarias adicionales
En la ficha del pagador pulsa «Cuentas bancarias». En «Cuentas bancarias del pagador» verás la «Cuenta principal:» y las «Cuentas bancarias adicionales». Escribe el «Nombre de la cuenta» y el IBAN y pulsa «Añadir cuenta».
«Archivar cuenta» y luego «Confirmar archivo» la retiran; se conservan los mandatos y los cobros históricos. La cuenta de cobro de cada inscripción se decide al elegir su mandato. La ficha familiar completa muestra las cuentas adicionales con sus cuatro últimos caracteres.
Buscar familias por colegio o por NIF
En «Expedientes», «Colegio donde realiza actividades» muestra las familias con algún alumno con inscripción aprobada o confirmada en un grupo que se imparte en ese colegio. Con «Ver finanzas», «Buscar familia, contacto o alumno» también encuentra familias por el NIF de sus pagadores.
Resultado de la asignación al colegio
«Solo las que no tienen pagador» respeta los pagadores ya elegidos; «Todas, sustituyendo el pagador actual» los reemplaza. La asignación en bloque es para entidades: los pagadores familiares se eligen en cada inscripción.
- Se asigna
- La inscripción recibirá este pagador.
- Conserva su pagador
- Ya tenía otro pagador y elegiste no sustituirlo.
- Cuota recurrente con otro pagador
- Tiene una cuota recurrente de otro pagador y no se cambia.
- Requiere permiso de gestión SEPA
- Tiene un mandato asignado: cambiarla requiere «Gestionar remesas SEPA».
Facturar al colegio
Al final de la pantalla, «Preparar factura por colegio» calcula una factura con las inscripciones aprobadas, confirmadas o finalizadas del periodo que tienen asignado ese pagador. Revisa el cálculo con «Revisar cálculo y alumnos» antes de pulsar «Emitir factura revisada». La emisión y el seguimiento de la factura se explican en las guías de Contabilidad.
Permisos y límites
Crear o editar un colegio requiere «Gestionar sedes»; elegir su cliente de facturación, también «Gestionar facturas» y «Ver finanzas». Clasificar grupos requiere «Editar actividades y grupos» y «Consultar sedes» o «Gestionar sedes». Elegir o cambiar un mandato requiere «Gestionar remesas SEPA».
La lista muestra las inscripciones pendientes, aprobadas y confirmadas, de 50 en 50, con «Anterior» y «Siguiente». Un grupo sin clasificar usa la ubicación del grupo o de la actividad.
Si algo falla
«La asignación en bloque es para entidades como el colegio o el AMPA. Asigna los pagadores familiares en cada inscripción.»: el pagador elegido está vinculado a una familia. «El pagador pertenece a otra familia.»: elige un pagador de la familia de esa inscripción.
«Revisa y finaliza la cuota recurrente antes de cambiar el pagador de la inscripción.»: revisa la cuota en «Cuotas recurrentes». «El mandato no está activo o no pertenece a este pagador.»: elige otro mandato o deja «Sin mandato asignado».
«Las inscripciones o sus pagadores han cambiado. Revisa la vista previa de nuevo.»: pulsa otra vez «Revisar asignación». «Los nuevos pagadores y mandatos se habilitarán al completar la actualización.» indica que tu centro aún no puede guardarlos.
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Las opciones disponibles dependen del rol, del plan y de la configuración del centro.