KidualContabilidad · Artículo suelto
Facturar a un colegio y elegir el pagador de cada inscripción
Asigna a cada inscripción quién paga y con qué mandato, y emite al colegio o al AMPA una factura por periodo según sus inscripciones o alumnos.
Paso a paso
- Ahora
En el panel de centros, abre «Familias → CRM y familias» y elige «Colegios y pagadores». Para consultar necesitas los permisos «Ver finanzas» y «Ver inscripciones»; para asignar pagadores y emitir facturas, también «Gestionar facturas».
Si el colegio no aparece, despliega «Gestionar sedes y colegios» y pulsa «Nueva sede o colegio». En «Tipo de ubicación», elige «Colegio» y, en «Cliente al que se factura el colegio», busca la ficha del colegio o del AMPA. Crear o editar sedes requiere el permiso «Gestionar sedes».
Despliega «Grupos por colegio» y pulsa «Clasificar grupo» en cada grupo que se imparte allí. Elige el colegio y pulsa «Guardar clasificación». Con «Usar la ubicación del grupo o actividad» se toma la ubicación que ya tienen configurada.
En «Pagador y mandato por inscripción», filtra por «Colegio donde se imparte» o busca un alumno, una actividad, un pagador o un NIF. Pulsa «Elegir pagador y mandato», busca la ficha del cliente que recibirá la factura y, si corresponde, elige su mandato. Pulsa «Guardar pagador».
Para asignar el mismo pagador a muchas inscripciones, filtra por un colegio y pulsa «Asignar un pagador a todo el colegio». Elige la actividad, el pagador, su mandato y si se actualizan «Solo las que no tienen pagador» o «Todas, sustituyendo el pagador actual». Pulsa «Revisar asignación», marca la confirmación y pulsa «Asignar pagador».
Para facturar, ve a «Preparar factura por colegio». Elige el colegio, el «Cliente al que se factura», las fechas «Desde» y «Hasta» y, si quieres, una sola actividad. En «Contar por», elige «Inscripción en cada actividad» o «Alumno único en el colegio». Escribe el «Precio por unidad, IVA incluido (€)» y el IVA.
Pulsa «Revisar cálculo y alumnos». Comprueba el número de unidades, el total y la lista; «Mostrar más alumnos» amplía la lista. Marca que has revisado el pagador, el periodo, la forma de contar y las inscripciones, y pulsa «Emitir factura revisada».
Cuando aparezca «Factura emitida:», pulsa «Consultar facturas». Desde «Ventas → Facturas emitidas» puedes descargarla, enviarla y registrar su cobro, o incluirla en una remesa si tiene mandato.
Qué cuenta la factura
Se incluyen las inscripciones aprobadas, confirmadas o finalizadas de ese colegio que tienen asignado el pagador elegido y cuyas fechas coinciden, aunque sea en parte, con el periodo. El periodo puede abarcar como máximo un año.
«Inscripción en cada actividad» cuenta una unidad por inscripción: un alumno con dos actividades suma dos. «Alumno único en el colegio» cuenta a cada alumno una sola vez. Por ejemplo, 30 inscripciones de 25 alumnos a 20 € dan 600 € en el primer caso y 500 € en el segundo.
La factura lleva una línea con el colegio, el periodo y la forma de contar, la cantidad y el precio con IVA incluido. Revisa las altas, las bajas y el acuerdo con el colegio antes de emitirla.
Cuándo no se puede emitir
La revisión marca «Revisar cobro existente» si una inscripción ya está en otra factura por colegio no anulada de un periodo que se solapa, o si tiene una cuota recurrente sin finalizar o una suscripción activa. Revisa esas cuotas y facturas antes de continuar: así no se cobra dos veces la misma plaza.
Si las inscripciones tienen mandatos distintos, prepara facturas separadas por actividad o revisa sus mandatos. Si todas comparten el mismo, la factura lo conserva y la remesa de cobro lo utiliza.
Cambiar un dato del formulario descarta la revisión. Si otra persona cambia las inscripciones o el pagador mientras revisas, Kidual pide repetir la vista previa.
Pagadores, mandatos y cuotas
Al elegir el pagador de una inscripción, Kidual propone el cliente de facturación del colegio. Un pagador vinculado a otra familia no se puede asignar. Elegir o cambiar un mandato requiere el permiso «Gestionar remesas SEPA»; solo aparecen los mandatos bancarios activos de ese pagador.
La revisión masiva indica cuántas inscripciones recibirán el pagador, cuántas ya lo tienen y cuántas conservan el suyo. No cambia las que tienen una cuota recurrente con otro pagador ni, sin permiso SEPA, las que ya tienen un mandato.
Para cambiar el pagador de una inscripción con una cuota recurrente de otro cliente, finaliza antes esa cuota en «Ventas → Cuotas recurrentes». Las cuotas creadas desde una inscripción con pagador se facturan a ese cliente.
En «Familias → CRM y familias → Expedientes», abre una familia y pulsa «Pagadores, NIF, domicilios y cuentas». Verás sus fichas de cliente y sus inscripciones: puedes crear un pagador de la familia, «Vincular cliente existente» y elegir quién paga cada inscripción.
Si se pierde la conexión
Si no se confirma la emisión, el botón cambia a «Comprobar la misma emisión». Úsalo antes de preparar otra factura: Kidual consulta la misma solicitud y no emite dos veces.
Estas pantallas están en el panel web; la app de centros no las incluye. Guardar pagadores y emitir facturas por colegio depende de que el despliegue tenga activada esta función; si aún no lo está, aparece el aviso «Los nuevos pagadores y mandatos se habilitarán al completar la actualización».
¿Te ha servido este artículo?
Las opciones disponibles dependen del rol, del plan y de la configuración del centro.