Emitir una factura, cobrarla y corregirla

Qué incluyen los indicadores

«Pendiente de cobro» incluye todos los años y descuenta retenciones, rectificaciones y cobros aplicados. «Vencido» es la parte cuya fecha de vencimiento ya pasó; cuando falta esa fecha se usa la de emisión.

«Antigüedad» agrupa el saldo por días de retraso. «Al día» incluye lo que todavía no venció. Tocar un tramo vencido abre todas las facturas vencidas, no solo ese tramo.

«Cobrado este mes» suma los cobros registrados con fecha de este mes que no están deshechos, en facturas no anuladas. Los reembolsos de la pasarela se consultan por separado.

«Facturado» muestra el año actual con IVA, incluidas rectificativas y sin anuladas. Los indicadores resumen el centro: no cambian al buscar ni al elegir un año para la lista. Si una consulta falla, se retiran las cifras hasta poder confirmarlas.

Facturar un cobro que ya tuvo una devolución

Cuando un cobro todavía no tiene factura y ya has devuelto una parte, Kidual toma el importe neto que queda. Por ejemplo, de un cobro de 20 € con 5 € devueltos, prepara una factura de 15 €. Comprueba ese importe en la selección y en el documento antes de emitir.

La selección incluye cobros de entrada en euros. Los pagos de salida y los importes totalmente devueltos no se incluyen.

Facturar cobros en la app de centros

1. En «Facturas», pulsa «Facturar cobros». Busca por familia, email, actividad o NIF y usa «Anterior» y «Siguiente» para recorrer las páginas. El total de la búsqueda incluye todos los resultados, aunque solo estés viendo una página.

2. Marca los cobros que quieras reunir. Deben ser de la misma familia; puedes seleccionar hasta 500, también de distintas páginas. El total seleccionado es el importe que queda después de las devoluciones. Buscar de nuevo o actualizar limpia la selección.

3. Pulsa «Facturar», comprueba el nombre, NIF, dirección y email, y elige las fechas y el IVA. Pulsa «Revisar factura»: todavía no se ha emitido nada. Lee el desglose y vuelve a los datos si necesitas corregir algo.

4. Pulsa «Confirmar emisión» cuando todo cuadre. Si un cobro ha cambiado, vuelve a la selección y actualiza antes de continuar. Si se pierde la respuesta, consulta el listado para comprobar si ya existe la factura; no prepares otra igual sin revisarlo.

Para conceptos libres, pulsa «Nueva factura» y elige un cliente o «Continuar sin ficha guardada». Si no tienes permiso para consultar las fichas, pasarás directamente a introducir los datos del destinatario. Puedes indicar cantidades, precios con IVA, vencimiento y retención. El vencimiento toma los días acordados en la ficha si no introduces una fecha. Revisa siempre el resumen antes de confirmar.

Si has pedido enviarla por email y el envío falla, la factura sigue emitida. Reintenta el envío desde esa factura. La ayuda junto a los títulos explica cada paso y enlaza con esta guía.

Consultar y gestionar facturas desde la app

1. En «Gestión financiera», abre «Facturas». Busca por número, cliente, correo o NIF, indica un año si lo necesitas y elige el estado de cobro. «Anterior» y «Siguiente» recorren todos los documentos. Los indicadores resumen el centro, aunque hayas filtrado el listado.

2. Abre una factura y revisa «Importes de la factura». El total, la retención, lo cobrado y lo pendiente aparecen por separado. Más abajo tienes todos los conceptos, cobros y asientos, sin recortar el historial.

3. Si has recibido dinero que todavía no está registrado, pulsa «Aplicar cobro». Introduce importe, fecha, medio y cuenta; añade una referencia que te ayude a reconocerlo. Pulsa «Revisar operación» y, después de comprobar los datos, «Confirmar operación». La app vuelve a leer la factura para comprobar el resultado.

4. Para corregir un registro, usa «Deshacer cobro» junto al cobro manual o «Rectificar» junto a las acciones de la factura. Escribe el motivo y revisa el importe antes de confirmar. Una rectificación abre su propio documento y ofrece «Ver factura original». «Anular» conserva el número y el motivo; si ya se envió, requiere confirmarlo expresamente.

5. «Guardar PDF» descarga el documento. «Enviar por email» permite revisar el destinatario. «Facturae» prepara un XML sin firmar y pide los tres códigos DIR3 cuando correspondan. «Libro CSV», en el listado, exporta el año elegido: no aplica la búsqueda ni el estado de cobro.

6. Si utilizas «Rentabilidad», «Asignar actividad» permite vincular la factura con una actividad o dejarla «Sin imputar». La asignación no cambia el documento ni su asiento. «Ficha del cliente» abre los datos del contacto cuando tienes permiso para consultarlos.

Las acciones disponibles dependen de tus permisos. Las notas se abren desde el icono junto a cada título. Si no se confirma una operación, cierra el formulario, actualiza la factura y comprueba el historial antes de repetirla.

Ejemplo: retención y cobro parcial

Una factura de 121 € con 15 € de retención deja 106 € por cobrar. Si registras 50 €, quedan 56 € pendientes. El detalle conserva el total de la factura y muestra por separado la retención y el cobro.

«Aplicar cobro» registra dinero ya recibido; no hace un cargo al cliente. Utiliza 570 para caja o 572 para banco. No vuelvas a introducir el mismo cobro desde otra pantalla: el historial y el saldo se comparten.

Corregir sin perder el historial

«Rectificar» crea otro documento que reduce la facturación. «Reembolsar» devuelve dinero. Si hacen falta ambas operaciones, revisa el documento y el cobro original para que los importes coincidan.

«Deshacer» registra el asiento inverso del cobro y conserva el original; no mueve dinero en el banco. Los cobros de la plataforma se corrigen desde «Reembolsos».

Una factura emitida no se edita como un borrador. Reservar «Anular» para documentos emitidos por error evita perder la relación con lo que recibió el cliente. El centro puede encontrar documentos anulados en su propia pestaña.

Descargar el libro o una factura electrónica

«Libro de facturas (CSV)» incluye todos los documentos del año elegido; si dejas el año vacío incluye todos los años. La búsqueda de cliente y la pestaña no limitan ese archivo.

En «Facturae» completa los tres códigos DIR3 si el destinatario te los ha facilitado. Kidual genera XML sin firmar: firma el archivo y preséntalo mediante el procedimiento que utilice la administración. Descargarlo no lo presenta.

Si no se confirma una operación

Si guardas y se pierde la respuesta, la pantalla bloquea un segundo envío. Cierra esa ventana y pulsa «Volver a consultar». Revisa el historial y el saldo antes de repetir el cobro, la rectificación, la anulación o el envío.

Después de guardar, Kidual vuelve a consultar la factura. Cambiar de centro o perder permisos retira el formulario y descarta respuestas pendientes. Quien solo puede consultar no ve las acciones de emisión o gestión; descargar el libro o «Facturae» requiere permiso de exportación.