Preparar nóminas y gastos del equipo

En la app de centros

Abre «Contabilidad → Gestión financiera → Empleados y contratos». Puedes filtrar las fichas, consultar las bajas y dar de alta a las personas del equipo. Para una ficha nueva, guarda primero sus datos y añade después el contrato desde su detalle.

En «Editar contrato», elige «Salario anual» o «Precio por hora» y revisa las fechas, la jornada y las pagas. La ayuda junto al título explica cada paso y enlaza con esta guía.

El IBAN y el número de afiliación se muestran enmascarados. Si no quieres cambiarlos, deja sus campos vacíos. Si falla el guardado, se conserva el formulario; consulta la ficha antes de repetirlo cuando no se haya podido confirmar el resultado.

La ficha permite consultar sus últimas 24 nóminas sin anular y sus últimas 24 autofacturas. Para preparar, aprobar o registrar el pago de una nómina, vuelve a «Gestión financiera» y abre «Nóminas». Las autofacturas se gestionan en «Monitores autónomos», también dentro de «Gestión financiera».

Acceso a datos laborales

Estas fichas requieren el permiso de nóminas. Revisa desde «Equipo» quién lo tiene. Dar de baja un contrato o una ficha conserva el historial; un finiquito se prepara por separado en «Nóminas».

En la app de centros

Abre «Contabilidad → Gestión financiera → Nóminas» y toca el mes para cambiar de periodo. Verás las horas aprobadas, las que faltan por aprobar y las nóminas de cada persona. Si alguien no aparece, revisa las fechas de su contrato en «Empleados y contratos».

Usa «Calcular desde Jornadas», «Nómina a mano» o «Importar de la gestoría». El cálculo pide confirmación antes de sustituir sus borradores anteriores. Lee los avisos que aparezcan: una persona sin horas aprobadas puede necesitar una revisión antes de continuar.

En «Ver nómina» puedes revisar el desglose, corregir un borrador y aprobarlo. También puedes seleccionar varias nóminas del mes y aprobarlas juntas. Para anular una nómina, escribe el motivo. Si ya está pagada, esa acción no está disponible.

Después de pagar en el banco, selecciona las nóminas aprobadas y pulsa «Registrar pagos». Comprueba el total, la fecha y la cuenta contable. Kidual registra el movimiento, pero este botón no envía una transferencia. Para preparar una remesa de pagos en la app, abre «Gestión financiera → Remesas bancarias → Remesa de pagos».

En «Seguros sociales» aparece el importe acumulado y, si ya registraste un pago, su diferencia. Elige «Registrar cargo», «Registrar cargo adicional» o «Registrar devolución» según lo que haya ocurrido en el banco. Si los importes han cambiado mientras tenías abierto el formulario, actualiza el mes antes de intentarlo de nuevo.

Preparar el CSV de nóminas

Guarda el archivo como «CSV UTF-8», con punto y coma, coma o tabulador como separador. Incluye una columna NIF o «Email» y otra «Bruto». Puedes añadir «Nombre», «Tipo», IRPF, «SS trabajador», «SS empresa», «Neto», «Base cotización» y «Horas». El límite es de 500 filas y 2 MB por archivo.

Escribe los importes con sus decimales: por ejemplo, 1450,25 o 1450.25. También se aceptan 1.450,25 y 1 450,25, con el símbolo € al principio o al final. Un valor como 1.450 es ambiguo: añade los decimales. No se unen cifras separadas por espacios incorrectos ni se eliminan símbolos dentro del importe; por ejemplo, 1 45 y 1€45 se señalan como errores. Si el separador es una coma, las celdas que contengan comas deben ir entre comillas.

No repitas columnas equivalentes, como «Bruto» y «Total devengado». Todas las filas deben tener el mismo número de columnas. Si un nombre ocupa varias líneas, mantenlo dentro de una celda entre comillas. El error indica la fila física del archivo. En «Horas», escribe un número entre 0 y 744, con un máximo de dos decimales, como 12,5 o 12,34; no añadas la palabra horas.

El NIF o el correo debe identificar una sola ficha del centro. Si incluyes ambos, deben pertenecer a la misma persona. Por ejemplo, el NIF de Ana junto al correo de Luis deja esa fila con error. Corrige el archivo o las fichas antes de continuar; tampoco repitas a una persona con el mismo tipo de nómina.

En «Tipo» puedes indicar mensual, paga extra, finiquito o atrasos. Si lo dejas vacío se considera mensual; un nombre desconocido se señala como error. Antes de guardar, revisa la persona reconocida, todas las deducciones, las cotizaciones, el coste y el neto. Cuando vaya a sustituirse un borrador, también verás su bruto y neto anteriores.

Pulsa «Importar» solo cuando todas las filas estén bien. Si una de las 20 filas tiene un error, no se guarda ninguna: corrígelo y vuelve a elegir el CSV completo. Si otra persona cambia una ficha, un contrato o una nómina después de la revisión, tendrás que revisar el archivo de nuevo antes de confirmar.

Un borrador con notas de gasto vinculadas no se sustituye desde el CSV. Abre la nómina, comprueba esas notas y anula el borrador si corresponde. Después revisa en «Notas de gasto» cómo se reembolsará cada una; no se incorporan por su cuenta a la nómina importada.

Si se pierde la conexión al confirmar, mantén abierta la revisión y pulsa «Recuperar confirmación». Kidual consulta la misma importación: si ya se guardó, devuelve su resultado; si no, la completa una sola vez. No elijas un archivo nuevo mientras siga pendiente esa comprobación. Cuando aparezca la confirmación, vuelve al mes y revisa los borradores antes de aprobarlos.

Configurar los tipos de cotización

Abre «Nóminas» y pulsa «Tipos de cotización». En la app está en «Gestión financiera → Nóminas»; en la web, en «Contabilidad → Nóminas». Necesitas permiso para gestionar nóminas.

Revisa las aportaciones de «Empresa» y «Trabajador» con los datos que correspondan al centro y al periodo. Por ejemplo, para indicar 4,85 %, escribe 4,85; no 485. Los campos de base mínima y máxima se escriben en euros.

Dejar una base vacía significa que Kidual no aplicará ese límite al cálculo. No se obtiene automáticamente el límite de cada grupo de cotización. «Usar valores iniciales» solo rellena el formulario con los valores de partida de Kidual: revísalos antes de continuar.

Pulsa «Revisar cambios», comprueba los valores y después «Confirmar tipos». Se usarán cuando vuelvas a calcular borradores desde «Jornadas». Las nóminas ya guardadas, importadas, aprobadas o pagadas no cambian por guardar esta configuración.

Si otra persona guardó cambios mientras revisabas, Kidual te avisará. Tus valores permanecen visibles; pulsa «Volver a consultar» para cargar los actuales y revisa de nuevo. Usa esa misma consulta si no se pudo confirmar el guardado.

Corregir importes y horas

En «Nómina a mano», escribe los importes en euros con un máximo de dos decimales: por ejemplo, 2000,25. Las horas admiten hasta dos decimales, como 37,5. Si hay un valor ambiguo o fuera del intervalo permitido, corrígelo: Kidual no lo recorta para poder guardarlo.

Al corregir un borrador se conservan la persona, el mes y el tipo de nómina. Si elegiste alguno mal al crearlo, revisa el borrador y anúlalo antes de preparar el que corresponda. No uses una corrección de importe para trasladar la nómina a otra persona o periodo.

El borrador necesita revisión

El cálculo usa los contratos, horas y datos disponibles en Kidual. Comprueba el resultado con la documentación laboral correspondiente antes de aprobarlo. Una nómina de atrasos o un finiquito tiene su propio documento y no sustituye automáticamente a la nómina mensual.

Ejemplo de ajuste de seguros sociales

Si Kidual recoge 801,15 € y ya has registrado un cargo de 763 €, quedan 38,15 € por conciliar. Registra solo la diferencia que confirme el banco, con su fecha y cuenta. No vuelvas a registrar el cargo completo.

Importación completa

La revisión y la recuperación de confirmaciones funcionan igual en la web y en la app. Solo se sustituyen los borradores del mismo mes, persona y tipo que se hayan revisado. Las nóminas aprobadas o pagadas se conservan y deben corregirse mediante las acciones que permita su estado.

Leer el listado y los indicadores

Las páginas muestran 50 gastos cada una; el contador indica cuántos hay en el estado elegido. Los indicadores abarcan todos los gastos del centro. «Pendientes de aprobar» incluye los tickets sin revisar; «Por reembolsar» recoge los aprobados que aún no se han liquidado ni reservado para nómina.

«Aprobados este mes» utiliza la fecha en la que se revisó el gasto, según la hora de Madrid. Si falla una consulta, verás el error y podrás reintentar. El panel no sustituye el resultado por ceros.

Si no se adjunta el ticket

El gasto y su archivo se guardan en dos pasos. Si el gasto se ha creado pero falla la subida, permanece en el listado. Ábrelo y pulsa «Adjuntar ticket»; no registres otro gasto para volver a subir el archivo.

Si la conexión se corta antes de confirmar el alta, consulta primero el listado. El formulario bloquea otro envío cuando no sabe si el anterior se guardó.

Qué significa registrar una devolución

«En efectivo» y «Reembolsar por transferencia» anotan un pago que ya has realizado. No envían dinero a una cuenta. Antes de confirmar, revisa el movimiento real y evita registrar la devolución por dos vías distintas.

Si no se pueden consultar las cuentas del centro, vuelve a intentarlo antes de seguir. No se elige otra cuenta en silencio. Cuando el centro aún no tiene cuentas creadas, puedes indicar la cuenta contable de banco que corresponda.

Reservar el gasto para la nómina

«En la nómina» lo deja preparado para incluirlo al calcular la nómina de la persona vinculada. El estado «Pendiente en nómina» permite distinguir esa reserva de un pago ya contabilizado. Revisa el gasto dentro de la nómina antes de aprobarla y registrar su pago.

Un gasto ya reservado no debe devolverse otra vez en efectivo o por transferencia. Si necesitas corregirlo, revisa primero la nómina a la que se ha incorporado.

Usar «Notas de gasto» en la app de centros

Abre «Gestión financiera → Notas de gasto». Elige el estado que quieras revisar y utiliza «Anterior» o «Siguiente» para recorrer las páginas. Los indicadores siguen mostrando el total del centro. Toca el icono junto a un título cuando necesites una explicación.

Para registrar uno, pulsa «Nuevo gasto». Selecciona a alguien del equipo o escribe el nombre de otra persona; completa concepto, fecha e importes y pulsa «Registrar gasto». La app abrirá el gasto guardado. Desde ahí, «Adjuntar ticket» permite elegir una imagen o un PDF: revisa el nombre y confirma la subida.

«Revisar y aprobar» abre la cuenta de gasto y el IVA para cotejarlos con el ticket. «Rechazar gasto» pide el motivo. Una vez aprobado, elige «Transferencia», «Efectivo» o «En la nómina» y revisa los datos que aparecen antes de confirmar.

«Cambiar actividad» permite atribuirlo a una actividad desde la misma ficha. «Guardar ticket» descarga una copia privada. Si falla la subida, el gasto permanece guardado; vuelve a adjuntar el archivo desde su detalle. Si no sabes si se guardó una operación, actualiza y comprueba el estado antes de repetirla.

Asignarlo a una actividad

En el detalle, elige la actividad a la que corresponde el ticket. «Sin imputar» lo mantiene como gasto general del centro. Si el guardado no se confirma, vuelve a consultar la asignación antes de repetirlo.

Antes de autofacturar

Acuerda con el profesional la emisión de la factura en su nombre y revisa los datos con la gestoría. «Generar y contabilizar» crea una factura recibida; no envía dinero ni marca el pago como realizado. La fecha de expedición no puede ser anterior al mes del servicio ni futura.

Leer los importes del mes

Antes de generar, ves un cálculo con las horas aprobadas y la tarifa de la ficha. Después, los importes del documento se conservan aunque cambies la ficha o se aprueben más horas. En la app se distinguen las horas aprobadas actuales de las horas facturadas.

El importe a pagar es la base más el IVA, menos la retención. El resumen del mes combina los documentos existentes con los cálculos de las personas aún sin autofactura; no representa por sí solo la deuda pendiente. Revisa «Pagado» y «Pendiente» en cada documento.

Conservar el documento original

Las nuevas autofacturas guardan el destinatario, los domicilios, la tarifa y el porcentaje de retención al generarse. Editar después la ficha del profesional o los datos fiscales del centro no modifica ese PDF.

Si una autofactura antigua muestra «Copia reconstruida», Kidual no conserva todos esos datos de su emisión. El documento lo indica y utiliza las fichas actuales para los domicilios y el destinatario. Contrástalo con el original que tengas guardado; no des por hecho que ambos son idénticos.

En la app de centros

Puedes consultar otro mes, revisar los avisos, generar una autofactura o el conjunto preparado y guardar el PDF desde pantallas nativas. Toca el icono junto al título para abrir la explicación y volver a esta guía.

Que falte el IBAN no bloquea la generación, pero tendrás que completarlo antes de pagar por remesa. Puedes registrar el pago de la autofactura desde «Facturas recibidas» en la app. Para preparar una remesa de transferencias, abre «Gestión financiera → Remesas bancarias» y elige «Remesa de pagos».

Si alguien modifica la ficha o falla la conexión

La generación protege la ficha mientras toma la tarifa y calcula sus importes, para que una factura no mezcle condiciones anteriores y nuevas. Una autofactura ya existente para la persona y el mes no se vuelve a generar.

Si no se puede confirmar el resultado, vuelve al mes y actualiza antes de repetir. Comprueba cuántos documentos se han creado y lee los avisos; una respuesta incompleta no se muestra como una generación correcta.

Qué incluye el coste

Se incluyen las nóminas aprobadas o pagadas y las autofacturas contabilizadas del periodo. Para empleados se toma el coste de empresa. Para autónomos se toma la base y el IVA que no sea deducible; la retención reduce el pago al profesional, pero no reduce ese coste.

Cómo se calculan las horas

Se usan las horas aprobadas de «Jornadas». Si no hay, se utilizan las de las nóminas o las calculadas a partir del contrato. «Sin horas» significa que no se puede obtener un coste por hora, no que el coste sea cero.

El coste medio por hora solo incluye a las personas con horas. Por eso puede diferir de dividir el coste total del informe entre las horas que aparecen.

Reparto y margen por actividad

El coste se distribuye según los minutos semanales de los grupos activos que lleva cada monitor. «Sin asignar» conserva los importes sin una actividad a la que atribuirlos.

Los ingresos de esta vista son los cobros del periodo, descontadas sus devoluciones. El margen tras personal resta únicamente ese coste: no incluye todos los gastos del centro. Para revisar el resultado contable completo, consulta «Balance y PyG».

En la app de centros

Usa el botón del periodo para cambiar las fechas y las opciones «Por persona», «Por mes» y «Por actividad» para recorrer el detalle. Las explicaciones están en el icono junto al título. El informe requiere permiso de nóminas, también para consultar datos de autónomos.

Si falla la carga, pulsa «Reintentar». Un error no significa que el coste sea cero. Al cambiar de cuenta o centro, la app retira el informe anterior.