Kidual

Guía completa · Centros

Organizar el equipo y sus jornadas

6 artículos · 23 min de lectura

Empezar paso a paso

Parte 01

Invitar a una persona al equipo

Envía la invitación con el rol y los permisos justos y comprueba que llega.

  1. Abre «Equipo» y pulsa «Invitar persona». En la app Kidual Centros, entra en «Equipo» y pulsa «Invitar». Si el botón no aparece o está desactivado, necesitas el permiso «Gestionar equipo» y que el catálogo de permisos esté cargado: pulsa «Actualizar equipo».
  2. Escribe el «Email» de la persona. Debe ser el correo con el que va a entrar en Kidual: la invitación solo se puede aceptar con una cuenta de ese correo.
  3. Elige el «Rol»: «Administrador/a», «Monitor/a» o «Personal del centro». Solo aparecen roles inferiores al tuyo; por ejemplo, un administrador puede invitar a personal y a monitores, pero no a otro administrador.
  4. Revisa los permisos. Al elegir el rol se marcan sus permisos básicos y «Usar básicos» (en la app, «Usar permisos básicos») vuelve a esa selección. Escribe en «Buscar permiso o módulo» para encontrar uno y marca o desmarca cada casilla. El contador indica cuántos están activos de los disponibles.
  5. Pulsa «Invitar» (en la app, «Enviar invitación»). Verás «Invitación creada» y Kidual envía un correo con el enlace.
  6. Si el correo no llega, pulsa «Copiar enlace» en la confirmación y compártelo con la persona por un canal de confianza. El enlace solo se muestra en ese momento; si lo pierdes, tendrás que reenviar la invitación.
  7. Comprueba la invitación en «Invitaciones pendientes»: muestra el correo, el rol y la fecha de caducidad. Cuando la persona la acepte, aparecerá en las tarjetas de accesos de «Equipo».
  8. Si invitas a un monitor, asígnale después sus grupos en «Actividades»: la invitación no le asigna grupos ni sesiones.

Qué rol elegir

Las tarjetas de la parte superior de «Equipo» muestran cuántas personas hay en cada rol y cuántos permisos tiene disponibles y básicos.

Administrador/a
Opera el centro completo, equipo, cobros y configuración. Sus básicos no incluyen fichar jornada propia, nóminas, privacidad, incidencias ni la gestión de documentos del equipo; se marcan aparte.
Monitor/a
Entra por el acceso de monitores. Solo recibe permisos que existen allí (sesiones, asistencia, mensajes, avisos, su jornada y consultas de RRHH), limitados a sus grupos o sesiones asignadas.
Personal del centro
Trabaja desde el panel de «Centros» con los módulos que le marques. No puede recibir «Devolver pagos», «Exportar finanzas» ni «Gestionar equipo». Sus básicos son de consulta.
Propietario/a
Titular del centro: tiene todos los permisos y no se invita ni se edita desde «Equipo».
Gestoría
Acceso de solo lectura a «Contabilidad». Se invita en «Contabilidad → Gestoría» (en la app, «Gestión financiera → Gestoría»), no desde «Equipo».

Qué ocurre al invitar

La invitación caduca a los 14 días. Si vuelves a invitar al mismo correo desde «Equipo», la anterior queda «Sustituida» y su enlace deja de funcionar.

Kidual relaciona la invitación con una ficha de «Personas»: usa la existente si hay una sola sin cuenta con ese correo de contacto y, si no, crea una en estado «Invitada». Al aceptar, la ficha pasa a «En alta» y se abren sus tareas de incorporación.

Crear la invitación no da acceso: el acceso empieza cuando la persona la acepta con su cuenta. Una invitación pendiente no es un miembro activo.

Límites

Solo puedes conceder permisos que tú tienes; los demás aparecen desactivados. El titular puede conceder cualquiera.

Las invitaciones de monitor cuentan para el límite de monitores del plan. Si está completo verás «Has alcanzado el límite de tu plan» con el número de monitores; revisa «Plan» antes de invitar.

Si el plan del centro no está en uso ni en preparación, «Equipo» queda en consulta y no se pueden enviar invitaciones.

Si algo falla

«Email no válido»: revisa que no tenga espacios ni errores de escritura.

«No puedes conceder un rol o permisos iguales o superiores a los tuyos»: quita los permisos que no tienes o pide al titular que envíe la invitación.

«Esta persona ya pertenece al centro o debe iniciar su readmisión desde Equipo»: ya tiene acceso o se le dio de baja; en ese caso, inicia antes su readmisión en la ficha.

«Este correo tiene una invitación de otro tipo; revócala desde su sección»: hay una invitación de gestoría pendiente para ese correo. Anúlala en «Contabilidad → Gestoría».

«No se pudo cargar el catálogo de permisos. La edición de accesos está bloqueada hasta actualizar.»: pulsa «Actualizar equipo».

Si se pierde la respuesta al invitar, no repitas a ciegas: pulsa «Actualizar equipo» y revisa «Invitaciones pendientes». Si ya aparece, reenvíala solo si la persona no ha recibido el correo.

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Parte 02

Cambiar el rol o los permisos de una persona

Ajusta el acceso de quien ya trabaja en el centro sin conceder más de lo necesario.

  1. Abre «Equipo». Cada tarjeta muestra la persona, su correo, su rol, los grupos de permisos que tiene (por ejemplo, «Finanzas 3/17» si solo tiene una parte) y el número de permisos efectivos.
  2. Pulsa «Editar permisos» en su tarjeta. En la app, toca a la persona en la lista. Si no puedes, es el titular, eres tú, tiene un rol igual o superior al tuyo o tiene permisos que tú no tienes.
  3. Si hace falta, cambia el «Rol». Un monitor solo puede seguir como «Monitor/a»; entre «Administrador/a» y «Personal del centro» sí puedes cambiar. Al cambiar de rol se cargan los permisos básicos del nuevo rol.
  4. Marca o desmarca permisos. Usa «Buscar permiso o módulo» y, para volver a los del rol, «Usar básicos» (en la app, «Usar permisos básicos»). Los permisos que no puedes conceder aparecen desactivados.
  5. Pulsa «Guardar» (en la app, «Guardar permisos»). Verás «Miembro actualizado» (en la app, «Permisos actualizados»).
  6. Comprueba la tarjeta: los grupos y el recuento de permisos efectivos. «Historial de cambios» muestra quién hizo el cambio y qué permisos había antes y después.

Cómo leer las tarjetas

Permisos efectivos
Permisos guardados para esa persona.
Grupo con fracción
Tiene solo una parte de los permisos de ese grupo; sin fracción, los tiene todos.
Acceso de propietario
Titular del centro: no editable desde «Equipo».
Sin permisos operativos
Tiene acceso pero ningún permiso de los grupos del catálogo.
Detalle de permisos no disponible
No se ha cargado el catálogo. Pulsa «Actualizar equipo».

Reglas de autoridad

Nadie puede cambiar su propio rol: lo hace otra persona autorizada. Solo puedes asignar roles inferiores al tuyo y permisos que tú tengas, así que los administradores solo los gestiona el titular.

«Personal del centro» no puede recibir «Devolver pagos», «Exportar finanzas» ni «Gestionar equipo». «Monitor/a» solo recibe permisos de la web y la app de monitores.

La gestoría no se convierte en un puesto del equipo ni al revés: se gestiona en «Contabilidad → Gestoría».

Al cambiar de rol

Si la persona tenía permisos que el nuevo rol no admite, verás «Al cambiar de rol se han retirado N permisos que no existen en ese acceso». Revisa la selección antes de guardar.

En la app se avisa: «Cambiar de rol carga los permisos básicos del nuevo rol. Puedes revisarlos antes de guardar.»

Quitar el acceso

Para que alguien deje de entrar en el centro no basta con desmarcar permisos. Pulsa «Revisar baja en Personas» desde la edición: se abre su ficha para revisar y confirmar la baja.

Si algo falla

«No se puede guardar este acceso con el catálogo o los permisos actuales. Actualiza el equipo antes de continuar»: tu acceso o el catálogo han cambiado.

«No puedes editar tu propio rol desde aquí.», «No puedes conceder un rol o permisos iguales o superiores a los tuyos.» o «Miembro no encontrado o es propietario (no se puede modificar).»: el cambio supera tu autoridad; pide a la persona titular que lo haga.

En la app: «Hay permisos que este catálogo no reconoce. No se guardará ningún cambio hasta actualizar el equipo.» Pulsa «Actualizar permisos».

Si se pierde la respuesta al guardar, pulsa «Actualizar equipo» y revisa la tarjeta antes de repetir el cambio.

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Parte 03

Registrar y revisar los documentos de una persona

Guarda archivos privados en la ficha y registra la revisión del centro.

  1. Abre «Equipo → Personas y fichas», abre la ficha y ve a «Documentación de la persona». Pulsa «Consultar documentos» (en la app, «Actualizar documentos»).
  2. Revisa los avisos: «Revisión documental pendiente», «Trabaja con menores» o «Prácticas pendientes de completar» si faltan el tutor o el convenio.
  3. Para añadir un documento, pulsa «Registrar documento». Elige el «Tipo» y escribe el «Título» (hasta 220 caracteres), el «Emisor o centro formativo» y las fechas de emisión y de caducidad si corresponde.
  4. Adjunta el «Archivo privado»: PDF o imagen JPG, PNG o WebP de hasta 10 MB. Pulsa «Confirmar» (en la app, «Guardar documento»). Verás «Documentación actualizada».
  5. Para revisarlo, pulsa «Revisar documento» y elige la «Decisión»: «Registrar revisión favorable», «Rechazar» o «Retirar acceso al archivo». Rechazar y retirar exigen una «Nota de la revisión».
  6. Pulsa «Confirmar» y comprueba el nuevo estado en la lista. «Descargar archivo» abre el archivo privado.
  7. Si llega una entrega nueva, por ejemplo un certificado renovado, registra otro documento: las anteriores se conservan y puedes retirarlas con motivo.

Tipos de documento

«Primeros auxilios», «Certificado de delitos sexuales», «Titulación», «Socorrismo», «Convenio de prácticas», «Certificado de antecedentes extranjero», «Coordinación con el colegio» (en la app, «Coordinación con el centro educativo»), «Constancia de formación» y «Otro documento».

Estados

Pendiente de revisión
Registrado y sin revisar.
Revisado por el centro
Se registró una revisión favorable.
Rechazado
No se aceptó; la nota explica el motivo.
Vencido
Marcado como vencido.
Retirado
Ya no se puede descargar el archivo; el registro se conserva.
Caducidad superada
La fecha de caducidad registrada ya pasó.

Reglas de la revisión

La fecha de emisión no puede ser futura y la caducidad no puede ser anterior a la emisión. Una revisión favorable exige fecha de emisión, que no esté caducado y un archivo válido.

La revisión registra lo comprobado por el centro; no acredita por sí sola la idoneidad de la persona ni declara cumplimiento legal.

Los documentos que proceden de una formación completada en el Aula no se revisan aquí: para renovarlos, asigna un ciclo nuevo de formación.

Permisos

Consultar requiere «Ver equipo» y «Consultar certificados del equipo». Registrar y revisar requieren además «Revisar certificados del equipo», «Gestionar equipo» y poder gestionar a esa persona; descargar archivos, «Revisar certificados del equipo». Solo se gestiona desde el acceso de centros.

Si algo falla

«Usa un PDF o imagen de hasta 10 MB.»: cambia el archivo. «Revisa las fechas de emisión y caducidad.»: la emisión no puede ser futura ni la caducidad anterior a la emisión.

«Revisa la emisión, vigencia y archivo antes de registrar la revisión.»: una revisión favorable necesita fecha de emisión, fechas vigentes y un archivo válido. «El documento ya está retirado. Registra una entrega nueva.»: registra otro documento.

«Tu acceso a la documentación ha cambiado»: actualiza el equipo y vuelve a abrir la ficha.

Si no se confirma el guardado, pulsa «Consultar documentos» y revisa la lista antes de registrar el mismo documento otra vez.

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Parte 04

Configurar la ubicación de fichaje y los dispositivos autorizados

Define el punto y el radio en el que se comprueba cada fichaje y decide qué dispositivos son fiables.

  1. En «Jornadas», busca la tarjeta «Política y dispositivos» (en «Registros», «Plantillas de horario», «Asignaciones» o «Comparativa») y pulsa «Configurar». Su resumen indica si la ubicación se valida, el radio y el número de dispositivos.
  2. Activa «Validar ubicación al fichar» si quieres comprobar dónde se ficha. Activa «Motivo si está fuera de rango» para exigir una explicación cuando la posición quede fuera.
  3. En «Lugar de fichaje», busca la dirección o mueve el mapa hasta el punto donde el equipo debe fichar. Si nunca guardaste un punto, el mapa parte de la dirección del centro.
  4. En «Radio de validación» indica los metros permitidos alrededor del punto: de 25 a 5000, en saltos de 25. El valor inicial es 150.
  5. Activa «Revisar dispositivo fiable» si solo deben fichar dispositivos aprobados. «Fichaje en dispositivo compartido» activa el modo quiosco del centro.
  6. Pulsa «Guardar política» y comprueba que el resumen de la tarjeta refleja los cambios.
  7. En la lista de dispositivos, revisa la persona, el nombre o la plataforma, el último uso y el estado. Pulsa «Fiable» o «No fiable».
  8. En la app de Centros, abre «Jornadas → Ubicación y dispositivos». Usa los interruptores, el «Lugar de fichaje» (elige una dirección sugerida) y «Radio en metros», y pulsa «Guardar ubicación y acceso». En «Dispositivos», toca «Marcar fiable» o «Marcar no fiable» y pulsa «Confirmar».

Opciones de la política

Validar ubicación al fichar
Pide la ubicación al fichar la entrada y la salida y calcula la distancia al punto. No hace seguimiento continuo.
Motivo si está fuera de rango
En la app, «Pedir motivo fuera de la zona». Si la posición queda fuera o no se pudo obtener, el fichaje exige un motivo. Sin esta opción, se guarda marcado como fuera de zona.
Revisar dispositivo fiable
En la app, «Exigir dispositivo fiable». Solo fichan los dispositivos marcados como «Fiable». El primer intento desde uno nuevo lo registra como «Pendiente» y se rechaza hasta que lo apruebes.
Fichaje en dispositivo compartido
En la app, «Permitir modo quiosco». Su estado aparece en el resumen («Kiosk» en la app) y en el pack de inspección.
Radio
Metros alrededor del punto. A la distancia permitida se suma la precisión del GPS que indica el dispositivo, con un máximo de 100 metros.

Estados de un dispositivo

Pendiente
Ha fichado o intentado fichar y nadie lo ha revisado.
Fiable
«Aprobado»: puede fichar aunque el centro exija dispositivo fiable.
No fiable
No puede fichar si el centro exige dispositivo fiable.
Sin validar
No consta revisión del dispositivo.

Qué tener en cuenta

Un fichaje sin ubicación, por permiso denegado o falta de señal, cuenta como fuera de zona. Los fichajes fuera de zona de los últimos 30 días generan la alerta «Fichaje fuera de zona».

Marcar un dispositivo afecta a los próximos fichajes, no a los ya registrados. La fiabilidad identifica un dispositivo, no a la persona que lo usa.

La web muestra los ocho primeros dispositivos; la app los lista todos por páginas.

Permisos: para consultar, «Ver jornadas del centro»; para guardar la política, «Gestionar política de fichaje»; para marcar dispositivos, «Corregir jornadas». Sin plan operativo solo puedes consultar (botón «Consultar»).

Si algo falla

El radio debe estar entre 25 y 5000 metros.
Corrige el valor del radio.
Indica coordenadas válidas antes de activar la geovalla.
Elige un punto en el mapa antes de activar la validación.
Selecciona una dirección válida y un radio entre 25 y 5000 metros.
En la app, escribe la dirección y elige una de las sugerencias.
No tienes permiso para guardar la política de jornadas.
Te falta «Gestionar política de fichaje».
No se pudo confirmar el cambio. Actualiza la política antes de repetirlo.
Actualiza y comprueba si se guardó antes de repetir.
No hay dispositivos registrados todavía.
Aparecerán cuando alguien fiche desde la web o el móvil.
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Parte 05

Consultar las jornadas del equipo por mes, estado y persona

Revisa entradas, salidas, pausas y tiempo efectivo de cada persona, con los totales del mes.

  1. En «Jornadas», pulsa «Registros». Necesitas el permiso «Ver jornadas del centro».
  2. Elige el mes en el selector. Por defecto se abre el mes en curso según la hora de Madrid.
  3. Filtra por «Estado» («Abiertas», «Cerradas», «Corregidas» o «Anuladas») y por «Exportación» («No exportadas» o «Exportadas»). El resumen y la lista se recalculan con esos filtros.
  4. Lee el resumen: «Jornadas» (con las abiertas), «Pausas», «Trabajado» (tiempo efectivo) y «Exportadas». Si hay jornadas en curso, los contadores avanzan cada segundo.
  5. Mira «Registros de hoy»: cada persona del equipo aparece como «Sin fichar», «Abierta», «En pausa» o «Cerrada», con su primera entrada y su última salida del día.
  6. En la lista «Registros», cada fila muestra la persona, el día, la entrada y la salida (o «en curso»), la zona horaria, el estado, el tiempo efectivo, el dispositivo y si está exportada.
  7. Usa «Anterior» y «Siguiente» para recorrer el mes. Cada página muestra hasta 100 jornadas y el rango aparece como «1–100 de N».
  8. Para cambiar una jornada, pulsa «Corregir» en su fila (necesitas «Corregir jornadas»).
  9. En la app de Centros, abre «Jornadas», cambia de mes con «Mes anterior», «Este mes» y «Mes siguiente» y elige una persona en «Monitor del registro». Toca una fila para corregirla.

Estados de una jornada

Abierta
Tiene entrada y todavía no tiene salida. Su tiempo sigue contando.
En pausa
La jornada está abierta y tiene una pausa sin finalizar.
Cerrada
Tiene entrada y salida registradas por la persona.
Corregida
Alguien con permiso cambió la entrada o la salida indicando un motivo.
Anulada
Se conserva en el historial, pero no cuenta tiempo ni entra en los totales.
Sin fichar
En «Registros de hoy»: la persona no tiene ningún fichaje hoy.

Cómo leer los tiempos

«Trabajado» es el tiempo efectivo: de la entrada a la salida, menos las pausas que no computan como trabajo según la política del centro. «Pausas» suma todo el tiempo de pausa registrado.

Cada hora se muestra en la zona con la que se registró la jornada («Península y Baleares» o «Canarias»).

Encima de «Registros de hoy», «Previsto vs trabajado» compara la semana en curso con las plantillas asignadas. Necesita el permiso «Comparar jornada»; sin él verás «Sin permiso para comparar jornadas».

Dispositivo de cada jornada

Fiable
El dispositivo está aprobado por el centro.
No fiable
El centro lo marcó como no fiable.
Pendiente
Ha fichado o intentado fichar y nadie lo ha revisado.
Sin validar
No consta una revisión del dispositivo.
Dispositivo no registrado
Fichaje antiguo sin identificador de dispositivo.

Diferencias en la app

La app no tiene filtros de estado ni de exportación: filtra por mes y por persona. El aviso «Registro, comparativa y exportaciones usan el mes y monitor elegidos. RRHH y política laboral muestran todo el centro.» recuerda a qué afecta el filtro.

Las fichas «Efectivas», «Pausas» y «Abiertas» resumen el mes. En la web, el filtro por persona está en «Comparativa».

Si algo falla

Si aparece un error con el botón «Reintentar», púlsalo. Si ya había una página cargada, se conserva mientras llega la nueva.

«Esta página ya no tiene registros. Vuelve a la anterior o actualiza.» aparece cuando la lista cambió mientras pasabas de página.

Si «Registros de hoy» indica que muestra solo una parte de los fichajes, consulta la lista del mes para verlos todos.

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Parte 06

Revisar, aprobar y cerrar los partes de horas

Comprueba el resumen del periodo que envía cada persona y protege sus fichajes al aprobarlo.

  1. En «Jornadas», pulsa «RRHH» y ve a «Partes y alertas». Cada parte muestra la persona, el periodo, el «Resumen enviado» (jornadas, tiempo efectivo y pausas) y la respuesta de la persona.
  2. Pulsa «Aprobar» en un parte «Enviado». Se abre «Revisar y aprobar parte» con el resumen actual del periodo.
  3. Revisa «Jornadas», «Tiempo efectivo», «Pausas», «Jornadas abiertas», «Jornadas con aviso de ubicación», «Jornadas con dispositivo sin validar» y «Solicitudes de ausencia aprobadas».
  4. Si el resumen avisa de que las horas han cambiado desde el envío, ten en cuenta que la respuesta de la persona se refiere al resumen enviado.
  5. Pulsa «Confirmar aprobación». Solo se activa si el periodo ha terminado y no quedan jornadas ni pausas abiertas. Si has corregido algo, pulsa antes «Actualizar resumen».
  6. Para rechazarlo, pulsa «Rechazar», escribe el «Motivo del rechazo» y pulsa «Confirmar rechazo».
  7. Para dejarlo definitivo, pulsa «Cerrar parte» (en un parte «Enviado» o «Aprobado») y después «Confirmar cierre».
  8. En partes aprobados o cerrados, pulsa «Descargar resumen PDF» para guardar la copia del resumen aprobado.
  9. En la app de Centros, abre «Jornadas → Bandeja RRHH → Partes de horas». «Aprobar» abre la misma revisión, y tienes «Rechazar», «Cerrar parte», «Reabrir parte» y «Descargar resumen PDF».

Estados del parte

Abierto
Preparado y aún sin enviar.
Enviado
Pendiente de tu revisión.
Aprobado
Resumen aprobado; sus fichajes están protegidos.
Rechazado
Devuelto con tu motivo. La persona puede volver a enviarlo.
Cerrado
Definitivo; mantiene las horas aprobadas.
Reabierto
Desbloqueado para corregir; hay que volver a enviarlo.

Respuesta de la persona

Monitor: conforme con el resumen enviado.
Confirmó las horas.
Monitor: pide corregir el parte.
Pidió una corrección: revísala antes de aprobar.
Sin respuesta del monitor al resumen enviado.
No ha respondido.
El resumen enviado ha cambiado desde esta respuesta.
Su respuesta corresponde a una versión anterior.

Qué ocurre al aprobar o cerrar

Los fichajes del periodo quedan protegidos: para corregirlos después hay que reabrir el parte.

La persona recibe un aviso «Parte de horas» con la decisión.

Las horas aprobadas son las que usa «Nóminas» al calcular desde «Jornadas».

Los monitores envían el parte desde RRHH en su panel; el personal del centro, desde «Mi jornada». Un parte aprobado o cerrado no puede reenviarse.

Si algo falla

«El periodo debe haber terminado y todas las jornadas y pausas deben estar cerradas.»: espera al fin del periodo o corrige las jornadas abiertas.

«El parte o sus horas han cambiado, o falta revisar el resumen.»: pulsa «Actualizar resumen» y revisa de nuevo.

«El parte ya está finalizado o no admite esa transición.»: otra persona lo decidió; actualiza RRHH.

Si no se confirma el resultado, actualiza el resumen y comprueba el estado antes de repetir. Necesitas «Consultar partes de horas» y «Aprobar partes de horas».

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