Kidual

Guía completa · Centros

Del primer contacto a la inscripción

6 artículos · 21 min de lectura

Empezar paso a paso

Parte 01

Crear un lead a mano

Registra a una familia interesada aunque no tenga cuenta en Kidual, sin inscribirla ni enviarle nada.

  1. En «CRM y familias», pulsa «Nuevo lead». En la app de Centros, entra en «Familias» y pulsa «Nuevo lead». Necesitas «Editar CRM».
  2. Escribe el «Nombre del contacto» (obligatorio, hasta 160 caracteres). El «Email» es opcional; si lo pones, debe tener un formato válido.
  3. Añade «Teléfono» (hasta 40 caracteres) y «Nombre del niño o niña» (hasta 120) si los conoces.
  4. En la web, elige la «Actividad de interés». La lista incluye actividades internas y en borrador; elegirla no reserva plaza. En la app, la asignas después con «Editar contacto».
  5. Escribe en «Notas internas» el contexto que necesite el equipo: hasta 24 000 caracteres en la web y 3000 en la app. Solo lo ve el centro.
  6. Pulsa «Crear lead». En la web se abre la ficha del nuevo contacto; en la app vuelves al listado actualizado.
  7. Comprueba en «Contactos» que aparece con estado «Interesada» y origen «Manual», y en el «Pipeline» en la columna «Interés».

Qué ocurre al guardarlo

El contacto queda en el CRM con estado «Interesada» y origen «Manual». No se crea una cuenta de familia, no se envía invitación ni mensaje y no se inscribe a nadie.

Crear un lead a mano no ejecuta automatizaciones de comunicación. Para no perder el seguimiento, añade una tarea con fecha límite desde su ficha.

Duplicados

Con email, no puede haber dos leads activos con el mismo email y el mismo nombre de menor. Si ya existe, verás: «Ya existe un lead para esta familia y menor. Edita su ficha para cambiar la actividad de interés.»

Para hermanos, crea un lead por menor con el mismo email. Si el contacto estaba en la papelera, restáuralo en vez de crear otro: con dos fichas iguales no podrás restaurar la antigua.

Si la respuesta no llega

Si se corta la conexión al guardar, verás «La respuesta no llegó. Conservamos los datos para confirmar la misma alta sin duplicarla».

Pulsa «Confirmar la misma alta» para reenviar exactamente la misma alta: Kidual reconoce el primer intento y no crea un segundo contacto. También puedes pulsar «Volver al listado para comprobar» y buscarlo antes de repetir.

Si el aviso dice «Esta alta ya se guardó, pero el contacto está en la papelera o ya no está disponible», revisa la «Papelera» antes de crear otra ficha.

Errores habituales

Indica el nombre y un email válido de la familia.
Falta el nombre o el email tiene un formato incorrecto. Corrígelo o deja el email vacío.
Actividad no encontrada en este centro.
La actividad se ha borrado o es de otro centro. Recarga la página y elige otra.
No tienes permiso para esta acción.
Necesitas «Editar CRM». El acceso de gestoría es de solo lectura.
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Parte 02

Mover contactos por las etapas del pipeline

Sigue cada lead de «Interés» a «Inscrita» en el tablero, marca pérdidas con motivo y distingue la etapa comercial de la inscripción real.

  1. Abre «CRM y familias → Pipeline». Elige «Vista compacta» (solo etapas con tarjetas y filtro «Etapa») o «Columnas» (todas las etapas).
  2. Cada tarjeta muestra la familia, el menor, la actividad y cuándo cambió por última vez. Púlsala para abrir la ficha.
  3. Para cambiar la etapa de un lead, usa el desplegable de su tarjeta. En la app de Centros, toca los tres puntos («Mover») y elige la etapa.
  4. Si eliges «Perdida», indica el «Motivo» (obligatorio) y, si quieres, un «Comentario» de hasta 1200 caracteres. Pulsa «Marcar perdido».
  5. Para llevar un lead a «Aprobada», «Pago pendiente» o «Inscrita», crea su inscripción desde la ficha con «Crear inscripción sin cuenta activa» o «Inscribir alumno vinculado». El tablero no permite saltar a esas etapas.
  6. Las tarjetas de inscripciones no tienen desplegable: su etapa sigue el estado de la inscripción. Cámbialo desde «Inscripciones» o «Admisiones».
  7. Comprueba que la tarjeta aparece en la nueva columna. Cada cambio queda en «Ver cambios de etapa» de la ficha.

Etapas

Las etapas describen el seguimiento comercial. Mover una tarjeta no reserva plaza, no crea inscripciones, no cobra y no avisa a la familia.

Interés
Primer interés o lead nuevo.
Contacto
Etapa de contacto inicial. En «Columnas» solo se muestra si tiene tarjetas.
Contactada
El centro ya ha contactado.
Visita agendada
Hay visita, llamada o prueba programada.
Documentación
Faltan datos o documentos de la familia.
Plaza solicitada
La familia ha solicitado plaza. Aquí aparecen las inscripciones pendientes.
Lista de espera
Demanda sin plaza disponible todavía.
Aprobada
Inscripción aprobada por el centro.
Pago pendiente
Plaza aprobada pendiente de cobro.
Inscrita
Familia inscrita y operativa.
Oportunidad ganada
Cierre comercial positivo. En «Columnas» solo se muestra si tiene tarjetas.
Perdida
No continúa o se cancela. Incluye inscripciones canceladas o rechazadas.
Inactiva
Relación antigua o sin actividad.

Motivos de pérdida

«Precio», «Horarios», «Ubicación», «Falta de respuesta», «Eligió otro centro», «No encaja» u «Otro». El motivo y el comentario se guardan en el historial de etapas y alimentan «Motivos de pérdida» en «Métricas».

Si sacas una tarjeta de «Perdida», el motivo deja de aplicarse, pero el historial conserva el cambio anterior.

Límites del tablero

Cada columna muestra hasta 80 tarjetas, las más recientes. Para ver todos los contactos de una etapa, usa «Contactos» con el filtro de estado.

El «Pipeline» forma parte del CRM avanzado del plan. Mover tarjetas requiere «Editar CRM»; con «Ver CRM» solo puedes consultarlas.

Si algo falla

Si el cambio no se guarda, la tarjeta se queda en su columna y verás el motivo. Actualiza el tablero y comprueba la etapa antes de repetirlo.

Crea o gestiona la inscripción desde la ficha del contacto. Mover una etapa no reserva una plaza ni confirma un pago.
Has intentado llevar un lead a «Aprobada», «Pago pendiente» o «Inscrita».
Gestiona el estado de esta inscripción desde Inscripciones.
La tarjeta es una inscripción.
Selecciona un motivo.
«Perdida» exige un motivo.
No se puede abrir esta inscripción. Actualiza el tablero y comprueba el acceso al alumno.
Con tus permisos no hay una ficha accesible para esa tarjeta.
requiere inscripción
Aparece junto a la etapa de un lead que ya figura como «Aprobada», «Pago pendiente» o «Inscrita» (por ejemplo, importado así). Crea su inscripción para que la etapa sea real.
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Parte 03

Convertir un lead en inscripción sin cuenta activa

Crea la familia, el alumno y la inscripción desde la ficha del lead, aunque la familia todavía no haya activado su acceso.

  1. Abre la ficha comercial del lead. En el bloque «Actividad e inscripción», pulsa «Crear inscripción sin cuenta activa». En la app de Centros, pulsa «Convertir».
  2. Revisa «Tutor» y «Email»: el email es obligatorio y será el de la cuenta familiar. Completa «Niño/a» (obligatorio) y «Apellidos».
  3. Elige la «Actividad» y después el «Grupo». Sin grupo no se puede continuar.
  4. Elige el «Estado inicial»: «Pendiente» (por defecto), «Inscrita» o «En espera». «Inscrita» aprueba la plaza directamente y ocupa una plaza.
  5. Decide si envías la invitación para activar el acceso familiar. En la web la casilla viene desmarcada; en la app, «Invitar a activar cuenta» viene activada.
  6. Escribe una «Nota» si hace falta (hasta 1200 caracteres) y pulsa «Crear inscripción», o «Convertir lead» en la app.
  7. Verás «Lead convertido en familia e inscripción.» y se abrirá la ficha de la familia. Comprueba allí la inscripción, su estado y los formularios pendientes.

Qué ocurre al convertir

Se crea una cuenta familiar sin activar con ese email, o se reutiliza la que tu centro creó antes, además del alumno y la inscripción. Las notas y tareas del lead pasan a la familia, las etiquetas se copian y se añade una nota que registra la conversión.

El lead sale de «Contactos» y del «Pipeline» y aparece la familia. Su etapa pasa a «Plaza solicitada», «Inscripción aprobada» o «Lista de espera» según el estado inicial.

Si el grupo tiene formularios obligatorios, la inscripción queda con el formulario pendiente. Si tienes una automatización para el evento «Lead convertido», se ejecutará con esta familia.

Qué no hace

Convertir no cobra ni crea un plan de pagos, y la familia no puede entrar en Kidual hasta que active su cuenta. Sin invitación no recibe ningún correo de activación; puedes enviarla después con «Invitar familia».

Permisos

Necesitas «Convertir leads». Para elegir «Inscrita» necesitas además «Aceptar o rechazar inscripciones».

Si algo falla

Si se pierde la respuesta, no repitas la conversión: busca la familia en «Contactos» y comprueba si ya tiene la inscripción.

Email familiar no válido.
Añade o corrige el email del tutor.
Indica el nombre del niño/a.
Completa «Niño/a».
Este grupo no admite nuevas inscripciones.
El grupo no está activo o la actividad está archivada.
Completa los formularios obligatorios antes de aprobar la inscripción.
El grupo tiene formularios: usa «Pendiente».
El grupo no tiene plazas disponibles para aprobar directamente.
Usa «Pendiente» o «En espera».
Esta familia ya tiene una cuenta. Debe iniciar la inscripción desde su acceso familiar.
El email es de una cuenta que no creó tu centro. Pide a la familia que solicite la plaza o usa «Inscribir alumno vinculado».
Ya existe una inscripción activa para este niño/a y grupo.
Revisa la inscripción existente.
Este contacto tiene un expediente preparado.
Usa «Inscribir alumno vinculado» cuando la familia acepte la vinculación.
Este lead ya está convertido.
Abre la ficha de la familia.
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Parte 04

Aprobar, rechazar o pasar a lista de espera una solicitud

Resuelve las solicitudes pendientes comprobando plazas, formulario y grupo.

  1. Abre «Inscripciones» y pulsa el filtro «Pendientes». En la app abre «Solicitudes» y elige «Pendientes».
  2. Revisa el niño, su edad, la familia, la actividad, el grupo y el horario. Si la fila muestra «Nota de la inscripción» (escrita por la familia) o «Nota interna del centro», léelas antes de decidir.
  3. Si necesitas el formulario, pulsa «Ver respuestas de inscripción». Requiere los permisos «Ver inscripciones» y «Ver salud de menores», porque puede incluir datos de salud; cada consulta queda registrada.
  4. Para dar la plaza pulsa «Aprobar» (en la app, «Aceptar»). No hay ventana de confirmación: comprueba el aviso «Inscripción aprobada» y que la fila pasa a «Confirmada».
  5. Si no hay plaza o quieres decidir más tarde, pulsa «Espera». La inscripción pasa a «Lista de espera» y Kidual crea la tarea «Seguimiento lista de espera» con vencimiento a siete días.
  6. Para descartarla pulsa «Rechazar». Revisa niño, actividad y grupo en la ventana «Rechazar inscripción» y pulsa «Confirmar», o «Volver» para no cambiar nada. En la app confirma en «Rechazar solicitud».
  7. Comprueba el resultado en el filtro del nuevo estado. Si aparece un mensaje de error, el estado no ha cambiado: léelo y resuelve la causa antes de repetir.

Qué comprueba Kidual al aprobar

Si alguna comprobación falla, la pantalla muestra el mensaje y la inscripción sigue igual.

El grupo no tiene plazas libres. Revisa las inscripciones y los pagos pendientes.
La ocupación, contando ofertas vigentes, pagos en curso y recuperaciones, ya llega a la capacidad. Revisa «Aforo y ratios» o amplía plazas en el grupo.
Faltan respuestas obligatorias del formulario.
La familia no ha completado el formulario del grupo. Pídele que lo complete antes de aprobar.
El alumno ya tiene una inscripción confirmada en este grupo.
Es un duplicado: rechaza esta solicitud.
El grupo ya no admite inscripciones.
El grupo no está activo, por ejemplo porque se archivó o se cerró su temporada.
No hay capacidad disponible en la organización para confirmar la inscripción.
Aparece en centros con un acuerdo de plazas de empresa agotado. Si existe un pago, queda registrado para asignarlo o devolverlo.
Inscripción no encontrada o no aprobable.
Ya no está pendiente ni en espera. Actualiza la lista.

Qué recibe la familia

Al pasar a espera o rechazar, la familia con cuenta recibe en Kidual el aviso «Inscripción en lista de espera» o «Solicitud rechazada», con una indicación para revisar sus cuotas.

Al aprobar no se envía un aviso fijo: Kidual lanza el evento de inscripción aprobada y la familia recibe un mensaje solo si el centro tiene activa una automatización para ese evento. Las automatizaciones vienen desactivadas hasta que el centro las configura.

Aprobar no cobra nada. El centro puede aprobar aunque el grupo sea de pago y no conste cobro; la familia paga según la configuración de cobros del centro. El embudo cuenta como «Pagadas» solo las confirmadas con un cobro no devuelto por completo.

Al rechazar o pasar a espera

La ventana de rechazo recuerda que se conserva el historial y que se pide detener las próximas cuotas de ese alumno; los periodos ya cobrados no se devuelven automáticamente. Si procede, gestiona la devolución en «Reembolsos».

Las inscripciones importadas sin familia vinculada se aprueban comprobando plazas y duplicados, sin formulario ni avisos, porque no hay una cuenta familiar a la que avisar.

Avisos que recibe el centro

Las personas del equipo con el permiso «Ver inscripciones» reciben el aviso «Nueva solicitud de reserva» cuando una familia pide plaza, indicando si quedó pendiente o en lista de espera.

Si algo falla

Si ves «No se pudo actualizar la inscripción. Reinténtalo.» o se corta la conexión, cambia de filtro o recarga la página y comprueba el estado antes de pulsar otra vez: la decisión pudo guardarse aunque no llegara la respuesta.

Si no ves los botones, te falta el permiso «Aceptar o rechazar inscripciones» o la inscripción ya no está pendiente.

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Parte 05

Gestionar la lista de espera y ofrecer una plaza

Ordena la cola, ofrece plazas con caducidad y confirma a quien acepte.

  1. Abre «Operativa» y, en la tarjeta «Lista de espera y ofertas de plaza», pulsa «Ver lista». En la app abre «Operativa» y elige «Lista de espera» en el selector.
  2. Revisa cada fila: niño, actividad, grupo, posición, plazas libres (o sin límite), estado de la oferta y si falta el formulario. Si hay más registros, pulsa «Cargar más».
  3. Para cambiar el orden pulsa «Prioridad» (en la app, «Cambiar prioridad»), escribe un número entre -1000 y 1000 y pulsa «Guardar prioridad». Cuanto más alto, antes. En la app el «Motivo» es obligatorio.
  4. Para ofrecer la plaza pulsa «Ofrecer». En la web la oferta dura tres días. En la app pulsa «Ofrecer plaza», elige de 1 a 30 días, añade una nota de seguimiento si quieres y confirma.
  5. Lee el aviso: «Plaza reservada y aviso enviado a la familia»; «Plaza reservada» sin aviso confirmado, que se reintenta pulsando «Ofrecer» de nuevo; o «No hay plaza disponible», y la inscripción sigue en espera.
  6. Cuando la familia pulse «Aceptar plaza» en su panel, la inscripción pasa a «Pendiente» y se crea la tarea «Confirmar plaza aceptada». Ve a «Inscripciones → Pendientes» y pulsa «Aprobar».
  7. Si prefieres confirmar sin oferta, pulsa «Inscribir» en «Operativa» o «Aprobar plaza» en «Inscripciones → Lista de espera». «Contactar» abre tu correo con la dirección de la familia.
  8. Vuelve a la lista y comprueba el estado de la oferta o el de la inscripción.

Inscribir o Aprobar plaza

«Inscribir» comprueba aforo y formulario y, si el grupo es de pago y no hay cobro, no confirma: muestra «Plaza preparada: falta pago de la familia.», marca «Pago pendiente» y crea la tarea «Cobro pendiente para auto-inscripción». «Aprobar plaza» confirma sin exigir el pago.

Requisitos para ofrecer

El grupo debe estar activo y sin terminar; el alumno y su familia, vinculados; y el alumno no puede estar ya confirmado en ese grupo. En la app, «Ofrecer plaza» solo aparece si hay plazas libres o el grupo no tiene límite.

Caducidad de la oferta

La familia ve «Plaza reservada para ti» hasta la fecha y hora límite y el botón «Aceptar plaza». Al vencer ya no puede aceptarla y la oferta pasa a «Oferta caducada». Ofrecer de nuevo una oferta vigente no amplía el plazo: solo reintenta el aviso si no se envió.

Con las ofertas automáticas activas, las vencidas se cierran cada 15 minutos; si no, al pulsar «Procesar plazas» o cuando la familia intenta aceptar.

Aviso a la familia

Si tienes activa la automatización de plaza ofrecida, se usa su plantilla. Si no, Kidual envía un mensaje directo, «Hay una plaza disponible», con el niño, la actividad y la fecha límite para aceptarla. Se envía una sola vez por oferta y el centro recibe la tarea «Plaza ofrecida a familia».

Orden y permisos

La cola se ordena por prioridad, después por posición y después por fecha de solicitud.

Ver la lista
«Ver operativa» y uno de estos: «Ver inscripciones», «Gestionar waitlist» o «Auto-enrol».
Ofrecer y Prioridad
«Gestionar waitlist».
Inscribir
«Auto-enrol».
Aprobar plaza
«Aceptar o rechazar inscripciones», en «Inscripciones».

Si algo falla

Vincula el alumno y su familia antes de ofrecer la plaza.
Inscripción sin cuenta familiar; vincúlala desde el expediente.
Inscripción en waitlist no encontrada.
Ya no está en espera; actualiza la lista.
Introduce un número entre -1000 y 1000.
Corrige la prioridad.
Sin respuesta
Pulsa «Actualizar» en «Operativa» y revisa el estado de la oferta antes de repetir.
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Parte 06

Solicitar un documento a una familia y seguir lo pendiente

Pide un documento concreto para una inscripción, controla su estado y retira la petición si ya no hace falta.

  1. Abre «CRM y familias → Documentos» (necesitas «Revisar documentos»). En la app, «Familias → Documentos familiares».
  2. Revisa las tarjetas de resumen: cada una muestra cuántos documentos están completos y cuántos pendientes. «Revisar» filtra la lista por ese tipo; «Ver», en los formularios de inscripción pendientes, abre «Inscripciones».
  3. En «Documentación familiar» pulsa «Solicitar documento». Busca por alumno o actividad y elige en «Alumno y actividad» la inscripción correcta.
  4. Escribe el «Título», elige el «Tipo» («Autorización», «Salud / alergias», «Identidad» u «Otro»), explica en «Qué debe aportar la familia» lo que necesitas y, si quieres, una «Fecha límite (opcional)».
  5. Pulsa «Solicitar documento». La petición aparece en la lista como «Por entregar».
  6. Filtra con «Estado del documento»: «Por entregar o revisar», «Solicitado a la familia», «Presentado», «En revisión», «Aprobado», «Rechazado», «Solicitud retirada» o «Todos». «Cargar más documentos» muestra el resto.
  7. Si ya no necesitas un documento que sigue «Por entregar», pulsa «Retirar solicitud». Quedará como «Solicitud retirada».
  8. Cuando la familia lo aporte, revísalo con «Aprobar», «En revisión» o «Rechazar».

Qué ve la familia

La familia recibe la petición en sus documentos, con tus instrucciones y la fecha límite. La solicitud no cambia el estado de la inscripción.

Un aviso de documento pendiente no acredita que se haya entregado ni firmado: comprueba siempre el estado del documento en esta lista.

Familias sin cuenta

Solo puedes pedir documentos para inscripciones con una cuenta familiar vinculada; si no hay ninguna verás «No hay inscripciones con una cuenta familiar vinculada para esta búsqueda.»

Para una familia sin cuenta, registra lo que te entregue desde «Requisitos documentales → Registrar entrega», o invítala a vincular su cuenta desde su expediente.

Campos de la solicitud

Alumno y actividad
Inscripción a la que se asocia el documento. «Más alumnos y actividades» amplía la búsqueda.
Título
Hasta 180 caracteres. Es lo que verá la familia.
Tipo
«Autorización», «Salud / alergias», «Identidad» u «Otro».
Qué debe aportar la familia
Instrucciones de hasta 1200 caracteres.
Fecha límite
Opcional. Se muestra a la familia y en la fila del documento.

Si algo falla

«La familia ya ha respondido. Revisa el documento recibido» aparece al retirar una solicitud que ya tiene entrega: revísala en lugar de retirarla.

«La inscripción no está disponible para solicitar documentación» o «Fecha límite no válida» indican que debes elegir otra inscripción o corregir la fecha. «Las solicitudes de documentación aún no están habilitadas» significa que tu centro no puede usarlas todavía.

Si la respuesta no llega verás «Conservamos esta misma solicitud para comprobar el guardado sin duplicarla»: pulsa «Comprobar guardado». «Esta solicitud ya se guardó con otros datos.»: recarga antes de crear otra.

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