Revisar el trimestre y cerrar el año

Comprobar los orígenes antes de sincronizar

Abre «Comprobación de orígenes», junto al diario. Revisa todos los movimientos del centro, también los de otros años: cambiar las fechas del listado no elimina un problema de origen. Las operaciones confirmadas como pruebas de Stripe se cuentan por separado y no se incorporan a la contabilidad real.

Si aparece un bloqueo, despliega «Ver los orígenes que requieren revisión». Anota el tipo, la referencia, la fecha y el motivo. Si ya existe un asiento, Kidual lo conserva: no lo borra ni lo reclasifica por su cuenta.

«Entorno de Stripe sin verificar» significa que falta confirmar si el cobro era real o de prueba. «Liquidación sin verificar» indica que falta una confirmación válida del proveedor. Revisa el cobro o la liquidación en sus apartados y pide a soporte que compruebe la referencia; no cambies un importe ni marques una operación como real solo para quitar el aviso.

Una operación en otra moneda necesita una valoración documentada en euros. Kidual no inventa el cambio ni contabiliza sus unidades como si fueran céntimos de euro. Revisa el documento, la fecha y su valoración con tu gestoría antes de incorporarlo. Un asiento manual no elimina por sí solo el bloqueo del origen ni impide una duplicación posterior.

Cuando se haya corregido el origen, vuelve a consultar el diario. Si no hay bloqueos, pulsa «Actualizar desde facturas y cobros», o «Sincronizar movimientos» en la app, y comprueba los asientos añadidos. Si los datos cambian mientras se comprueban, el lote se cancela entero y tendrás que repetir la consulta. Se muestran hasta cien orígenes pendientes a la vez; tras resolverlos aparecerán los siguientes.

Qué significan las cifras

Ingresos, gastos y resultado corresponden a las fechas elegidas. Las regularizaciones identificadas, tanto manuales como importadas o generadas al cerrar, no borran el resultado: un año con 100 euros de ingresos y 30 de gastos sigue mostrando 70 euros después de cerrarlo.

En «Sumas y saldos», saldo inicial es lo acumulado antes del periodo; «Debe» y «Haber» son sus movimientos; saldo final es inicial + Debe − Haber. Por ejemplo, 100 euros iniciales, 40 en «Debe» y 10 en «Haber» dejan un saldo de 130 euros. El CSV del diario expresa sus importes en céntimos, como indican sus columnas.

Gastos, páginas y pagos pendientes

Los gastos se filtran por la fecha de registro de la factura y se recorren en páginas de 50. El número de gastos pendientes y su importe incluyen todas las páginas. Los pagos se consultan tal como están registrados ahora: pueden ser posteriores a las fechas del filtro. Por eso, esta lista no reconstruye el saldo pendiente que había en un día antiguo.

Repetir un gasto con el mismo NIF y referencia y los mismos datos no crea otro asiento. Si cambias los datos de esa referencia, revisa la factura ya registrada. Un pago rechazado por superar el pendiente exige consultar de nuevo el gasto.

Si cambia el diario o se pierde la conexión

Antes de cerrar o reabrir, Kidual comprueba que sigues revisando la misma versión del diario. Si otra persona ha registrado movimientos o cambiado su cierre, vuelve a consultarlo y prepara una nueva revisión.

Si no se puede confirmar un guardado, usa «Volver a consultar el diario» y busca la operación antes de repetirla: puede haberse registrado aunque la respuesta no haya llegado. Una consulta fallida retira las cifras anteriores y ofrece «Reintentar». Cambiar de centro, usuario o permisos retira el borrador y los datos de la sesión anterior.

Registrar una regularización manual

Pulsa «Nuevo asiento» y elige «Regularización» en «Tipo de asiento». Pon el 31 de diciembre del ejercicio, escribe el concepto y añade las cuentas 6 o 7 que vas a saldar y su contrapartida 129. Revisa los importes y confirma. La comprobación del servidor impedirá trasladar más o menos del saldo de cada cuenta incluida.

El asiento aparece identificado como «Regularización». No cambia los ingresos o gastos del informe ni cierra por sí solo el año. Si ya se trasladó todo el resultado, el cierre anual solo bloqueará el ejercicio. Si quedó una parte pendiente, registrará esa parte.

Antes de añadir un ajuste manual

Facturas, cobros, nóminas aprobadas, amortizaciones y otros procesos generan sus propios asientos. Comprueba su origen para no registrar la misma operación dos veces. Un traspaso de la pasarela al banco cambia dónde está el dinero; no vuelve a contar como ingreso.

Los movimientos automáticos tardíos pasan al primer día abierto y conservan la fecha de origen. Los manuales deben respetar el bloqueo. Si has importado aperturas o cierres de balance, contrástalos con la gestoría antes de generar un nuevo cierre. Identifica las regularizaciones con el tipo correspondiente; no se deducen del concepto.

Presentación y registro

Kidual prepara los datos y guarda el seguimiento. Marcar un modelo como presentado no lo envía a la AEAT. Conserva el justificante real y compara el resultado presentado con el que registras aquí.

Consultar lo que se presentó

Al abrir un modelo ves el «Cálculo actual». En «Historial», pulsa «Ver lo presentado» para consultar las casillas y el desglose que se guardaron ese día. También puedes abrir los registros retirados y leer el motivo de la retirada.

«CSV del cálculo actual» descarga la versión que acabas de consultar, con la modalidad elegida. «CSV de lo presentado» descarga la versión guardada en el historial. No sustituyas una por otra al contrastar una declaración. Los registros antiguos que no guardaron el desglose completo lo indican en pantalla.

Si el resultado actual difiere del registrado, aparece un aviso. Antes de corregirlo, revisa con tu gestoría qué declaración corresponde presentar.

Si cambian los datos o se interrumpe la conexión

Si otra persona modifica los datos mientras revisas, Kidual detiene la confirmación. Pulsa «Volver a consultar» y revisa de nuevo el modelo.

Si no llega la respuesta, usa «Recuperar confirmación». Kidual consulta o completa la misma solicitud; no crea una presentación o un pago nuevos por repetir ese botón. Espera a que confirme el resultado antes de iniciar otra operación.

Una consulta fallida retira las cifras anteriores. No significa que el modelo esté a cero ni que no tengas nada que presentar.

Fechas y cuentas

La fecha de presentación debe ser posterior al último día del periodo y no puede ser futura. Un NRC puede haberse pagado antes de presentar la declaración; registra su fecha real, siempre dentro del intervalo admitido. La devolución debe haberse cobrado después de presentar.

La lista de cuentas procede de Tesorería. Si falta tu banco o caja, créalo allí; si falla la consulta, vuelve a intentarlo. Una cuenta archivada no se puede utilizar para registrar otro pago. Registrar un pago en Kidual anota lo que ya ocurrió: no ordena una transferencia.

Comprobar el IVA del periodo

Abre el 303 y busca «Cuadre con el diario». La comparación incluye las subcuentas de IVA. Los saldos iniciales y las liquidaciones de otros modelos no se consideran nuevas facturas.

Si aparece una diferencia, comprueba las facturas, sus fechas y los asientos manuales. Si faltan movimientos de las facturas emitidas, usa «Actualizar desde facturas y cobros» en el diario y vuelve a consultar el modelo. Kidual no registra una liquidación que no cuadre.

Con prorrata, las casillas de cuotas muestran el «IVA deducible» de operaciones corrientes y bienes de inversión; las bases no se reducen. Las rectificativas con IVA aparecen separadas de las ventas ordinarias. Revisa los importes con la documentación que vas a presentar.

Leer las ventas exentas

En el bloque «Informativo» del 303, la casilla 59 recoge las entregas intracomunitarias identificadas como E5; la 60 reúne las causas E2, E3 y E4. Las operaciones del artículo 20, marcadas como E1, aparecen separadas. En el 390, esos grupos se muestran en las casillas 103, 104 y 105.

Por ejemplo, una factura E2 de 100,01 € y su rectificativa de −20 € en el trimestre siguiente dejan 100,01 € en el primer trimestre, −20 € en el segundo y 80,01 € en el año. Se usan los céntimos del documento emitido, sin volver a calcularlos desde el total.

Si aparece «Pendientes» de clasificación, localiza los números de factura del aviso en «Ventas → Facturas» y consulta su causa de exención. Una línea al 0 % puede tener distintos tratamientos; E6 significa otros motivos y no permite deducir por sí sola la casilla correcta. Contrasta el documento con tu gestoría antes de corregirlo. El modelo se puede consultar y exportar, pero no registrar mientras ese tratamiento siga indeterminado.

Si hay operaciones E2 a E5 y el periodo figura como exento sin deducción, revisa el régimen en «IVA del ejercicio». No cambies a régimen general solo para quitar el aviso: cuando conviven actividades distintas puede corresponder prorrata u otro tratamiento. Las excepciones fiscales que no estén identificadas en los documentos necesitan revisión. El porcentaje de deducción sigue siendo el que revisas y guardas; Kidual no lo calcula a partir de estas casillas.

Una compra se anula después de declararla

El gasto conserva su fecha original. Su compensación se recoge en el periodo de la corrección: no desaparece de un trimestre anterior por estar anulado ahora. En el 303, las bases y cuotas que reducen una deducción se muestran con signo negativo en las casillas 40 y 41.

Por ejemplo, una compra de marzo con 21 euros de IVA anulada en junio mantiene esos 21 euros en el primer trimestre y muestra la corrección en el segundo. Revisa la factura rectificativa o el motivo de la corrección con tu gestoría; anular un registro en Kidual no modifica una declaración ya presentada.

La corrección utiliza el porcentaje deducido en el periodo de origen. Si procede de otro año, revisa el porcentaje definitivo de aquel ejercicio; si no está confirmado, Kidual bloquea el registro del modelo hasta aclararlo. El 390 y el desglose trimestral del 347 conservan ambas fechas. Si el documento y su compensación pertenecen al mismo periodo, sus importes se contrarrestan.

Revisar los porcentajes y cerrar el IVA del año

1. Abre «Impuestos → IVA», selecciona el ejercicio y busca «IVA del ejercicio». En la app, toca «Revisar IVA del ejercicio». Necesitas permiso de impuestos para guardar.

2. Comprueba el régimen y los porcentajes provisionales de cada trimestre. Habitualmente se usa el definitivo del año anterior. Si has solicitado un cambio a la AEAT, confirma desde qué fecha resulta aplicable. Esta pantalla admite un porcentaje por trimestre completo; un cambio dentro de un trimestre requiere revisar el tratamiento por fechas con tu gestoría.

3. Cuando haya terminado el año, introduce el porcentaje definitivo que hayas revisado con tu gestoría y explica el criterio. Se indica como porcentaje entero, redondeado al entero superior. Kidual no lo deduce automáticamente de las ventas: hay operaciones que deben excluirse del cálculo.

4. Pulsa «Revisar importes». Verás la deducción anual, el ajuste del cuarto trimestre y el origen de cada importe. «Presentado» utiliza la declaración registrada; «Borrador» usa las operaciones actuales. Confirma los porcentajes cuando hayas cotejado el resumen.

5. Registra primero los trimestres anteriores que tengan compras con IVA. El cuarto trimestre usa sus deducciones registradas para calcular la casilla 44. Si falta una declaración, el porcentaje definitivo o el criterio de una compra de otro ejercicio, Kidual explica qué revisar antes de registrar el cierre.

Guardar porcentajes no modifica los modelos ya presentados ni crea la liquidación del cuarto trimestre. Después abre el 303, revisa sus casillas y sigue el proceso de presentación y registro. Si pierdes la respuesta al guardar, pulsa «Recuperar confirmación» antes de cambiar los datos.

Ejemplo de ajuste del cuarto trimestre

Con 1280 euros de «IVA soportado» en los tres primeros trimestres y un porcentaje provisional del 73 %, se deducen 934,40 euros. Si el porcentaje definitivo es del 56 %, la deducción correcta de esos trimestres es 716,80 euros: la casilla 44 recoge un ajuste de −217,60 euros.

Si el cuarto trimestre tiene otros 160 euros de «IVA soportado», su deducción directa es de 89,60 euros. Al sumar el ajuste, la deducción del trimestre queda en −128 euros. El total del año es 806,40 euros, equivalente al 56 % de los 1440 euros soportados.

Un porcentaje definitivo mayor puede producir un ajuste positivo. Al registrar el 303, la liquidación distingue el IVA no deducible ordinario del ajuste anual. Esta revisión no calcula la prorrata especial ni las regularizaciones plurianuales de bienes de inversión.

Revisar el resumen anual y sus CSV

En el 390, cada trimestre indica «Presentado» si toma las cuotas de un registro completo, o «Borrador» si usa el cálculo actual. Contrasta las presentaciones con sus justificantes. El cálculo anual aplica el porcentaje definitivo y el cuarto trimestre incorpora su ajuste. Si el total no coincide con los trimestres ya registrados, revisa la diferencia antes de registrar el resumen.

El CSV del 390 incluye cada trimestre y una columna de origen: filed corresponde a «Presentado» y draft a «Borrador». Los registros antiguos sin ese dato dejan la columna vacía. El del 347 conserva sus cuatro importes trimestrales y el del 184 desglosa porcentaje, ingresos, gastos, rendimiento y retenciones por socio. El reparto del 184 distribuye los céntimos restantes para que cada columna sume el total.

Deshacer un registro equivocado

«Deshacer» conserva los asientos originales y añade su compensación en las mismas fechas. Si alguna fecha pertenece a un periodo cerrado, reábrelo primero. Si la corrección no puede completarse, no se cambia ninguna parte del registro.

Escribe el motivo, pulsa «Revisar retirada» y confirma el resumen. El registro queda accesible en «Historial». Después de corregir los datos, revisa de nuevo el modelo. Esta operación no retira ni cambia una declaración en la AEAT.

Hacer la revisión desde la app

En «Gestión financiera», abre «Impuestos». Elige «IVA», «Retenciones y certificados», «Otros modelos» o «Calendario fiscal» en el selector «Apartado» y selecciona el ejercicio.

Toca un periodo para abrir sus casillas. En los modelos con desglose puedes buscar por nombre, NIF o periodo y recorrer todas las filas con «Anterior» y «Siguiente». En el 202, comprueba la modalidad antes de descargar o registrar la presentación; si el resultado del 303 es negativo, elige compensación o devolución cuando corresponda.

Para presentar, pagar o retirar un registro, rellena los datos, pulsa «Revisar» y comprueba el resumen antes de «Confirmar». Las fechas se escriben como año-mes-día. Si se pierde la respuesta, usa «Recuperar confirmación».

El historial abre los datos guardados. El botón de descarga indica si vas a guardar el cálculo actual o lo presentado. En «Retenciones y certificados», busca al perceptor para descargar su PDF. En «Calendario fiscal», un plazo de seguros sociales abre las nóminas del mes cuando tienes permiso para consultarlas.

Calendario fiscal

Usa el calendario para organizar el trabajo y consulta el plazo vigente antes de presentar, especialmente cuando domicilies el pago.

Si falta una nómina

Revisa su estado y fecha de pago. El trimestre se determina por el pago, aunque el asiento contable se haya llevado a un periodo abierto. El año de devengo procede del mes de la nómina; no cambies ese mes para hacerla aparecer en el trimestre de pago.

Los reintegros de gastos se guardan aparte y no se suman al salario íntegro. Las cotizaciones a cargo del trabajador se muestran por separado en el desglose y en el PDF. Si hay anticipos o conceptos exentos, revisa su tratamiento con tu gestoría antes de preparar el modelo.

Revisar una factura profesional o un alquiler

1. Abre «Compras → Facturas recibidas» y entra en la factura contabilizada. En la app, toca «Revisar retención».

2. Elige el criterio acordado con tu gestoría: profesional sujeto a IRPF, alquiler sujeto a IRPF o alquiler a una sociedad. Para una factura sin renta sujeta, elige esa opción solo si su retención es cero. La cuenta 621 y el formato del NIF no sustituyen esta revisión.

3. Indica el ejercicio de devengo. Si el alquiler tributa por Sociedades, añade la fecha en que la renta era exigible según el contrato; puede ser anterior a la llegada de la factura. No copies el vencimiento sin comprobarlo.

4. Pulsa «Revisar retención» y comprueba «Importes por fecha». En IRPF se incluye la parte de base y retención correspondiente a cada pago. En Sociedades se reconoce la renta exigible, descontando lo ya reconocido por pagos anteriores.

5. Confirma el criterio y vuelve al 111 o al 115. Los resúmenes 190 y 180 conservan el ejercicio de devengo; sus CSV son documentos de revisión, no ficheros oficiales de presentación. Las autofacturas de monitores autónomos ya identifican la renta como profesional.

Un pago anulado no siempre es una devolución

Si registraste por error un pago o el banco no llegó a enviarlo, anula primero el asiento. Después abre la revisión de retención y marca únicamente ese pago como «No recibido». Explica el motivo y comprueba de nuevo los importes.

Si el proveedor sí cobró y más tarde devolvió el dinero, no marques «No recibido». La devolución requiere revisar el reintegro y la posible rectificación con la gestoría; Kidual mantiene el pago original y avisa antes de registrar otra declaración. Un alquiler exigible ya anulado también necesita esa revisión.

Una presentación registrada conserva su desglose original. Excluir un pago erróneo cambia el borrador actual: no corrige por sí solo lo presentado en la AEAT. Si se pierde la respuesta al guardar, usa «Recuperar confirmación» para comprobar la misma operación.

Una persona, un documento

El PDF reúne todas las filas del mismo NIF y modelo, incluidos los atrasos de distintos ejercicios. Si una persona percibió salarios y honorarios profesionales, ambos conceptos aparecen desglosados.

El CSV del 190 conserva el año de devengo de nóminas y profesionales, y las cotizaciones del trabajador. El del 180 conserva el devengo del alquiler. No es el fichero oficial de presentación de la AEAT.

Distinguir borrador y certificado

Antes de registrar la presentación anual, el PDF lleva el título «Borrador de rendimientos y retenciones» y explica que no certifica importes declarados.

Después, el certificado conserva los nombres y cantidades guardados al registrar esa presentación. Cambiar una nómina o una ficha no reescribe lo presentado. Si necesitas corregirlo, revisa primero con tu gestoría el trámite que corresponde.

Si los datos cambian entre la consulta y la descarga, Kidual pide volver a consultar. Una presentación antigua sin desglose completo no permite generar el certificado: utiliza el justificante original.

Para las retenciones del IRPF, pon el certificado a disposición de la persona antes de que empiece el plazo de su declaración de la renta. No confundas ese plazo con el de presentación del modelo 190.

Datos laborales y permisos

Necesitas los permisos de impuestos y exportación para descargar. Los datos individuales de empleados requieren además el permiso de nóminas. Sin él, los modelos 111 y 190 reúnen los salarios en una fila sin nombres, NIF ni importes individuales.

La protección se aplica también al historial y a los CSV. Si una persona tiene además facturas profesionales, quien no puede ver sus nóminas solo puede descargar los conceptos profesionales visibles.

Comprobar las reglas del modelo

Los pagos de nóminas se incluyen cuando se satisfacen. Las reglas de las facturas profesionales y de los alquileres dependen del concepto y del perceptor; no asignes a todas las retenciones el mes de la factura.

Qué cambia al cerrar

Solo se puede cerrar cuando ha terminado el año. Kidual regulariza el saldo pendiente de las cuentas de gastos e ingresos contra la cuenta 129 con fecha 31 de diciembre y bloquea el diario hasta ese día. Las operaciones quedan registradas; reabrir compensa solo la regularización que haya generado ese cierre y permite volver a trabajar desde el 1 de enero de ese ejercicio. Las regularizaciones importadas o manuales se conservan; si necesitan corrección, compénsalas expresamente desde el diario.

El bloqueo de un periodo del diario y el cierre anual tienen funciones distintas. Comprueba siempre tanto el estado del ejercicio como la fecha del bloqueo. Un año sin movimientos también puede quedar registrado como cerrado.

Cómo revisar los clientes dudosos

La lista localiza facturas cuyo vencimiento supera los seis meses a 31 de diciembre, o a día de hoy cuando consultas el ejercicio en curso. El importe pendiente tiene en cuenta los cobros y correcciones registrados ahora: no es una reconstrucción del saldo que había en aquella fecha.

Ejemplo: si marcas dos facturas con bases pendientes de 100 y 80 euros, la revisión debe mostrar ambas referencias y un total de 180 euros. Si cambias de página, selecciónalas de nuevo antes de confirmar.

La antigüedad por sí sola no decide si corresponde dotar una pérdida ni si esta es fiscalmente deducible. Revisa las circunstancias y la documentación de cada deuda con tu gestoría. No se genera otra dotación para una factura que ya tiene un deterioro sin revertir.

Si el ejercicio cambia durante la revisión

Antes de guardar, Kidual comprueba que sigues revisando los mismos datos. Si otra persona ha cambiado el ejercicio, vuelve a consultarlo, comprueba la diferencia y prepara una nueva revisión. El aviso impide confirmar con un resumen antiguo.

Si se corta la conexión y no se puede confirmar el resultado, pulsa «Volver a consultar el ejercicio». Comprueba su estado y los asientos antes de repetir: el servidor puede haber terminado aunque no haya llegado la respuesta. Si falla la consulta, se retiran las cifras anteriores para que no parezcan actuales.

Volver a los apartados pendientes

Utiliza estas pantallas para resolver la revisión y vuelve después al cierre. En la app, los enlaces disponibles abren sus pantallas nativas.

Qué significa cada importe

«Ingresos» suma las cuentas del grupo 7 y «Gastos» recoge las del grupo 6, con sus correcciones y reversiones. El resultado es su diferencia. Esto evita que una partida que mezcla gastos y recuperaciones oculte ambos importes.

Una regularización identificada, importada, manual o generada por el cierre, no vuelve a contar como ingreso o gasto; su compensación tampoco. Aplicar un beneficio del año anterior a reservas tampoco es una pérdida del año actual. El resultado pendiente anterior se mantiene separado del resultado del periodo.

Si has importado un diario, revisa con tu asesor las aperturas y regularizaciones que ya contenía antes de practicar otro cierre. No mezcles el histórico completo con una apertura que repita sus saldos.

Elegir el documento

El PDF reúne balance y «PyG» por partidas. Los CSV de esos estados añaden sus cuentas. El diario muestra todos los movimientos e incluye la columna «Tipo». Añade aperturas y cierres calculados cuando corresponde, sin repetir los traslados anuales identificados que ya se hayan importado. Las compensaciones de aperturas o cierres se identifican como carry_reversal: requieren revisar el asiento original con tu gestoría y no se importan como operaciones ordinarias.

«Sumas y saldos» separa saldo inicial, «Debe» y «Haber» del periodo y saldo final deudor o acreedor. Por ejemplo, 100 euros en banco al comenzar el año y otros 40 euros de movimiento dejan 140 euros de saldo, no 40. Si el diario contiene el cierre anual explícito, sus sumas y saldos quedan a cero al terminar el año; el balance de situación muestra el patrimonio antes de ese traslado y mantiene los 140 euros.

Los libros de facturas y bienes de inversión reúnen sus registros. Revisa las facturas anuladas y las bajas de activos al preparar la documentación. Para descargar un diario que incluya datos laborales se necesita también permiso de nóminas.

Cerrado no significa presentado

El estado «Cerrado» indica que ese ejercicio está bloqueado en Kidual. La descarga no aprueba, presenta ni deposita las cuentas ante una administración. La memoria y la revisión de las obligaciones aplicables se preparan aparte.

Si reabres y corriges el ejercicio, vuelve a descargar los documentos. Los archivos reflejan la información registrada al generarlos. La última presentación que muestra esta pantalla es la que habéis registrado en Kidual.

Qué comprueba la huella

La huella permite detectar cambios respecto a la versión archivada. No sustituye la revisión del contenido ni una copia de seguridad.

Revisar una incidencia

Para comunicar un problema, indica documento, operación, fecha y mensaje de error. Puedes usar el historial para localizar la secuencia de acciones sin compartir credenciales ni datos personales innecesarios.