Revisar retenciones y descargar certificados

Si falta una nómina

Revisa su estado y fecha de pago. El trimestre se determina por el pago, aunque el asiento contable se haya llevado a un periodo abierto. El año de devengo procede del mes de la nómina; no cambies ese mes para hacerla aparecer en el trimestre de pago.

Los reintegros de gastos se guardan aparte y no se suman al salario íntegro. Las cotizaciones a cargo del trabajador se muestran por separado en el desglose y en el PDF. Si hay anticipos o conceptos exentos, revisa su tratamiento con tu gestoría antes de preparar el modelo.

Revisar una factura profesional o un alquiler

1. Abre «Compras → Facturas recibidas» y entra en la factura contabilizada. En la app, toca «Revisar retención».

2. Elige el criterio acordado con tu gestoría: profesional sujeto a IRPF, alquiler sujeto a IRPF o alquiler a una sociedad. Para una factura sin renta sujeta, elige esa opción solo si su retención es cero. La cuenta 621 y el formato del NIF no sustituyen esta revisión.

3. Indica el ejercicio de devengo. Si el alquiler tributa por Sociedades, añade la fecha en que la renta era exigible según el contrato; puede ser anterior a la llegada de la factura. No copies el vencimiento sin comprobarlo.

4. Pulsa «Revisar retención» y comprueba «Importes por fecha». En IRPF se incluye la parte de base y retención correspondiente a cada pago. En Sociedades se reconoce la renta exigible, descontando lo ya reconocido por pagos anteriores.

5. Confirma el criterio y vuelve al 111 o al 115. Los resúmenes 190 y 180 conservan el ejercicio de devengo; sus CSV son documentos de revisión, no ficheros oficiales de presentación. Las autofacturas de monitores autónomos ya identifican la renta como profesional.

Un pago anulado no siempre es una devolución

Si registraste por error un pago o el banco no llegó a enviarlo, anula primero el asiento. Después abre la revisión de retención y marca únicamente ese pago como «No recibido». Explica el motivo y comprueba de nuevo los importes.

Si el proveedor sí cobró y más tarde devolvió el dinero, no marques «No recibido». La devolución requiere revisar el reintegro y la posible rectificación con la gestoría; Kidual mantiene el pago original y avisa antes de registrar otra declaración. Un alquiler exigible ya anulado también necesita esa revisión.

Una presentación registrada conserva su desglose original. Excluir un pago erróneo cambia el borrador actual: no corrige por sí solo lo presentado en la AEAT. Si se pierde la respuesta al guardar, usa «Recuperar confirmación» para comprobar la misma operación.

Una persona, un documento

El PDF reúne todas las filas del mismo NIF y modelo, incluidos los atrasos de distintos ejercicios. Si una persona percibió salarios y honorarios profesionales, ambos conceptos aparecen desglosados.

El CSV del 190 conserva el año de devengo de nóminas y profesionales, y las cotizaciones del trabajador. El del 180 conserva el devengo del alquiler. No es el fichero oficial de presentación de la AEAT.

Distinguir borrador y certificado

Antes de registrar la presentación anual, el PDF lleva el título «Borrador de rendimientos y retenciones» y explica que no certifica importes declarados.

Después, el certificado conserva los nombres y cantidades guardados al registrar esa presentación. Cambiar una nómina o una ficha no reescribe lo presentado. Si necesitas corregirlo, revisa primero con tu gestoría el trámite que corresponde.

Si los datos cambian entre la consulta y la descarga, Kidual pide volver a consultar. Una presentación antigua sin desglose completo no permite generar el certificado: utiliza el justificante original.

Para las retenciones del IRPF, pon el certificado a disposición de la persona antes de que empiece el plazo de su declaración de la renta. No confundas ese plazo con el de presentación del modelo 190.

Datos laborales y permisos

Necesitas los permisos de impuestos y exportación para descargar. Los datos individuales de empleados requieren además el permiso de nóminas. Sin él, los modelos 111 y 190 reúnen los salarios en una fila sin nombres, NIF ni importes individuales.

La protección se aplica también al historial y a los CSV. Si una persona tiene además facturas profesionales, quien no puede ver sus nóminas solo puede descargar los conceptos profesionales visibles.

Comprobar las reglas del modelo

Los pagos de nóminas se incluyen cuando se satisfacen. Las reglas de las facturas profesionales y de los alquileres dependen del concepto y del perceptor; no asignes a todas las retenciones el mes de la factura.