Empezar con la contabilidad

Si empiezas desde cero

Puedes crear las fichas y trabajar directamente en Kidual. La importación solo hace falta cuando tienes datos anteriores que quieras conservar.

Continuar la numeración de tus facturas

En la web, entra en «Puesta en marcha → Numeración de facturas». En la app de centros, abre «Gestión financiera → Numeración de facturas». Puedes consultar todas las series y buscarlas por nombre o año; para cambiarlas necesitas permiso para gestionar facturas.

Indica la serie, el año y el próximo número que quieres emitir. Por ejemplo, si ya emitiste hasta la factura 57 antes de empezar en Kidual, escribe 58. Si cambias el año, comprueba qué serie usabas: este ajuste no cambia la serie habitual de los datos fiscales.

Pulsa «Revisar numeración». Compara el número actual con el que tendrá la próxima factura y confirma. Solo se permite cambiar un contador antes de emitir la primera factura de esa serie y año en Kidual; una factura anulada también cuenta como emitida.

Si otra persona cambia la numeración o emite una factura mientras revisas, pulsa «Actualizar y revisar». Si se pierde la conexión después de confirmar, usa «Recuperar confirmación»: Kidual comprueba la misma solicitud y no vuelve a cambiar el contador.

Después de guardar se muestra el estado actual. Si ya se ha emitido otra factura, el próximo número será posterior al que acabas de configurar. No intentes bajarlo para repetir un número.

Registrar los saldos iniciales, paso a paso

En la web, abre «Puesta en marcha → Saldos iniciales». En la app de centros, entra en «Gestión financiera → Saldos iniciales». Necesitas permiso para gestionar contabilidad.

Elige la fecha desde la que vas a trabajar en Kidual. Los saldos deben corresponder al instante anterior a esa fecha. Si ya hay movimientos anteriores en el diario, no añadas una apertura posterior sobre ellos: revisa primero qué histórico vas a conservar.

Añade entre 2 y 200 cuentas de balance, de los grupos 1 a 5. Escribe cada cuenta una sola vez y su saldo en «Debe» o en «Haber», nunca en las dos columnas. Elimina las filas que no necesites. Kidual no redondea decimales sobrantes ni descarta filas al guardar.

Por ejemplo, si empiezas con 1000 € aportados al banco como capital, puedes tener 572 en «Debe» por 1000 € y 100 en «Haber» por 1000 €. Usa las cuentas y los saldos reales del centro; no copies este ejemplo como si fuera tu apertura.

Pulsa «Revisar apertura», comprueba todas las líneas y confirma. Si alguien ha cambiado el diario, actualiza la consulta y vuelve a revisar. Después compara los saldos con tu balance de partida.

Corregir una apertura

Abre los saldos iniciales, explica el motivo y pulsa «Revisar compensación». La app llama a esta acción «Compensar apertura». La compensación se registra en la misma fecha que la apertura para que los balances intermedios también queden corregidos.

Si ese periodo está cerrado, reábrelo primero. Cuando la apertura esté compensada, registra los saldos correctos. El original y su compensación siguen visibles en el diario.

Si se corta la conexión después de confirmar, pulsa «Comprobar resultado». Comprueba si la apertura ya aparece antes de volver a registrarla.

Elegir entre apertura e histórico

Una apertura resume los saldos anteriores a la fecha de inicio. El histórico completo contiene los movimientos que produjeron esos saldos. Sumarlos dos veces altera el balance: la importación bloquea apuntes anteriores a una apertura activa. Revisa esta decisión antes de incorporar el fichero.

Si ya has emitido facturas en Kidual en una serie y año, no podrás cambiar su número inicial desde «Puesta en marcha».

Ayuda junto a cada título

El icono de información abre una explicación breve. En ordenador puedes pasar el ratón; también se abre con el teclado o tocándolo en el móvil. El enlace inferior lleva a la guía completa.

Si cambia el emisor mientras lo revisas

Si otra persona cambia los datos o el certificado, Kidual detiene el guardado. Pulsa «Volver a consultar los datos fiscales», comprueba lo que está guardado y prepara de nuevo tus cambios. La consulta sustituye el borrador que tenías abierto.

Si la conexión se corta después de confirmar, el cambio puede haberse guardado. Consulta el estado actual antes de repetirlo; si la consulta falla, espera a recuperar la conexión.

Porcentajes y campos vacíos

El IVA admite hasta dos decimales, por ejemplo 21,25. Cuando es cero, elige el motivo de exención que corresponda. Los campos opcionales vacíos se guardan como vacíos; el formulario no inventa una referencia externa ni un pie de factura.

Datos que ya aparecen en una factura

Las facturas emitidas conservan los datos con los que se crearon. Un cambio de domicilio se aplicará a las siguientes; no reescribe los documentos anteriores. Después de emitir no se puede sustituir el «NIF del emisor».

IVA y régimen fiscal

Comprueba el tratamiento de tus servicios con tu gestoría. En «Ejercicios y permisos» puedes revisar el régimen y la prorrata que usa Kidual. La configuración del emisor y la activación de VERI*FACTU son pasos separados.

Qué incluyen las cifras

Los indicadores corresponden a todas las fichas del rol y estado elegidos. Buscar o pasar de página no cambia su alcance. «Facturado» suma los documentos emitidos en el año, con las rectificativas y sin los anulados; no es lo mismo que el dinero recibido.

«Pendiente de cobro» descuenta cobros y rectificaciones y puede incluir facturas de años anteriores. «Comprado» y «Pendiente de pago» usan los gastos contabilizados con los NIF de los proveedores, sin los anulados. Los borradores de compra no forman parte de esas cifras.

Si una consulta falla, verás el error y podrás reintentar. No se sustituye una cifra desconocida por cero.

Datos de pago y cuenta guardada

El plazo indica los días de pago. La retención se expresa en porcentaje; revisa la que corresponda antes de emitir. La cuenta de gasto propone el destino contable de las compras de ese proveedor.

El IBAN se guarda cifrado y la ficha solo muestra sus últimos dígitos. Al editar, deja el campo vacío para conservarlo; escribe el nuevo para sustituirlo o marca «Borrar el IBAN guardado» para retirarlo.

Elegir «Domiciliación SEPA» en la ficha no crea una autorización bancaria. Registra el mandato firmado en «Mandatos». La etiqueta «Mandato bancario» indica una autorización bancaria activa y sin caducidad por falta de uso; revisa su esquema y condiciones en «Mandatos» antes de remesar. La etiqueta «Mandato de pasarela» identifica la autorización de la pasarela asociada a una familia; no acredita un mandato bancario propio.

Direcciones y documentos anteriores

Editar la ficha no reescribe las facturas emitidas: cada documento conserva los datos con los que se preparó. Si necesitas corregir una factura, entra en «Facturas emitidas» y utiliza el procedimiento correspondiente.

Los gastos que aparecen en la ficha se buscan por su NIF actual. Si corriges ese NIF, comprueba también las facturas recibidas: los documentos anteriores no cambian automáticamente. Las direcciones antiguas en texto libre se conservan y pueden revisarse en el editor.

Archivar, recuperar y permisos

Archivar retira la ficha de los nuevos documentos y conserva sus facturas, gastos y saldos. No cancela una deuda ni borra un asiento. Por ejemplo, un proveedor archivado puede seguir teniendo una factura pendiente que debas pagar.

Para cambiar una ficha que es cliente y proveedor hacen falta los dos permisos de gestión. Si no puedes editarla, pide al responsable del centro que revise tus permisos. Cambiar de centro o perder un permiso cierra el formulario pendiente.

Si se interrumpe el guardado

Cierra el formulario y actualiza la lista antes de volver a guardar. Busca el nombre o el NIF y abre la ficha para comprobar si el cambio llegó a registrarse. Un resultado incierto bloquea el segundo envío desde ese formulario.

Cada alta de las interfaces actualizadas lleva un identificador de intento. Repetir ese mismo intento con los mismos datos recupera la ficha; cambiar los datos con el mismo identificador provoca un conflicto. Abrir otro formulario es un alta nueva, por eso conviene buscar primero.

Fichas en la app de centros

Abre «Gestión financiera → Clientes y proveedores». «Relación» cambia entre «Clientes» y «Proveedores»; «Tipo», NIF y «Orden» acotan la lista. En «Buscar ficha» puedes escribir nombre, NIF, correo o población y pulsar «Buscar». «Anterior» y «Siguiente» recorren todas las páginas.

Toca «Nuevo cliente» o «Nuevo proveedor», según la vista. Elige la relación con el centro y completa los datos que correspondan. Solo aparecen las relaciones que puedes gestionar con tus permisos. Una ficha compartida requiere los dos permisos.

La edición conserva la segunda línea de dirección y las direcciones anteriores en texto libre. Deja «IBAN nuevo» vacío para conservar la cuenta; para retirarla, marca «Borrar IBAN guardado». No puedes borrar y sustituir la cuenta a la vez.

Al guardar, la app vuelve a consultar la ficha. Desde ella puedes abrir «Facturas emitidas» o «Facturas recibidas»; cada historial tiene sus propias páginas, fechas, estados e importes exactos.

«Archivar ficha» y «Recuperar ficha» abren una revisión con nombre, NIF y relación. Confirma el cambio o vuelve atrás. El historial y los saldos permanecen guardados.

La ayuda junto a cada título enlaza con esta guía. Si una operación queda sin confirmar, vuelve a la lista y comprueba el resultado antes de repetirla. Cambiar de centro, cerrar sesión o perder permisos retira el formulario pendiente.

Familias y datos importados

La familia gestiona menores e inscripciones; la ficha de cliente reúne los datos con los que facturas. Comprueba el destinatario, sobre todo cuando paga una empresa, asociación o administración.

Una ficha importada se puede usar y editar en Kidual. Su procedencia queda señalada en el detalle. Si necesitas traer un listado anterior, «Puesta en marcha» permite revisarlo antes de importar.

Tres importes diferentes

El saldo contable procede del diario. El saldo del extracto refleja lo que informa el banco hasta una fecha. El saldo de una pasarela representa cobros pendientes de liquidar. Revisa las fechas antes de compararlos.

Saldos sin cuenta

Si aparece «Saldos del diario sin cuenta», hay movimientos en cuentas contables que todavía no has asociado a una ficha de tesorería. Esos importes siguen formando parte del diario y de la previsión.

Acceso y plazas

La pantalla indica las cuentas de gestoría utilizadas y disponibles en la organización. Estas cuentas no ocupan una plaza de gestor. Los datos laborales requieren el permiso de nóminas; si un paquete no puede incluir un libro por ese motivo, indica la omisión. Las descargas quedan registradas en «Auditoría».

Preparar la revisión

Antes de descargar, revisa qué facturas, justificantes y modelos siguen pendientes. El paquete refleja los datos registrados en ese momento.