Guía completa · Centros

Preparar el curso siguiente

5 artículos · 16 min de lectura

Empezar paso a paso

Parte 01

Cerrar una temporada

Finaliza de una vez las inscripciones de una temporada, libera plazas y detén sus cuotas.

Abre «Inscripciones» y despliega «Cerrar temporada». Necesitas «Aceptar o rechazar inscripciones». La app tiene el mismo bloque en «Solicitudes».
Elige la «Temporada». Si no hay ninguna, créala en «Operativa → Temporadas».
Pulsa «Revisar cierre» y lee la vista previa.
Lee el aviso: los grupos de la temporada dejarán de admitir inscripciones, las cuotas del proveedor de cobro se confirman por separado y los periodos cobrados no se reembolsan automáticamente.
Marca «He revisado el alcance y quiero cerrar esta temporada» y pulsa «Confirmar cierre».
Sigue el progreso: «Cerrando temporada» y «N de M inscripciones procesadas». Se actualiza solo mientras el bloque está abierto; también puedes pulsar «Actualizar estado».
Al terminar verás «Curso cerrado». Si aparece «Cierre pendiente de revisión», pulsa «Continuar cierre».
Comprueba en «Inscripciones» los filtros «Finalizadas» y «Canceladas» y las etiquetas de cuotas.

Vista previa del cierre

Inscripciones que finalizan: Confirmadas; pasarán a «Finalizada».
Solicitudes y esperas que se cierran: Pendientes y en lista de espera; pasarán a «Cancelada».
Familias que quedan sin inscripción activa: Familias sin otra inscripción viva en el centro.
Plazas que se liberan: Plazas ocupadas por las confirmadas.
Cuotas por factura que terminan: Cuotas por factura vinculadas.
Cuotas de alumnos en Stripe: Cuotas del proveedor que se pedirá detener.

Qué cambia y no se puede deshacer

La temporada queda cerrada y sus grupos, archivados. No se pueden crear grupos nuevos en ella: Kidual responde «Esta temporada está cerrada. Crea el grupo en una temporada nueva». No hay botón para reabrirla y solo se admite un cierre por temporada.

Cada inscripción se procesa como una finalización o una baja manual: historial con tu usuario, petición de parar cuotas y aviso a la familia con cuenta («Inscripción finalizada» o «Baja registrada»). Las facturas emitidas se conservan.

Antes de cerrar

Si vas a repetir la temporada, hazlo antes desde «Operativa → Temporadas». Las familias en lista de espera quedarán canceladas: la opción «Crear tarea para revisar la lista de espera» de la repetición crea una tarea para revisarlas, pero no las mueve ni las invita.

Si eliges una temporada ya cerrada, el bloque muestra el resultado de su cierre.

Si algo falla

Las inscripciones o cuotas han cambiado. Revisa una nueva vista previa.: Pulsa «Revisar cierre» de nuevo.
Esta temporada ya tiene un cierre. Consulta su resultado.: Ya se cerró; vuelve a seleccionarla.
No se pudo completar el cierre. Reintenta para continuar desde la última inscripción.: Pulsa «Continuar cierre»; no repite las ya procesadas.
N bajas de cuotas requieren revisión.: Revisa esas inscripciones y pulsa «Reintentar baja de cuotas».

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Parte 02

Repetir una temporada para el curso siguiente

Copia actividades y grupos de un ciclo a una temporada nueva en borrador, con fechas desplazadas y precios ajustados, sin alumnos ni cobros.

En la web, abre «Operativa → Temporadas y re-run» y pulsa el nombre o la barra de la temporada de origen. Queda resaltada y debajo aparece «Re-run de» seguido de su nombre. En la app, pulsa «Repetir temporada» en la tarjeta del ciclo.
Revisa el nombre de la copia: la web propone el nombre de origen seguido de «(re-run)» en «Nuevo nombre»; la app propone «(copia)» en «Nueva temporada». En la app puedes indicar también el «Nuevo curso».
Indica cuántos días se desplazan las fechas, siempre un múltiplo de 7 para que cada sesión caiga el mismo día de la semana. El valor propuesto, 364, adelanta 52 semanas.
Si cambian los precios, escribe el porcentaje en «Ajuste precio %» (web) o «Variación de precios (%)» (app): 3 sube un 3 %, -10 rebaja un 10 % y 0 los deja igual.
Marca las opciones: «Copiar grupos/sesiones» (en la app, «Copiar grupos»), «Mantener monitores» y «Crear tarea para revisar la lista de espera». La app añade «Copiar imágenes»; en la web las imágenes se copian siempre.
En la web pulsa «Previsualizar» y lee el resumen: nombre de la temporada nueva, actividades y grupos que se copiarán (los alumnos copiados siempre son 0) y la nota de alcance. En la app pulsa «Guardar» y revisa la ventana «Crear copia revisada», con fechas, actividades y grupos.
Si todo cuadra, pulsa «Ejecutar re-run» (web) o confirma «Crear copia revisada» (app). En la web verás «Re-run creado: N actividades». Si cambias cualquier opción después de previsualizar, la vista previa desaparece y tienes que generarla de nuevo.
Comprueba la temporada nueva en «Borrador» y revisa en «Actividades» las actividades copiadas, sus grupos, monitores y precios antes de publicarlas.

Qué se copia y qué no

Temporada nueva: Se crea en «Borrador» con las fechas de inicio y fin del origen desplazadas.
Actividades: Todas las no archivadas de la temporada, como borrador y pendientes de validación. Conservan descripción, edades, modalidad, ubicación, políticas de cancelación, recuperación y crédito y los datos SEO.
Grupos: Los no archivados de esa temporada, con días, horario, duración, plazas, edades y unidad de precio. Las plazas ocupadas empiezan en cero.
Precios: Se aplica el ajuste a cada grupo y se redondea al céntimo.
Monitores, recursos y sedes: Se mantienen solo si siguen activos en el centro; el monitor, además, solo con «Mantener monitores».
Fechas: Se desplazan las de las actividades, las sesiones sueltas y los horarios importados.
No se copia: Inscripciones, alumnos, cobros ni la lista de espera. La opción de lista de espera solo crea la tarea «Revisar lista de espera de la temporada anterior» si había familias esperando; no envía invitaciones.

Límites

El desplazamiento admite hasta 3650 días hacia delante o hacia atrás (en la web, hasta 3647). El ajuste de precio va de -100 a 300 en la web y de -100 a 1000 en la app. El nombre admite hasta 160 caracteres y el curso, 32.

La copia cuenta para los límites de actividades y grupos de tu plan y necesita una suscripción activa. Si el plan no admite todas, no se crea nada.

Si algo falla

«Asocia al menos una actividad no archivada antes de copiar la temporada.»: el ciclo de origen está vacío. «El origen o las opciones han cambiado. Genera otra vista previa.»: alguien ha modificado actividades, grupos o la lista de espera; vuelve a previsualizar.

«Desplaza las fechas por semanas completas: indica un múltiplo de 7 días, por ejemplo 364.» y «Revisa el nombre, el desplazamiento de fechas y la variación de precios.» indican un dato fuera de rango. «El precio resultante supera el límite permitido.»: reduce el ajuste.

«El horario de origen necesita revisión antes de copiarlo.» o «Revisa los datos de curso de la actividad antes de copiarla.»: corrige esa actividad en «Actividades». «La operación supera el límite del plan» o «Tu centro necesita una suscripción activa para crecer.»: revisa «Plan».

Si no ves confirmación, pulsa «Actualizar» y busca la temporada nueva antes de repetir. Ejecutar otra vez la misma vista previa no duplica la copia, pero «Esta solicitud ya se utilizó con otras opciones.» indica que cambiaste opciones: genera otra vista previa solo si la copia no existe.

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Parte 03

Duplicar una actividad para un nuevo periodo

Crea un borrador con la misma ficha y grupos, sin alumnos ni pagos.

En la web, abre «Actividades» y pulsa «Duplicar» en la tarjeta. En la app de Centros, abre la actividad y pulsa «Duplicar como borrador».
Revisa el «Nombre del nuevo borrador». Kidual propone el título actual seguido de «(copia)»; puedes cambiarlo, con un máximo de 160 caracteres.
Indica el «Inicio de la copia», que es obligatorio, y el «Fin de la copia (opcional)» si lo conoces. Las fechas del periodo anterior no se copian.
Deja marcado «Copiar los grupos con horario semanal» para llevarte los grupos, o desmárcalo para empezar sin grupos.
Pulsa «Crear borrador». El aviso indica cuántos grupos se han copiado y cuántos con fechas concretas se han quedado fuera.
Abre la copia desde el filtro «Borradores». Revisa la ficha, las condiciones, el curso y los grupos, y asigna de nuevo los monitores.
Cuando esté lista, pulsa «Activar para uso interno» o publícala.

Qué se copia

Ficha: Descripción, categoría, municipio, modalidad, portada, ubicación, edades, condiciones para familias y SEO.
Datos del curso: Se copian, salvo el curso académico, que debes revisar.
Grupos: Los no archivados con horario semanal: nombre, días, horas, zona horaria, plazas, precio, unidad, edades, modalidad y estado (un grupo pausado sigue pausado).
No se copia: Inscripciones, pagos, plazas ocupadas, monitores asignados, sesiones sueltas, grupos con calendario de fechas importado y grupos archivados.

Duplicar una actividad o repetir una temporada

Duplicar trabaja con una sola actividad. Para preparar el siguiente ciclo completo, con vista previa de todas las actividades y desplazamiento de fechas, usa «Operativa → Temporadas». En la app, el panel «Planificar actividades» te lleva a «Temporadas».

Plan

La copia cuenta como una actividad más y cada grupo copiado cuenta para el límite de grupos. Si no hay capacidad, no se crea nada y verás el mensaje del límite.

Si algo falla

«Indica un nombre de hasta 160 caracteres», «Indica una fecha de inicio válida y revisa la fecha de fin» o «La fecha de fin no puede ser anterior a la fecha de inicio»: corrige el dato en la misma ventana.

«Revisa el horario importado antes de copiar los grupos, o crea la copia sin grupos»: algún grupo tiene un horario importado que no se puede trasladar; desmarca la copia de grupos y créalos a mano.

«No se pudo duplicar la actividad.» Revisa la conexión y vuelve a intentarlo. Antes de repetir, mira el filtro «Borradores»: si la copia ya existe, trabaja sobre ella para no crear dos.

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Parte 04

Crear un formulario para las inscripciones

Prepara las preguntas que la familia responde al solicitar plaza y decide cuándo empiezan a pedirse.

En la web, abre «Operativa» y pulsa el módulo «Formularios configurables». En la app, elige «Formularios» en «Sección» y pulsa «Crear formulario».
Escribe el «Nombre del formulario», por ejemplo «Autorización recogida». Debe tener entre 2 y 160 caracteres.
En la web, escribe la «Pregunta», elige el «Tipo de respuesta», marca o desmarca «Obligatoria» (viene marcada) y pulsa «Añadir pregunta». En la app, dentro de «Preguntas» pulsa «Añadir línea» y completa «Pregunta», «Respuesta», «Obligatoria» y «Opciones».
Para «Selección única» o «Selección múltiple», escribe las «Opciones», una por línea. Hacen falta al menos dos distintas; las repetidas se eliminan solas.
Repite con cada pregunta. En la web la lista muestra número, texto, tipo y si es obligatoria; corrige con «Editar pregunta N» o elimina con «Quitar pregunta N». En la app, «Quitar línea» elimina una pregunta.
Pulsa «Crear formulario» (web) o «Guardar» (app). En la web se crea siempre en «Borrador» y verás «Formulario guardado. Las respuestas anteriores conservan su versión.» En la app puedes elegir en «Estado» «Borrador» o «Activo».
Comprueba la fila: nombre · v1 · N preguntas · estado. Cuando lo hayas revisado, actívalo para que se pida en las nuevas solicitudes.

Tipos de respuesta

Texto corto: Una línea, por ejemplo un nombre.
Texto largo: Varias líneas, por ejemplo observaciones.
Selección única: La familia elige una opción de la lista.
Selección múltiple: La familia puede marcar varias opciones.
Sí/no: Las opciones «Sí» y «No» se añaden solas.
Fecha: La familia elige una fecha.
Firmas y archivos: No se crean aquí. Se piden desde la documentación del centro, en «CRM y familias → Documentos».

Límites

Un formulario tiene de 1 a 100 preguntas. Cada pregunta necesita entre 2 y 300 caracteres y admite hasta 100 opciones de hasta 300 caracteres, sin repetir.

En la web, si al guardar dejas una pregunta escrita sin pulsar «Añadir pregunta», se añade sola. «Editar pregunta» saca la pregunta de la lista y la pone en el editor; al volver a añadirla queda al final.

Si algo falla

«Añade al menos una pregunta.»: añade una antes de guardar. «Añade al menos dos opciones distintas.» (en la app, «Las preguntas de selección necesitan al menos dos opciones distintas.»): completa las opciones. «Añade la pregunta que estás preparando antes de editar otra.»: termina la pregunta del editor primero.

«El formulario necesita un nombre de entre 2 y 160 caracteres.», «Añade entre 1 y 100 preguntas válidas.» o «Revisa las preguntas, sus tipos y las opciones. Las firmas y los archivos se gestionan desde Documentación.» indican un dato fuera de límites.

Si el guardado no se confirma, pulsa «Actualizar» y busca el formulario por su nombre antes de crearlo otra vez.

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Parte 05

Revisar el fin de actividades y las cuotas

Finaliza las inscripciones terminadas y detén las cuotas que ya no corresponden, con revisión diaria.

Abre «Inscripciones» y despliega «Fin de actividades y revisión de cuotas» (en la app, «Fin de actividades y cuotas»). Necesitas «Aceptar o rechazar inscripciones».
El informe se carga al desplegarlo. Para recalcularlo pulsa «Actualizar informe».
Lee el estado: «Revisión diaria activa» o «Revisión diaria pendiente de activar» (en la app, «Pendiente de activar»).
Revisa los totales de cada acción y la lista de casos, con su nombre, la acción, la fecha de fin y el error si lo hay. Si hay más de 50, usa «Anterior» y «Siguiente».
Lee las notas sobre fechas y cuotas sin alumno identificable.
Marca «He revisado el informe completo y las fechas del centro» y pulsa «Aplicar y activar revisión diaria».
Comprueba el mensaje «Revisión registrada». Las cuotas se confirmarán por separado; más tarde pulsa «Actualizar informe» y revisa las bajas pendientes o que requieren revisión.

Acciones del informe

Inscripciones que finalizan: Confirmadas cuyo servicio ya terminó; pasarán a «Finalizada».
Cuotas por factura que terminan: Cuotas por factura de inscripciones terminadas; dejarán de generarse.
Bajas de cuotas sin inscripción vigente: Cuotas del proveedor de cobro sin inscripción activa; se pide detenerlas.
Fechas de fin que se programan en Stripe: Cuotas con inscripción vigente y fecha de fin conocida; se programa su último cobro.
Cuotas que necesitan revisión manual: Sin alumno o grupo identificable, o con otra inscripción pendiente; Kidual no las toca.

Qué hace la revisión diaria

Una vez activada, Kidual repite estas acciones una vez al día con las fechas vigentes. Cada inscripción finalizada cuenta como una finalización normal: plaza liberada, historial y aviso «Inscripción finalizada» a la familia.

No cambia importes ni devuelve dinero. Los cobros anteriores y sus posibles devoluciones se revisan en «Contabilidad».

Fechas

Las fechas incluyen el último día de servicio, con horario de Madrid. Se respetan las bajas anteriores. Stripe puede ajustar la última cuota si la fecha de fin cae dentro de un periodo ya facturado.

Si algo falla

Las fechas o las cuotas han cambiado. Actualiza el informe antes de aplicar.: Pulsa «Actualizar informe», revisa y vuelve a marcar la casilla.
No se ha completado la revisión. Actualiza el informe y vuelve a aplicar.: La última revisión se interrumpió.
N bajas requieren revisión.: Abre esas inscripciones y pulsa «Reintentar baja de cuotas».
No se pudo cargar el informe.: Pulsa «Actualizar informe».

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