Guía completa · Centros

El día a día del centro

6 artículos · 23 min de lectura

Parte 01

Usar Inicio: cola diaria, checklist y accesos rápidos

Lee los contadores, prioriza la cola del día y lanza las tareas habituales desde Inicio.

Abre «Inicio». Está disponible con el centro validado y un plan activo; durante la prueba de preparación el panel abre «Actividades».
Junto al saludo, los contadores muestran sesiones hoy, inscripciones por revisar y cobros fallidos. Pulsa uno para ir a su apartado. Sin pendientes verás «Nada urgente por ahora».
Revisa los indicadores: «Actividades» (total, publicadas y reparto «Marketplace», «Borrador», «Interna» u «Oculta»), «Plazas ocupadas» (ocupadas, total y libres) e «Inscripciones activas» (aprobadas y pendientes).
En «Cola diaria», cada fila indica cuántos casos hay, el motivo, el vencimiento (hoy, mañana, una fecha, vencida o sin fecha) y la prioridad. Pulsa la fila para ir al apartado; «Ver todas» muestra la lista completa.
«Centro operativo» indica cuántos pasos llevas para vender, cobrar y operar. Pulsa un paso pendiente para completarlo.
«Señales del negocio» resume grupos saturados y flojos, demanda sin resolver, conversión, tareas vencidas y si el cobro está operativo.
En «¿Qué quieres hacer hoy?» tienes «Nueva actividad», «Aviso a familias», «Invitar monitor», «Pasar lista» y «Exportar CRM». Cada botón solo aparece si tienes el permiso correspondiente.

Cola diaria y salud

La salud parte del avance de la puesta en marcha y baja con cada asunto urgente o de prioridad alta. Debajo verás hasta cinco recomendaciones. Si no tienes acceso al apartado de una fila, el botón no cambia de pantalla.

Urgente: Cobros fallidos.
Alta: Inscripciones pendientes, pagos iniciados sin terminar («Checkouts bloqueados»), documentos pendientes, leads calientes, familias sin respuesta, lista de espera con plaza u oferta a punto de caducar («Waitlist accionable») y alertas de jornada.
Media: Mensajes sin leer, campañas con problemas, fallos QR, errores de web, dominio o SEO y automatizaciones con error.

Centro operativo

Perfil público completo: Nombre, descripción, dirección, teléfono y logo.
Primera actividad creada y Grupos con plazas: Hay actividades y grupos con capacidad.
Cobros configurados: Stripe operativo o un método de cobro propio activo. Solo con «Ver pagos».
Equipo invitado: Más de una persona en el equipo. Solo con «Ver equipo».
Centro validado e Inscripciones revisadas: Validación aprobada y alguna inscripción.
CRM con seguimiento: Tareas o respuestas medidas. Solo con acceso al CRM.

Accesos rápidos y permisos

«Aviso a familias» envía un comunicado a todas las actividades del centro o a una: indica «Asunto» (hasta 240 caracteres) y «Mensaje» y, si hace falta, marca «Aviso urgente». Las familias no pueden responder a ese aviso. «Exportar CRM» descarga un CSV con familias, leads, estados y contactos.

Nueva actividad: «Editar actividades y grupos».
Aviso a familias: «Enviar avisos».
Invitar monitor: «Gestionar equipo».
Pasar lista: «Ver calendario y grupos».
Exportar CRM: «Exportar datos de familias».
Sesiones sin presencia confirmada: Aparece arriba con «Gestionar cambios y turnos abiertos»: sesiones sin fichaje ni lista abierta tras el margen del centro, con «Abrir cobertura urgente».

En la app Kidual Centros

«Inicio» muestra «Todo bajo control» o cuántos asuntos hay por resolver; «Ocupación» (tócala para verla por actividad) y «Cobros netos del mes»; «Publicadas», «Solicitudes», «Sin leer» y «Equipo»; «Cola diaria» con cinco acciones; «Centro operativo» y «Decisiones rápidas»; «Notificaciones» con «Leer todo»; la analítica, la agenda, los cobros de seis meses, «Carga semanal» y «Últimas inscripciones».

Si algo falla

Asunto y mensaje son obligatorios.: Completa los dos campos del aviso.
No se pudo exportar el CSV. Reintenta la descarga.: Vuelve a pulsar «Exportar CRM»; al terminar verás «CSV CRM descargado.»
Métricas no disponibles: Las señales muestran un guion: pulsa «Reintentar métricas» o «Reintentar seguimiento».

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Parte 02

Consultar el calendario del centro y el de cada actividad

Revisa qué sesiones hay cada día, sus cambios y los festivos.

Abre «Calendario». Necesitas el permiso «Ver calendario y grupos». Elige la vista «Semana» o «Mes», avanza o retrocede con las flechas y vuelve al día actual con «Hoy».
En la vista «Mes», cada día muestra hasta tres sesiones con su hora y actividad, «+N más» si hay otras, la etiqueta «Festivo» y avisos como «1 cancelada» o «2 cambios».
Pulsa un día. El panel lateral muestra sus sesiones con hora, actividad, grupo y lugar. Pulsa una sesión para abrir la ficha de su actividad.
Pulsa «Ver día» para abrir la ventana del día, con las pestañas «Listado» y «Horario». Cada sesión indica inicio y fin, zona, duración, tipo, «Grupo», «Plazas», «Monitor» y «Ubicación», y el enlace «Ir a la actividad».
En la vista «Semana» verás siete columnas. Pulsa una sesión para abrir su actividad; «Sin sesiones» indica un día vacío.
Para ver solo una actividad, entra en ella y abre su pestaña «Calendario». Funciona igual por meses e indica si cada sesión es de Península o Canarias.
En la app de Centros, abre «Agenda». Usa «Mes anterior», «Este mes» y «Mes siguiente»; las sesiones aparecen por día con actividad, grupo, zona, plazas y hora. Tócalas para ver el detalle.

Qué sesiones aparecen

El calendario general muestra los grupos activos de actividades «Publicadas», «Internas» y en «Borrador», dentro de sus fechas de inicio y fin. El calendario de una actividad incluye también las ocultas. Los grupos pausados o archivados no generan sesiones, y los festivos y cierres las excluyen.

Las sesiones canceladas no se cuentan como sesiones, pero el día indica la cancelación y su nota. «Hay horarios importados que requieren revisión» avisa de grupos importados con fechas u horas no válidas; el resto se muestra.

Tipos de sesión

Recurrente: Sesión de un grupo semanal.
Sesión única: Sesión suelta o individual.
Extraordinaria: Fecha añadida a un grupo.
Reprogramada: Sesión movida; se ven la fecha original y el destino.
Cancelada: Sesión anulada con su motivo.

Filtros y exportación

El calendario general no tiene filtros: la leyenda indica el color de cada actividad y la pestaña «Calendario» de la actividad sirve de filtro. No hay descarga ni suscripción del calendario del centro. Las familias pueden exportar su propia agenda; los datos de familias de una actividad se exportan desde «Analíticas → Exportar datos».

Revisar registros y capturas de sesiones

Al final del «Calendario», quien tiene el permiso «Cancelar sesiones» encuentra «Revisar registros y capturas de sesiones», con «Registros históricos» y «Capturas sin conexión», para vincular registros antiguos o enviados sin conexión a la sesión correcta.

Si algo falla

«No se pudo cargar la agenda»: pulsa «Reintentar». «No hay sesiones este mes» significa que no hay sesiones válidas; «No hay sesiones activas este mes», que solo hay cambios o cancelaciones. Revisa el estado de la actividad, si el grupo está pausado y las fechas de la actividad antes de concluir que falta un horario.

Si la agenda muestra una sesión y «Asistencia» no, anota fecha, grupo y ambas pantallas y avisa a soporte.

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Parte 03

Pasar lista y corregir la asistencia desde el centro

Marca presentes, retrasos y ausencias de cualquier sesión desde Asistencia, en el panel web o en la app de Centros.

En el panel web abre «Asistencia» y elige el día con «Día anterior», «Día siguiente», el selector de fecha o «Hoy». En la app de Centros entra en «Asistencia» y usa «Anterior», «Hoy» o «Siguiente», o toca la fecha junto al título para saltar a otro día.
Acota la pantalla con los filtros «Actividad», «Grupo» y «Estado», o escribe en «Buscar alumno/a». Los filtros se mantienen al cambiar de día: si echas en falta una sesión, vuelve a «Todas» y «Todos».
Pulsa la tarjeta de la sesión. En la web se abre sola la primera sesión visible. Comprueba en la cabecera la actividad, el grupo, el horario, el lugar, el monitor (o «Sin monitor asignado») y el número de participantes antes de marcar.
Mira la pastilla de permisos de la lista: «Corrección habilitada» significa que puedes cambiar marcas; «Solo lectura», que únicamente puedes consultar.
En la web pulsa el nombre del alumno para desplegar su ficha y elige «Presente», «Retraso» o «Ausente». Abrir la ficha no cambia nada por sí solo. En la app usa «Presente» o «Ausente» en la tarjeta del alumno; cuando ya esté presente puedes marcar la casilla «Llegó con retraso».
Espera la confirmación: en la web aparece «Asistencia corregida y auditada» y en la app la lista se recarga. Comprueba la nueva etiqueta del alumno y los contadores de la sesión antes de pasar al siguiente.
Al terminar, revisa el contador «Sin marcar». Un alumno sin marca no cuenta como ausente: márcalo o confirma con el monitor qué ocurrió.

Qué se guarda en cada corrección

Cada marca queda registrada con tu usuario, la hora y un motivo fijo: «Corrección centro: presente», «Corrección centro: retraso» o «Corrección centro: ausente». Ese motivo va al historial de cambios; la nota de asistencia que escribió el monitor no se modifica.

«Presente» y «Retraso» anotan la hora de entrada si todavía no existía. «Ausente» no borra una entrada ni una salida ya registradas, así que revisa la ficha si cambias de criterio después de una recogida.

En la web, «Presente» quita la marca de retraso. En la app, «Presente» conserva el retraso que hubiera; para quitarlo, desmarca «Llegó con retraso».

Corregir no envía ningún aviso a la familia ni al monitor. Si deben saberlo, escríbeles desde «Comunicación» en la web o «Mensajes» en la app.

Permisos que intervienen

Ver calendario y grupos: Permite abrir «Asistencia» y consultar las sesiones y sus listas.
Corregir asistencia: Permite marcar «Presente», «Retraso» y «Ausente» desde el centro. Sin él la lista aparece en «Solo lectura». También da acceso al aviso «Nueva ausencia avisada».
Pasar lista y Gestionar expedientes de familias: Juntos habilitan «Registrar recogida» y «Salida sin acompañante» en la sesión de hoy.
Ver salud de menores: Muestra alergias y notas de salud en cualquier fecha. Sin él solo se ven en la sesión de hoy y si tienes «Pasar lista».

Qué sesiones admiten cambios

Puedes corregir sesiones pasadas, de hoy o futuras. Kidual rechaza el guardado si la sesión está cancelada, si el centro está cerrado ese día o si la actividad o el grupo están pausados o retirados para esa fecha; lo registrado antes se conserva.

En «Asistencia» aparecen las actividades publicadas con grupos activos, sin los festivos del centro. Cada menor se cuenta una vez y solo entre las fechas de inicio y fin de su inscripción; también aparecen los contactos del centro cuya familia aún no tiene cuenta.

Diferencias entre la web y la app

La web tiene el botón «Retraso», el filtro «Estado → Retraso» y el «Resumen del día» con «Total participantes», «Presentes», «Ausentes» y «Sin marcar». La app muestra «Roster», «Presentes» y «Ausentes» del día y su filtro «Estado» ofrece «Salida» en lugar de «Retraso».

En la app el calendario de fechas abarca dos años antes y dos después del día elegido.

Si algo falla

«La asistencia cambió en otro dispositivo. Actualiza la lista antes de corregirla»: otra persona, normalmente el monitor, cambió la marca mientras tenías la lista abierta. Kidual recarga la lista para que revises el dato actual antes de decidir si hace falta otra corrección.

«No se ha podido confirmar el guardado. Actualiza la lista»: la respuesta se perdió. Vuelve a consultar antes de repetir. Si repites la misma corrección sobre la misma versión, Kidual devuelve el resultado ya guardado sin crear una segunda marca.

Si los botones están desactivados y ves «Solo lectura», pide el permiso «Corregir asistencia» a quien gestione «Equipo». Si el aviso habla de actualizar la agenda o conciliar, consulta la guía de listas en solo lectura.

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Parte 04

Buscar y consultar las incidencias de las sesiones

Localiza los partes de incidencia del centro, filtra por estado, gravedad y fechas y abre su ficha de seguimiento.

Abre «Incidencias» en el panel web o en la app de Centros. Por defecto se muestran las «Abiertas y en revisión».
Escribe en «Alumno, actividad o grupo» (hasta 160 caracteres) y elige «Estado» y «Gravedad». En la web también puedes acotar «Desde» y «Hasta» por la fecha de la sesión. Pulsa «Buscar».
Revisa el total de incidencias y cada fila: alumno, actividad, grupo, fecha, tipo, estado y gravedad. Se cargan 50 cada vez; usa «Cargar más incidencias» para ver el resto.
Pulsa «Ver seguimiento» para abrir la ficha y comprueba la sesión, el tipo, la gravedad y el estado.
Lee el «Parte original», quién lo registró y cuándo, y si es interno o compartido con la familia.
Si hay foto, pulsa «Descargar foto interna». En la app el teléfono te pide dónde guardarla.
Revisa las «Actuaciones internas» y, si existe, el «Seguimiento anterior». Sal con «Cerrar ficha».

Lo que muestra la ficha

Parte original: Descripción escrita por el monitor. No se puede editar.
Registrado por: Persona que registró el parte y fecha y hora del hecho.
Parte original interno o marcado como compartido con la familia: Indica si el monitor eligió «Interna» o «Compartida con familia».
Descargar foto interna: Foto adjuntada por el monitor. Es interna del equipo autorizado y no se comparte con la familia.
Seguimiento anterior: Notas de seguimiento guardadas antes del historial actual. Se conservan.
Actuaciones internas: Historial de estados y notas del centro, de la más reciente a la más antigua.

Accesos y avisos

Para ver «Incidencias» necesitas «Consultar incidencias»; para registrar actuaciones, «Gestionar incidencias». Cada consulta del listado y de una ficha queda registrada.

Desde una notificación de incidencia la ficha se abre directamente. Si pertenece a otro centro, cambia antes de centro.

En «Asistencia», la ficha del alumno indica cuántas incidencias tiene en esa sesión.

Si algo falla

«Revisa el intervalo de fechas»: «Desde» es posterior a «Hasta».

«No hay incidencias con estos filtros»: cambia el «Estado» a «Todos» o quita la gravedad y las fechas.

Si el listado no carga, pulsa «Reintentar incidencias»; si falla la ficha, «Volver a consultar».

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Parte 05

Responder a las solicitudes de las familias

Aprueba, rechaza, completa o cancela recuperaciones, créditos, visitas y ausencias con respuesta para la familia.

Abre «Operativa»: el bloque «Solicitudes de familias» está arriba e indica cuántas hay en curso. También puedes abrir «CRM y familias → Solicitudes», o el bloque de solicitudes de la ficha de una familia. En la app: «Familias → Solicitudes», u «Operativa → Solicitudes de familias».
Filtra. En «Operativa» usa «En curso», «Todas», «Recuperaciones», «Créditos», «Visitas» o «Ausencias». En «CRM y familias → Solicitudes» elige «Tipo de solicitud» y «Estado de solicitud» y, si hace falta, pulsa «Actualizar solicitudes».
Lee la fila: alumno y estado, tipo y actividad, familia y correo, fechas o importe, «Registrada por el centro» si la creó el equipo, el motivo y la respuesta anterior.
Para aceptar pulsa «Aprobar». En una visita indica «Fecha y hora confirmadas (Madrid)»; en una recuperación elige la sesión; en un crédito indica el importe y la caducidad.
Para no aceptar pulsa «Rechazar» y escribe el «Motivo» para la familia, de al menos 4 caracteres.
Añade si quieres una «Nota para la familia» (hasta 1200 caracteres) y pulsa «Confirmar». Comprueba el aviso «Solicitud actualizada» y el nuevo estado.
Cuando la visita o la recuperación se haya realizado, pulsa «Completar». Usa «Cambiar fecha» para mover una cita aprobada y «Cancelar» para anularla.
En las ausencias avisadas solo puedes «Cancelar» el aviso. La asistencia se corrige en «Asistencia».

Tipos de solicitud

Recuperación o reprogramación: Recuperar una clase perdida o cambiar una futura a otra sesión.
Crédito: Saldo a favor de la familia; ver el artículo de créditos.
Visita o entrevista: Cita con el centro, con fecha preferida de la familia.
Ausencia avisada: Aviso de que el alumno faltará a una sesión.

Estados y cambios permitidos

Una solicitud pendiente puede aprobarse, rechazarse o cancelarse. Una aprobada puede completarse o cancelarse. «Rechazada», «Cancelada» y «Completada» son definitivas.

Pendiente de revisión: Esperando respuesta.
Aprobada: Cita o recuperación confirmada.
Disponible: Crédito aprobado con saldo.
Completada: La visita o la recuperación ya se realizó.
Utilizado o Caducado: Crédito aplicado o vencido.
Rechazada o Cancelada: Cerrada sin efecto.

Qué recibe la familia

Los miembros del hogar con acceso al alumno reciben un aviso en Kidual, por ejemplo «Visita de» seguido del nombre del alumno, con el nuevo estado y tu nota. La cita confirmada aparece en el expediente del menor en su panel.

Permisos

«Ver operativa» para consultarlas; «Gestionar operativa» para responder recuperaciones, visitas y ausencias, y «Gestionar descuentos» para los créditos.

Si algo falla

La solicitud ya cambió de estado. Actualiza el panel.: Otra persona respondió antes.
La cita confirmada no puede quedar en el pasado.: Elige una fecha y hora futuras, como máximo a dos años.
Este aviso tiene una versión posterior. Revisa la ausencia vigente.: La familia modificó la ausencia.
No se ha confirmado el resultado.: Pulsa «Actualizar y comprobar solicitudes» y revisa el estado antes de repetir.

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Parte 06

Leer, buscar y responder las conversaciones con familias

Usa los filtros de la bandeja, responde desde la web o la app y entiende cuándo una conversación deja de estar pendiente.

En la web, pulsa «Mensajes» en la fila de accesos de «Comunicación», o el icono de mensajes de la cabecera y después «Ver inbox». En la app, abre «Mensajes» en el menú.
En «Mostrar» elige qué ver: «Conversaciones recibidas» (hilos en los que ha escrito una familia o un monitor), «Sin leer», «Envíos sin respuesta» (avisos, campañas y mensajes que nadie ha contestado) o «Todos los hilos».
Para buscar, escribe en «Buscar en mensajes» («Buscar en conversaciones» en la app). Busca en el asunto, la actividad, el grupo, el nombre o correo de la familia y el texto de los mensajes, sin distinguir tildes.
Si no encuentras el hilo, pulsa «Cargar más conversaciones» al final de la lista o cambia el filtro: lo que nadie ha contestado no aparece en «Conversaciones recibidas».
Abre la conversación. Las etiquetas «Aviso», «Acción» y «Riesgo» («Acción requerida» y «Riesgo alto» dentro del hilo) indican el tipo y la prioridad. Al abrirla queda leída para ti.
Escribe en «Escribe una respuesta…» (web) o en «Responder» (app). En la web, Intro envía y Mayúsculas + Intro añade una línea; marca «Importante» si quieres destacar el mensaje.
Pulsa «Enviar» («Enviar respuesta» en la app) una sola vez y comprueba que el mensaje aparece al final del hilo con tu nombre y la hora.
Si el hilo es un aviso, elige antes la familia en «Responder en privado a» («Familia destinataria» en la app). La respuesta va a una conversación privada con esa familia, no a todas.

Qué ves en cada conversación

Aviso del centro: Cabecera de los hilos de aviso con el texto enviado. Indica «Las respuestas son privadas con el centro», «Solo lectura para familias» o «Conversación privada con esta familia».
N/N leídos: Cuántos destinatarios han leído ese mensaje en Kidual.
N/N acuses: Cuántas familias han confirmado un mensaje que pedía acuse de recibo.
Importante o Urgente: Etiqueta del mensaje. «Urgente» aparece en los avisos enviados como «Aviso urgente».
Recibos: Abre «Recibos de lectura» con el recuento de lecturas de cada mensaje del hilo (solo web).
Resumen no disponible y Traducción no disponible: Botones desactivados en la web. En la app, «Resumen» responde que falta configurar el proveedor.
Histórico conservado: destinatarios sin identificar…: Mensaje antiguo que se conserva solo para el centro y no se muestra a otras familias.

Leído, sin leer y pendiente de respuesta

La lectura es personal: cuando abres un hilo queda leído para ti, no para el resto del equipo. «Marcar leídos», en el menú de mensajes de la cabecera web, marca como leídas todas las conversaciones del centro activo solo para ti.

El aviso «N mensajes sin responder» y el número de la pestaña «Comunicación» cuentan las conversaciones cuyo último mensaje es de la familia. Solo bajan cuando alguien del centro responde.

La bandeja web se actualiza sola cuando llega un mensaje y al volver a la ventana. En la app, usa el botón «Actualizar conversaciones».

Qué recibe la familia

La familia ve tu respuesta en su bandeja de «Mensajes» y recibe una notificación si la tiene activada para mensajes. «Importante» añade la etiqueta al mensaje, pero no cambia el tipo de notificación que recibe.

Todas las personas activas del equipo participan en las conversaciones del centro, así que cualquiera con permiso puede continuar el hilo.

Límites

Cada respuesta admite hasta 5000 caracteres en la web y un máximo de 25 menciones distintas con @.

Desde «Mensajes» no se puede empezar una conversación nueva ni archivar o borrar conversaciones. Para escribir a una familia usa su ficha en «CRM y familias»; para varias, un aviso o una campaña.

Si algo falla

Tu rol no tiene permiso para enviar mensajes.: Falta el permiso «Responder a familias». Puedes leer, pero no escribir.
Elige una familia para responder en privado; para comunicar a todos, envía un nuevo aviso.: Estás en un hilo de aviso sin familia elegida.
No hay conversaciones que coincidan. Los envíos sin respuesta están en su propio filtro.: Cambia «Mostrar» a «Envíos sin respuesta» o «Todos los hilos».
La página de conversaciones no es válida. Actualiza la bandeja.: Recarga la página y vuelve a buscar.
La búsqueda admite hasta 120 caracteres.: Acorta el texto de búsqueda.
Sin confirmación al enviar: Recarga la conversación y comprueba si el mensaje se ha guardado antes de volver a enviarlo.

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