Guía completa · Centros

Comunicar con las familias

5 artículos · 19 min de lectura

Parte 01

Leer, buscar y responder las conversaciones con familias

Usa los filtros de la bandeja, responde desde la web o la app y entiende cuándo una conversación deja de estar pendiente.

En la web, pulsa «Mensajes» en la fila de accesos de «Comunicación», o el icono de mensajes de la cabecera y después «Ver inbox». En la app, abre «Mensajes» en el menú.
En «Mostrar» elige qué ver: «Conversaciones recibidas» (hilos en los que ha escrito una familia o un monitor), «Sin leer», «Envíos sin respuesta» (avisos, campañas y mensajes que nadie ha contestado) o «Todos los hilos».
Para buscar, escribe en «Buscar en mensajes» («Buscar en conversaciones» en la app). Busca en el asunto, la actividad, el grupo, el nombre o correo de la familia y el texto de los mensajes, sin distinguir tildes.
Si no encuentras el hilo, pulsa «Cargar más conversaciones» al final de la lista o cambia el filtro: lo que nadie ha contestado no aparece en «Conversaciones recibidas».
Abre la conversación. Las etiquetas «Aviso», «Acción» y «Riesgo» («Acción requerida» y «Riesgo alto» dentro del hilo) indican el tipo y la prioridad. Al abrirla queda leída para ti.
Escribe en «Escribe una respuesta…» (web) o en «Responder» (app). En la web, Intro envía y Mayúsculas + Intro añade una línea; marca «Importante» si quieres destacar el mensaje.
Pulsa «Enviar» («Enviar respuesta» en la app) una sola vez y comprueba que el mensaje aparece al final del hilo con tu nombre y la hora.
Si el hilo es un aviso, elige antes la familia en «Responder en privado a» («Familia destinataria» en la app). La respuesta va a una conversación privada con esa familia, no a todas.

Qué ves en cada conversación

Aviso del centro: Cabecera de los hilos de aviso con el texto enviado. Indica «Las respuestas son privadas con el centro», «Solo lectura para familias» o «Conversación privada con esta familia».
N/N leídos: Cuántos destinatarios han leído ese mensaje en Kidual.
N/N acuses: Cuántas familias han confirmado un mensaje que pedía acuse de recibo.
Importante o Urgente: Etiqueta del mensaje. «Urgente» aparece en los avisos enviados como «Aviso urgente».
Recibos: Abre «Recibos de lectura» con el recuento de lecturas de cada mensaje del hilo (solo web).
Resumen no disponible y Traducción no disponible: Botones desactivados en la web. En la app, «Resumen» responde que falta configurar el proveedor.
Histórico conservado: destinatarios sin identificar…: Mensaje antiguo que se conserva solo para el centro y no se muestra a otras familias.

Leído, sin leer y pendiente de respuesta

La lectura es personal: cuando abres un hilo queda leído para ti, no para el resto del equipo. «Marcar leídos», en el menú de mensajes de la cabecera web, marca como leídas todas las conversaciones del centro activo solo para ti.

El aviso «N mensajes sin responder» y el número de la pestaña «Comunicación» cuentan las conversaciones cuyo último mensaje es de la familia. Solo bajan cuando alguien del centro responde.

La bandeja web se actualiza sola cuando llega un mensaje y al volver a la ventana. En la app, usa el botón «Actualizar conversaciones».

Qué recibe la familia

La familia ve tu respuesta en su bandeja de «Mensajes» y recibe una notificación si la tiene activada para mensajes. «Importante» añade la etiqueta al mensaje, pero no cambia el tipo de notificación que recibe.

Todas las personas activas del equipo participan en las conversaciones del centro, así que cualquiera con permiso puede continuar el hilo.

Límites

Cada respuesta admite hasta 5000 caracteres en la web y un máximo de 25 menciones distintas con @.

Desde «Mensajes» no se puede empezar una conversación nueva ni archivar o borrar conversaciones. Para escribir a una familia usa su ficha en «CRM y familias»; para varias, un aviso o una campaña.

Si algo falla

Tu rol no tiene permiso para enviar mensajes.: Falta el permiso «Responder a familias». Puedes leer, pero no escribir.
Elige una familia para responder en privado; para comunicar a todos, envía un nuevo aviso.: Estás en un hilo de aviso sin familia elegida.
No hay conversaciones que coincidan. Los envíos sin respuesta están en su propio filtro.: Cambia «Mostrar» a «Envíos sin respuesta» o «Todos los hilos».
La página de conversaciones no es válida. Actualiza la bandeja.: Recarga la página y vuelve a buscar.
La búsqueda admite hasta 120 caracteres.: Acorta el texto de búsqueda.
Sin confirmación al enviar: Recarga la conversación y comprueba si el mensaje se ha guardado antes de volver a enviarlo.

Abrir este artículo suelto y marcar pasos

Parte 02

Enviar un aviso a las familias del centro

Comunica un cambio a todas las familias inscritas o a las de una actividad y comprueba por dónde les llega.

En la web, abre «Inicio» y pulsa «Aviso a familias», o pulsa «Avisos» en la fila de accesos de «Comunicación». En la app, abre «Mensajes» y pulsa «Aviso».
En «Destinatarios» (solo web), deja «Todas las actividades del centro» o elige una actividad. Para un grupo concreto o para permitir respuestas desde la web, envía el aviso desde la propia actividad.
Escribe el «Asunto» (hasta 240 caracteres) y el «Mensaje»: qué cambia, desde cuándo y qué debe hacer la familia. No incluyas datos privados de un menor.
Marca «Aviso urgente» solo si es prioritario: se envía como aviso urgente y solo evita el horario de silencio de las familias que lo permiten.
En la app, activa «Permitir respuesta familiar» si quieres que las familias puedan contestar. El aviso de «Inicio» en la web no admite respuestas.
Pulsa «Enviar aviso» («Enviar comunicado» en la app) una sola vez y espera el mensaje «Aviso enviado» o el cierre de la ventana.
Comprueba el envío: en la web aparece en «Mensajes» con los filtros «Envíos sin respuesta» o «Todos los hilos»; en la app, en «Comunicados enviados», marcado como «Respuesta» o «Solo aviso».

Quién lo recibe

Las familias con alguna inscripción aprobada, confirmada, pendiente o en lista de espera en el centro, o solo en la actividad elegida. Cada familia lo ve en su bandeja de «Mensajes» con la etiqueta «Aviso».

Un aviso no se puede editar ni borrar después de enviarlo. Para corregirlo, envía un aviso nuevo que lo explique.

Cómo llega

Bandeja de Mensajes: Siempre queda en la bandeja de cada familia destinataria, aunque no tenga activadas las notificaciones.
Notificación: Lleva el título «Aviso:» o «Aviso urgente:» seguido del asunto. Llega al móvil o al navegador si la familia tiene activados los avisos y un dispositivo registrado.
Copia por correo: Kidual prepara además un correo para cada familia que permite el email para avisos. Si está en su horario de silencio, el correo espera a que termine; si el proveedor falla, se reintenta.
Aviso urgente: El mensaje se marca como «Urgente». Salta el horario de silencio solo si la familia permite urgencias durante el silencio.

Respuestas y consulta en la app

Si el aviso permite respuesta, cada familia que contesta abre una conversación privada con el centro que las demás no ven. Te llega en «Conversaciones recibidas».

Para escribir tú a una familia concreta a partir del aviso, ábrelo en «Mensajes» y elige la familia en «Responder en privado a».

En la app, al tocar un comunicado enviado ves «Familias pueden responder» o «Solo informativo», «Urgente» si lo marcaste y la actividad o el grupo.

Aviso, campaña o mensaje privado

Aviso: Todas las familias del centro o de una actividad. Rápido, sin plantillas, segmentos, programación ni acuse.
Avisos de una actividad: Permiten elegir grupo o sesión y si las familias pueden responder.
Campaña: Segmentos, plantillas, canales, programación, acuse de recibo y estado de entrega por destinatario.
Mensaje privado: Una sola familia, desde su ficha o desde un aviso.

Si algo falla

Si no ves «Aviso a familias» en «Inicio», te falta el permiso «Enviar avisos» o el centro no tiene un plan activo.

«Asunto y mensaje son obligatorios.»: completa los dos campos. «Actividad no encontrada en este centro.»: la actividad ya no existe o es de otro centro; recarga.

Si se pierde la respuesta al enviar, no cierres la ventana ni cambies el texto y pulsa otra vez el botón: Kidual reconoce el mismo envío y no lo duplica. Si ya la cerraste, comprueba en «Mensajes» si el aviso existe antes de enviarlo de nuevo.

Si aparece «Este envío ya existe con otro contenido. Abre un nuevo aviso para enviar la corrección.», cierra la ventana y abre un aviso nuevo.

Abrir este artículo suelto y marcar pasos

Parte 03

Crear y editar plantillas de mensaje

Prepara textos reutilizables con variables para campañas y reglas automáticas.

En «Comunicación», pulsa «Plantillas» en la fila de accesos. Verás las plantillas del centro; Kidual crea de inicio un juego de plantillas base.
Pulsa «+ Nueva» para crear una o pulsa una plantilla para editarla. Sin el permiso «Gestionar plantillas» aparecen desactivadas.
Completa «Nombre» (obligatorio, hasta 160 caracteres), «Asunto» (opcional, hasta 240) y «Mensaje» (obligatorio, hasta 8000).
Para personalizar, pulsa una variable de «Variables disponibles»: se copia y la pegas donde quieras. Escríbela siempre con dobles llaves, como {{familyName}}.
Revisa el ejemplo con datos ficticios que aparece bajo las variables: así se verán el asunto y el mensaje con valores de muestra.
Pulsa «Guardar plantilla» y comprueba «Plantilla guardada». Si quieres crear otra sin cerrar, pulsa «Nueva» para vaciar el formulario.
Úsala: en «Nueva campaña» elige la «Plantilla» (rellena «Asunto» y «Mensaje», y el «Nombre» si estaba vacío) o asígnala a una regla en «Automatizaciones».

Plantillas base de Kidual

Kidual las crea al abrir «Comunicación» por primera vez y las enlaza con las reglas automáticas, que empiezan pausadas. Puedes editarlas: aunque cambies su texto o su nombre, Kidual no crea otra copia.

Bienvenida al centro: Para familias nuevas y leads convertidos.
Inscripción recibida, Inscripción aprobada, Inscripción no aprobada: Para cada estado de una solicitud.
Lista de espera, Oferta de plaza, Oferta de plaza caducada: Para la lista de espera y sus ofertas.
Pago pendiente, Pago fallido: Para recordatorios de cobro.
Documento pendiente, Recordatorio de sesión, Ausencia recibida: Para documentación, sesiones y ausencias.
Cambio de horario, Seguimiento de incidencia, Renovación, Contacto con lead: Textos de apoyo para campañas o reglas.

Variables

Solo se admiten las variables del diccionario de variables. Si escribes otra, al guardar aparece «Variables no soportadas:» seguido de la variable.

En una campaña no hay una sesión, un pago, un documento ni una oferta concretos: {{sessionDate}}, {{sessionTime}}, {{paymentAmount}}, {{documentName}} y {{offerExpiresAt}} quedan vacías. Úsalas en reglas automáticas del evento que las rellena.

Si falta un dato, Kidual escribe «familia», «tu hijo/a» o «la actividad». {{today}} se escribe como año-mes-día, aunque el ejemplo del formulario lo muestre con barras.

Qué cambia al editar

Los cambios valen para los usos futuros. Las reglas enlazadas usarán el texto nuevo en el próximo envío; el botón de la plantilla muestra cuántas reglas la usan («N autom.»).

Una campaña copia el asunto y el mensaje al elegir la plantilla: editar la plantilla después no cambia campañas ya guardadas o enviadas.

Diferencias y límites

En la app ves hasta ocho plantillas con sus variables y puedes elegirlas al preparar una campaña, pero no crearlas ni editarlas.

La web muestra doce plantillas y el botón «+N más» para ver el resto. El panel no permite borrar plantillas.

Si algo falla

Nombre y mensaje son obligatorios.: Rellena ambos campos.
Variables no soportadas: …: Corrige o quita la variable indicada; revisa mayúsculas y llaves.
Plantilla no encontrada.: Ya no existe o has cambiado de centro. Pulsa «Actualizar».
No se pudo confirmar la operación. Actualiza antes de repetirla.: Pulsa «Actualizar» y comprueba si la plantilla se guardó antes de repetir.

Abrir este artículo suelto y marcar pasos

Parte 04

Preparar y enviar una campaña segmentada

Elige destinatarios, revisa el texto que recibirá cada familia y confirma el envío desde la web o la app.

En «Comunicación → Nueva campaña», escribe el «Nombre» (interno, hasta 180 caracteres) y elige el «Segmento», o pulsa un recuadro de «Segmentos». El pie del formulario muestra cuántos destinatarios hay.
Elige la «Categoría»: «General», «Actividad», «Pago», «Documento», «Asistencia», «Emergencia», «Marketing», «Soporte» o «Legal». Determina qué preferencias de cada familia se aplican.
Si quieres, elige una «Plantilla» para rellenar «Asunto» y «Mensaje». Ajusta el «Asunto» (hasta 240 caracteres) y el «Mensaje» (hasta 12 000). «Borrador en el móvil» muestra cómo se verá.
Revisa los canales («Inbox Kidual», «Push», «Email») y las opciones «Importante», «Email de respaldo», «Traducir por destinatario» y «Requiere acuse». En «Más opciones» están el idioma, el horario de silencio y la programación.
Pulsa «Vista previa». Comprueba el número de destinatarios, los canales, el «Coste estimado» y, en «Vista previa para», el texto final de cada destinatario (se muestran hasta 50).
Pulsa «Enviar ahora». En «Confirmar envío» revisa el resumen y pulsa «Confirmar envío», o «Revisar mensaje» para volver al formulario.
Espera el aviso «Envío iniciado» y comprueba la campaña en «Reportes y campañas» con su estado y el recuento de envíos.
Para dejarla preparada sin enviar, pulsa «Guardar»: queda como borrador y podrás enviarla después con «Enviar».

Opciones del formulario

Categoría (Tipo de aviso en la app): Tipo de comunicación. «Marketing» exige consentimiento comercial; «Emergencia» y «Legal» llegan siempre a la bandeja.
Importante: Destaca el mensaje y lo trata como urgente frente al horario de silencio.
Email de respaldo: Usa el correo solo si no se tramita la notificación push, SMS o WhatsApp.
Traducir por destinatario: Solo se puede marcar si la traducción está activa; si no, el mensaje llega en el idioma original.
Requiere acuse: Pide a cada familia que confirme la recepción.
Idioma original: Idioma en el que escribes el mensaje.

Qué ocurre al confirmar

Kidual vuelve a comprobar que cada destinatario sigue cumpliendo los criterios del segmento; quien ya no los cumple queda como «Cancelado» y no recibe nada.

Cada familia con cuenta recibe el mensaje en una conversación privada con el asunto de la campaña y puede responder: la respuesta llega a «Conversaciones recibidas». Los leads solo pueden recibirlo por correo.

El envío respeta los canales y tipos de aviso que cada familia tiene activados y su horario de silencio, según la opción elegida.

Los destinatarios se fijan al guardar o enviar. Cualquier cambio en el formulario después de la vista previa la borra: vuelve a pulsar «Vista previa».

En la app

El bloque «Nueva campaña» tiene «Nombre», «Segmento», «Plantilla», «Asunto», «Mensaje», «Tipo de aviso», «Idioma original» y «Canales». Activa «Enviar al guardar» y pulsa «Enviar campaña»; sin esa opción, el botón es «Guardar campaña».

Antes de enviar se abre «Confirmar envío» con destinatarios, canales («Buzón», «Notificaciones», «Correo»), coste estimado, asunto y mensaje. «Vista previa» abre la misma revisión sin enviar. El formulario solo aparece con el permiso «Enviar campañas».

Si algo falla

Selecciona un segmento, reglas o destinatarios concretos.: Elige un segmento antes de la vista previa o del envío. En la app: «Elige un segmento para ver la vista previa.»
Asunto y mensaje son obligatorios.: Rellena ambos. En la app: «Completa nombre, segmento, asunto y mensaje.»
No hay destinatarios que cumplan los criterios actuales.: El segmento está vacío. Revisa sus criterios.
Variables no soportadas: …: Corrige la variable indicada.
No se pudo preparar el texto por destinatario. Actualiza la vista previa antes de enviar.: Vuelve a pulsar «Vista previa».
Completa la dirección o el teléfono público del centro antes de enviar ofertas.: Campaña de «Marketing» con correo: completa esos datos en «Ajustes».
Sin confirmación de envío: Si no ves «Envío iniciado», abre «Ver historial de campañas» y comprueba si la campaña existe y su estado antes de repetir.

Abrir este artículo suelto y marcar pasos

Parte 05

Configurar una automatización de mensajes

Elige el evento, la plantilla y si la regla está activa para que Kidual escriba a la familia cuando ocurre algo.

En «Comunicación», pulsa «Automatizaciones» en la fila de accesos. Kidual ya tiene una regla pausada por cada evento, enlazada a su plantilla base. Si hay más de seis, pulsa «Ver todas».
Pulsa el nombre de una regla para editarla o «+ Nueva regla» para crear otra. Ambas opciones requieren «Gestionar plantillas».
En la ventana «Regla automática» elige el «Evento». La ayuda del título explica cuándo ocurre y enlaza al diccionario de eventos.
Escribe un «Nombre de la regla» reconocible (hasta 160 caracteres). Si lo dejas vacío, la lista muestra el nombre del evento.
En «Plantilla» elige el texto que se enviará. Revisa antes en «Plantillas» que tenga mensaje y solo variables que ese evento rellena.
Marca «Activa» para que empiece a enviar y, si procede, «Importante» para destacar el mensaje.
Pulsa «Guardar regla» y comprueba «Automatización guardada». En la lista verás «Plantilla» seguido del nombre, «Importante» si lo marcaste y el interruptor encendido.
Cuando ocurra el evento, revisa el «Historial de automatizaciones» para confirmar el resultado.

Cada campo

Evento: Lo que dispara el envío: inscripción, pago, documento, sesión, ausencia, lead, lista de espera o bienvenida. No es un horario.
Nombre de la regla: Etiqueta interna para reconocerla en la lista.
Plantilla: Asunto y mensaje que se personalizan para cada destinatario. Con «Sin plantilla» el envío falla.
Activa: Permite que la regla envíe. Al crear con «+ Nueva regla» viene desmarcada.
Importante: Marca el mensaje como importante. No cambia las preferencias de la familia.

Una regla por evento

Cada evento admite una sola regla. Si guardas una regla con un evento que ya tiene otra, sustituyes su nombre, plantilla y opciones.

Las reglas base se crean pausadas al abrir «Comunicación» por primera vez. No se envía nada hasta que actives alguna.

Qué recibe la familia

Si la familia tiene cuenta, el mensaje aparece en una conversación privada llamada «Avisos del centro» (una por familia y alumno) y recibe una notificación con el asunto de la plantilla, según sus preferencias. Si la plantilla no tiene asunto, el título es «Mensaje de Kidual».

Si el destinatario es un lead sin cuenta, por ejemplo con el evento «Nueva familia interesada», recibe el mensaje por correo.

Kidual no envía dos veces el mismo evento a la misma familia por el mismo motivo.

Qué no hace «Guardar regla»

No envía un mensaje de prueba ni procesa eventos que ocurrieron antes de activarla. El momento del envío lo marca el evento; el recordatorio de sesión tiene su propio horario.

La app lista las reglas con su evento y si están activas o pausadas, pero no permite editarlas ni activarlas: hazlo en la web.

Si algo falla

Evento de automatización no válido.: Elige un evento de la lista y guarda de nuevo.
Plantilla no encontrada.: La plantilla ya no existe en este centro. Elige otra.
No se pudo confirmar la operación. Actualiza antes de repetirla.: Pulsa «Actualizar» y comprueba la regla antes de repetir.

Abrir este artículo suelto y marcar pasos