Registrar una factura de proveedor y su pago

Encontrar una factura y leer los indicadores

La lista muestra hasta 50 facturas por página. Usa «Anterior» y «Siguiente» para recorrerla; el contador indica cuántas coinciden con el estado y la búsqueda. «Todas» deja fuera las anuladas, que tienen su propia pestaña.

Los indicadores se calculan con todas las facturas del centro que coinciden con la búsqueda, no solo con las filas visibles. Cambiar de página o de pestaña no reduce esos importes. «Pendiente de pago» cuenta la deuda sin pagar; «Vencido» solo la deuda cuya fecha de vencimiento ya ha pasado. El aviso de próximos vencimientos abarca los siete días siguientes.

El importe registrado este mes utiliza la fecha de factura. El «IVA del trimestre» recoge el deducible de las facturas contabilizadas con fecha de ese trimestre. Si falla la consulta, verás el error y podrás reintentar; no se mostrará un saldo de cero.

Revisar lo leído del PDF

Los indicadores de confianza señalan qué conviene revisar primero. Un dato con confianza alta también debe coincidir con la factura. Puedes abrir el original desde el detalle y corregir el borrador antes de contabilizarlo. Escribe los importes con un máximo de dos decimales, por ejemplo 125,50.

Pagos parciales y confirmaciones pendientes

Puedes registrar varios pagos hasta cubrir la deuda. Registrar el pago anota lo que ya ha ocurrido; no envía una transferencia.

Si se corta la conexión al guardar, conserva el formulario y consulta el documento antes de empezar otro registro. Un reintento del mismo pago abierto conserva su identificador para evitar duplicarlo. Si aparece una referencia duplicada al contabilizar, busca la factura original en lugar de cambiar el número para forzar el alta.

Un gasto que cubre varios meses

Un seguro anual puede pagarse de una vez y reconocerse como gasto mes a mes. Indica cuántos meses cubre y desde cuándo. Al contabilizar se registra toda la deuda; el detalle permite consultar las cuotas que ya tienen asiento.

Una compra de inmovilizado se gestiona desde «Activos» para registrar su amortización. Revisa esa opción cuando hayas usado una cuenta de inmovilizado.

Corregir una factura contabilizada

El documento contabilizado no se edita como un borrador. Si aún no tiene pagos, puedes anularlo con un motivo y registrar el correcto. La anulación deja su rastro en el diario. Si ya tiene pagos, revisa primero esos movimientos; no crees otra factura para compensarlos sin comprobar el saldo.

Trabajar desde la app de centros

Entra en «Gestión financiera → Facturas recibidas». Elige el estado, escribe el proveedor, NIF o número en «Buscar factura» y toca la lupa. Usa «Anterior» y «Siguiente» para recorrer los resultados; los indicadores incluyen todas las facturas de esa búsqueda.

Para añadir una, toca «Subir PDF» o «Registrar a mano». La app guarda primero un borrador. Ábrelo, guarda el PDF original si necesitas cotejarlo y toca «Revisar borrador» para corregir fechas, importes, cuenta, periodificación y notas. Guarda los cambios y pulsa «Contabilizar» cuando hayas terminado la revisión.

Después de realizar el pago, abre el documento y toca «Registrar pago». Comprueba el importe, la fecha y la cuenta. Puedes pagar una parte y consultar lo que queda pendiente en el mismo detalle. «Asignar actividad» permite llevar el coste a una actividad o dejarlo como gasto general.

Si la app no puede confirmar un guardado o pago, cierra ese formulario, actualiza la factura y comprueba el resultado antes de repetirlo. La app bloquea un segundo envío desde el formulario incierto. Cerrar la sesión o cambiar de centro retira los datos que estabas viendo.

Toca el icono junto al título para leer la explicación y abrir esta guía. Para una compra de inmovilizado contabilizada, toca «Crear activo desde esta factura»; las fichas asociadas se abren desde «Activos relacionados». Para preparar una remesa de transferencias, abre «Remesas bancarias» dentro de «Gestión financiera» y elige «Remesa de pagos».