Preparar y revisar cuotas recurrentes

Cómo se calculan las fechas

La primera factura corresponde a la fecha inicial que escribas. Las siguientes avanzan uno, dos, tres, seis o doce meses, según la periodicidad, y utilizan el día elegido entre el 1 y el 28.

El proceso diario revisa las cuotas pendientes a las 06:10, hora de Madrid, y emite un periodo por cuota en cada ejecución. Si hay varios periodos atrasados, no los reúne en una sola factura. Una fecha inicial pasada puede empezar a generar esas facturas pendientes.

«Emitir ahora» emite el periodo pendiente que aparece en la revisión, aunque aún no haya llegado su fecha. La factura lleva la fecha del día de emisión. No utilices ese botón para reenviar una factura anterior.

Si editas una cuota que ya tiene facturas, estas conservan sus datos. El detalle muestra la próxima fecha resultante: cambiar la periodicidad no adelanta por sí solo el periodo que ya estaba programado.

Leer los indicadores y recorrer el historial

Los indicadores incluyen todo el centro; la búsqueda y el estado solo filtran la lista. «Anterior» y «Siguiente» recorren todas las cuotas, en páginas de 50.

El equivalente mensual divide el importe de cada cuota activa entre los meses de su periodicidad. «Próximas hasta fin de mes» suma el siguiente periodo pendiente de cada cuota activa cuya fecha no supera el último día del mes; también incluye fechas atrasadas. No suma todos los periodos atrasados de una misma cuota.

En «Emisiones», las páginas muestran 36 registros. Recorre los más antiguos para revisar el historial completo. Los errores de emisión y los problemas con el correo se muestran por separado.

Crear cuotas desde inscripciones

Selecciona las inscripciones disponibles de una página. Cambiar la página o la búsqueda limpia la selección para que puedas revisar exactamente cuáles vas a crear. Las que ya tienen cuota o una suscripción de Stripe aparecen deshabilitadas.

Cada cuota toma el precio y la periodicidad del grupo, sin retención y con el IVA del perfil fiscal. Si dejas el medio automático, usa SEPA cuando existe un mandato y transferencia en los demás casos. Puedes elegir otro medio durante la preparación.

Antes de crear, Kidual vuelve a comprobar los datos revisados. Si una inscripción ha cambiado, actualiza la selección y revisa su nuevo precio. Al terminar, consulta las cuotas creadas y el motivo de cada inscripción omitida.

Una cuota vinculada a una inscripción conserva la familia de esa inscripción. Si necesitas cambiar de pagador, revisa primero la inscripción y la ficha del cliente.

Pausar, reanudar o finalizar

«Pausar» detiene las próximas emisiones y conserva el periodo pendiente. «Reanudar» continúa desde ese periodo: si quedó atrasado, el proceso diario podrá emitirlo. Comprueba esa fecha antes de confirmar.

«Finalizar» cierra la plantilla de forma permanente. Sus facturas permanecen en el historial; si necesitas volver a facturar después, crea una cuota nueva. Ninguna de estas acciones borra facturas ni salda importes pendientes.

Comprobar el envío del correo

Solicitar correo al emitir no garantiza la entrega. En «Emisiones» verás si se envió, si falta el correo del cliente, si el servicio no está disponible o si la entrega no se pudo confirmar.

Una factura emitida sigue existiendo aunque falle el correo. Abre «Facturas emitidas» y consulta esa misma factura para revisar o enviar su PDF. Los envíos pendientes o iniciados que no concluyan no tienen un reintento automático garantizado; comprueba la entrega antes de repetirlos.

Cada nueva factura utiliza los datos fiscales y el correo de la ficha del cliente en ese momento. Mantén esa ficha actualizada. Los registros antiguos pueden no tener un estado de correo guardado.

Usar las cuotas en la app de centros

Abre «Gestión financiera → Cuotas recurrentes». Tienes búsqueda, filtros, páginas e indicadores del centro, igual que en la web. El icono de información junto al título abre la explicación y esta guía.

«Nueva cuota» abre el selector de clientes. Elige una ficha guardada, completa las fechas y hasta 50 conceptos, pulsa «Revisar cuota» y confirma «Guardar cuota» tras comprobar el desglose. Para editar, puedes mantener el cliente de la cuota o elegir otra ficha; se conservan todas las líneas y las notas.

«Desde inscripciones» permite elegir las disponibles de la página, preparar sus fechas y revisar familia, alumno, actividad, importe y medio de cobro antes de «Crear cuotas». Al terminar, puedes abrir cada cuota creada.

En el detalle, «Emitir ahora», «Pausar», «Reanudar» y «Finalizar» vuelven a consultar la cuota antes de mostrar la revisión. «Confirmar operación» aplica el cambio. En «Emisiones», «Abrir factura» lleva a su detalle nativo para consultar el documento y su cobro.

Si se pierde la conexión o cambian los datos

Si no se confirma una nueva cuota, conserva el formulario y pulsa «Comprobar guardado». Desde inscripciones, utiliza «Comprobar creación». Ambos recuperan la misma solicitud para evitar duplicados; no cambies los datos ni empieces otra alta para forzar el guardado.

Si se pierde la respuesta de «Emitir ahora», «Comprobar emisión» recupera esa misma solicitud. No emite el periodo siguiente. Esa recuperación está disponible mientras conserves el formulario o la revisión abiertos; si sales del apartado o cierras la app, consulta primero la cuota y sus facturas.

Si falla una edición, una pausa, una reanudación o una finalización, vuelve al detalle y actualiza antes de repetir. Cuando otra persona cambia la cuota durante tu revisión, Kidual rechaza la versión anterior: consulta y revisa los datos nuevos.

Si cambia la sesión, el centro activo o tus permisos, la app retira los datos y formularios anteriores. Una consulta fallida muestra un error; no se presenta como un saldo de cero.