Preparar, aprobar y registrar el pago de nóminas

En la app de centros

Abre «Contabilidad → Gestión financiera → Nóminas» y toca el mes para cambiar de periodo. Verás las horas aprobadas, las que faltan por aprobar y las nóminas de cada persona. Si alguien no aparece, revisa las fechas de su contrato en «Empleados y contratos».

Usa «Calcular desde Jornadas», «Nómina a mano» o «Importar de la gestoría». El cálculo pide confirmación antes de sustituir sus borradores anteriores. Lee los avisos que aparezcan: una persona sin horas aprobadas puede necesitar una revisión antes de continuar.

En «Ver nómina» puedes revisar el desglose, corregir un borrador y aprobarlo. También puedes seleccionar varias nóminas del mes y aprobarlas juntas. Para anular una nómina, escribe el motivo. Si ya está pagada, esa acción no está disponible.

Después de pagar en el banco, selecciona las nóminas aprobadas y pulsa «Registrar pagos». Comprueba el total, la fecha y la cuenta contable. Kidual registra el movimiento, pero este botón no envía una transferencia. Para preparar una remesa de pagos en la app, abre «Gestión financiera → Remesas bancarias → Remesa de pagos».

En «Seguros sociales» aparece el importe acumulado y, si ya registraste un pago, su diferencia. Elige «Registrar cargo», «Registrar cargo adicional» o «Registrar devolución» según lo que haya ocurrido en el banco. Si los importes han cambiado mientras tenías abierto el formulario, actualiza el mes antes de intentarlo de nuevo.

Preparar el CSV de nóminas

Guarda el archivo como «CSV UTF-8», con punto y coma, coma o tabulador como separador. Incluye una columna NIF o «Email» y otra «Bruto». Puedes añadir «Nombre», «Tipo», IRPF, «SS trabajador», «SS empresa», «Neto», «Base cotización» y «Horas». El límite es de 500 filas y 2 MB por archivo.

Escribe los importes con sus decimales: por ejemplo, 1450,25 o 1450.25. También se aceptan 1.450,25 y 1 450,25, con el símbolo € al principio o al final. Un valor como 1.450 es ambiguo: añade los decimales. No se unen cifras separadas por espacios incorrectos ni se eliminan símbolos dentro del importe; por ejemplo, 1 45 y 1€45 se señalan como errores. Si el separador es una coma, las celdas que contengan comas deben ir entre comillas.

No repitas columnas equivalentes, como «Bruto» y «Total devengado». Todas las filas deben tener el mismo número de columnas. Si un nombre ocupa varias líneas, mantenlo dentro de una celda entre comillas. El error indica la fila física del archivo. En «Horas», escribe un número entre 0 y 744, con un máximo de dos decimales, como 12,5 o 12,34; no añadas la palabra horas.

El NIF o el correo debe identificar una sola ficha del centro. Si incluyes ambos, deben pertenecer a la misma persona. Por ejemplo, el NIF de Ana junto al correo de Luis deja esa fila con error. Corrige el archivo o las fichas antes de continuar; tampoco repitas a una persona con el mismo tipo de nómina.

En «Tipo» puedes indicar mensual, paga extra, finiquito o atrasos. Si lo dejas vacío se considera mensual; un nombre desconocido se señala como error. Antes de guardar, revisa la persona reconocida, todas las deducciones, las cotizaciones, el coste y el neto. Cuando vaya a sustituirse un borrador, también verás su bruto y neto anteriores.

Pulsa «Importar» solo cuando todas las filas estén bien. Si una de las 20 filas tiene un error, no se guarda ninguna: corrígelo y vuelve a elegir el CSV completo. Si otra persona cambia una ficha, un contrato o una nómina después de la revisión, tendrás que revisar el archivo de nuevo antes de confirmar.

Un borrador con notas de gasto vinculadas no se sustituye desde el CSV. Abre la nómina, comprueba esas notas y anula el borrador si corresponde. Después revisa en «Notas de gasto» cómo se reembolsará cada una; no se incorporan por su cuenta a la nómina importada.

Si se pierde la conexión al confirmar, mantén abierta la revisión y pulsa «Recuperar confirmación». Kidual consulta la misma importación: si ya se guardó, devuelve su resultado; si no, la completa una sola vez. No elijas un archivo nuevo mientras siga pendiente esa comprobación. Cuando aparezca la confirmación, vuelve al mes y revisa los borradores antes de aprobarlos.

Configurar los tipos de cotización

Abre «Nóminas» y pulsa «Tipos de cotización». En la app está en «Gestión financiera → Nóminas»; en la web, en «Contabilidad → Nóminas». Necesitas permiso para gestionar nóminas.

Revisa las aportaciones de «Empresa» y «Trabajador» con los datos que correspondan al centro y al periodo. Por ejemplo, para indicar 4,85 %, escribe 4,85; no 485. Los campos de base mínima y máxima se escriben en euros.

Dejar una base vacía significa que Kidual no aplicará ese límite al cálculo. No se obtiene automáticamente el límite de cada grupo de cotización. «Usar valores iniciales» solo rellena el formulario con los valores de partida de Kidual: revísalos antes de continuar.

Pulsa «Revisar cambios», comprueba los valores y después «Confirmar tipos». Se usarán cuando vuelvas a calcular borradores desde «Jornadas». Las nóminas ya guardadas, importadas, aprobadas o pagadas no cambian por guardar esta configuración.

Si otra persona guardó cambios mientras revisabas, Kidual te avisará. Tus valores permanecen visibles; pulsa «Volver a consultar» para cargar los actuales y revisa de nuevo. Usa esa misma consulta si no se pudo confirmar el guardado.

Corregir importes y horas

En «Nómina a mano», escribe los importes en euros con un máximo de dos decimales: por ejemplo, 2000,25. Las horas admiten hasta dos decimales, como 37,5. Si hay un valor ambiguo o fuera del intervalo permitido, corrígelo: Kidual no lo recorta para poder guardarlo.

Al corregir un borrador se conservan la persona, el mes y el tipo de nómina. Si elegiste alguno mal al crearlo, revisa el borrador y anúlalo antes de preparar el que corresponda. No uses una corrección de importe para trasladar la nómina a otra persona o periodo.

El borrador necesita revisión

El cálculo usa los contratos, horas y datos disponibles en Kidual. Comprueba el resultado con la documentación laboral correspondiente antes de aprobarlo. Una nómina de atrasos o un finiquito tiene su propio documento y no sustituye automáticamente a la nómina mensual.

Ejemplo de ajuste de seguros sociales

Si Kidual recoge 801,15 € y ya has registrado un cargo de 763 €, quedan 38,15 € por conciliar. Registra solo la diferencia que confirme el banco, con su fecha y cuenta. No vuelvas a registrar el cargo completo.

Importación completa

La revisión y la recuperación de confirmaciones funcionan igual en la web y en la app. Solo se sustituyen los borradores del mismo mes, persona y tipo que se hayan revisado. Las nóminas aprobadas o pagadas se conservan y deben corregirse mediante las acciones que permita su estado.