KidualCentros: CRM, familias y alumnos · Artículo suelto
Importar contactos y familias desde un CSV o Excel
Revisa el archivo fila a fila antes de confirmar, decide si invitas a las familias y reanuda un lote desde el historial.
Paso a paso
- Ahora
En «CRM y familias», pulsa «Importar datos». Necesitas el permiso «Importar datos».
Elige el «Tipo de datos»: «Mixto · columna tipo», «Contactos», «Familias», «Alumnos» o «Inscripciones». Abre «Formato del archivo y plantilla» y pulsa «Descargar plantilla CSV» para obtener las columnas de ese tipo.
Selecciona el «Archivo CSV o Excel» (.csv o .xlsx). Si es un CSV antiguo y las tildes salen mal, elige «Windows-1252» en «Codificación del CSV».
Pulsa «Revisar archivo». Todavía no se importa nada: verás «Filas», «Válidas», «Con errores» y «Duplicadas» y cada fila con su estado y avisos, de 50 en 50 con «Filas anteriores», «Filas siguientes» o «Página de filas».
Pulsa «Descargar errores» para obtener el informe de las filas con problemas. Corrige el archivo original y vuelve a revisarlo si hace falta.
Si importas familias, alumnos o inscripciones, decide si marcas «Enviar invitación de activación a las familias importadas». Los contactos nunca reciben invitación.
Pulsa «Confirmar importación». Solo se importan las filas válidas. Al terminar verás el «Resultado» con importadas, fallidas, errores de formato y duplicadas.
Comprueba los registros en «Contactos» o «Expedientes». En «Historial de importaciones», «Revisar» abre cualquier lote anterior.
Qué crea cada tipo
- Contactos
- Leads del CRM con su estado, origen, actividad de interés y notas. No crea cuentas.
- Familias
- Una cuenta familiar sin activar por email y, si la fila trae menor, el niño o niña.
- Alumnos
- La cuenta familiar sin activar y el alumno.
- Inscripciones
- Cuenta, alumno e inscripción en el grupo indicado, pendiente si no se indica otro estado.
- Mixto
- Cada fila indica su tipo en la columna tipo.
Invitaciones y cuentas existentes
La invitación es opcional: se envía una vez por familia del lote y solo a cuentas sin activar. La elección se guarda al confirmar y se respeta al reanudar.
Si el email ya pertenece a una cuenta familiar que no creó tu centro, la fila falla con «No se puede vincular esta fila automáticamente. Impórtala como contacto o solicita el alta a la familia.»
Reanudar, caducidad e historial
Si la conexión se corta, abre el lote en «Historial de importaciones» y pulsa «Reanudar importación»: continúa con las filas pendientes sin repetir las ya importadas.
La copia del archivo y sus informes se conservan 30 días. Después el lote aparece como «Importación archivada»: se conservan el resultado y las fichas creadas, pero para las filas pendientes tendrás que revisar un archivo nuevo.
- Pendiente de confirmar
- Revisado, todavía sin importar.
- En curso
- Importación iniciada; puedes reanudarla.
- Importada
- Todas las filas válidas se importaron.
- Finalizada con errores
- Alguna fila falló o tenía errores.
- Plazo de revisión finalizado
- La copia caducó antes de confirmar.
Errores del archivo completo
Estos errores impiden revisar el archivo; corrígelos y vuelve a pulsar «Revisar archivo». Los errores de cada fila se explican en la guía de columnas.
- El archivo supera el máximo de 10 MB.
- Divide el archivo en varios lotes.
- La importación admite hasta 2000 filas por lote.
- Divide el archivo. También hay un límite de 80 columnas.
- La cabecera mezcla comas y punto y coma.
- Usa un solo separador.
- Hay columnas repetidas en la cabecera
- Deja una sola columna por dato.
- La fila tiene más columnas que la cabecera.
- Revisa separadores y comillas.
- El CSV no se puede leer
- Guárdalo como UTF-8 o elige «Windows-1252» si ese es su formato original.
- Formato no soportado. Usa CSV o XLSX.
- Guarda el archivo como .csv o .xlsx.
Antes de repetir un archivo
No vuelvas a importar el archivo completo porque falló una fila: revisa el historial para saber qué falta y crea un archivo solo con las filas corregidas.
Las cuentas creadas por importación necesitan que la familia las active, y la importación no sustituye los formularios obligatorios de inscripción. En la app de Centros, «Importar» solo muestra el historial de lotes; revisa y confirma desde el panel web.
¿Te ha servido este artículo?
Las opciones disponibles dependen del rol, del plan y de la configuración del centro.