KidualCentros: CRM, familias y alumnos · Artículo suelto
Definir requisitos documentales y reclamar entregas pendientes
Configura qué documento necesita cada actividad, su plazo y vigencia, y controla quién lo ha entregado, caducado o está exento.
Paso a paso
- Ahora
Abre «CRM y familias → Documentos»; «Requisitos documentales» es el primer bloque. En la app, «Familias → Requisitos documentales». Consultar y reclamar requiere «Revisar documentos».
Para crear un requisito necesitas «Formularios configurables». Pulsa «Nuevo requisito», busca la actividad y elígela; si solo afecta a un grupo, selecciónalo o deja «Toda la actividad».
Rellena «Nombre», «Tipo» y «Qué debe aportar la familia». Opcionalmente indica el plazo de entrega, la vigencia y cada cuántos días repetir el recordatorio. Deja «Estado» en «Activo» y pulsa «Guardar requisito».
En la lista, busca por alumno, actividad o requisito, elige un «Estado» y pulsa «Buscar». El resumen superior cuenta cuántos hay en cada estado.
Marca los alumnos que quieras reclamar o usa «Seleccionar pendientes de esta página», y pulsa «Reclamar seleccionados». Verás «Reclamación guardada».
Si te entregan el documento en mano o la familia no tiene cuenta, pulsa «Registrar entrega», adjunta el archivo privado (PDF o imagen) y explica «Cómo recibiste y comprobaste la entrega». Queda «Presentado» para su revisión.
Si un alumno no debe aportarlo, pulsa «Marcar exento», escribe el «Motivo» y, si procede, la fecha hasta la que vale. «Retirar exención» lo deshace.
Para revisar una entrega pulsa «Ver documento»: se abre en «Documentación familiar».
Estados del requisito
- Sin solicitar
- El alumno debe aportarlo y aún no se ha pedido.
- Nueva versión pendiente
- El requisito cambió y hace falta otra entrega.
- Por entregar
- Pedido a la familia y sin entrega.
- Presentado y En revisión
- Hay una entrega pendiente de decisión.
- Vigente
- Aprobado y dentro de su vigencia.
- Rechazado y Por corregir
- La familia debe volver a entregarlo.
- Caduca en siete días y Caducado
- La vigencia está a punto de terminar o ya terminó.
- Exento
- El centro decidió que no lo necesita; se muestra el motivo y la fecha límite de la exención.
Plazos, vigencia y recordatorios
Cada familia con acceso recibe como máximo un recordatorio al día. Las familias sin cuenta no reciben recordatorios: verás «Sin cuenta familiar: registra aquí la entrega recibida por el centro.»
- Plazo de entrega desde la petición
- Entre 1 y 365 días. Opcional.
- Vigencia desde su aprobación
- Entre 1 y 3650 días. Sin ella, «Sin caducidad automática».
- Repetir recordatorio
- 0 los apaga; si no, entre 7 y 90 días. Recuerda entregas pendientes y pide renovar al caducar.
- Nombre y Qué debe aportar la familia
- Hasta 180 y 1200 caracteres.
Editar o archivar un requisito
Abre «Catálogo de requisitos» y pulsa «Editar». Cambiar el texto o su vigencia crea una nueva versión que requiere otra entrega; archivarlo conserva las entregas anteriores.
La actividad y el grupo no se cambian: para otro alcance crea un requisito nuevo y archiva el anterior. La aprobación de plazas se gestiona en «Inscripciones», no aquí.
Si algo falla
«Plazo fuera del intervalo permitido»: revisa los días. «Selecciona de uno a cien requisitos de alumnos»: reclama como máximo cien a la vez. «La exención no puede vencer en el pasado»: corrige la fecha.
«El requisito ha cambiado. Recarga antes de guardar» y «El documento ya tiene una entrega. Revisa su versión actual»: otra persona actuó antes. «Sube un PDF o imagen privada nueva con la entrega que has comprobado»: adjunta el archivo. En la app el archivo no puede superar 10 MB.
Si la reclamación no se confirma, el botón pasa a «Comprobar reclamación»: púlsalo para comprobar la misma reclamación sin duplicarla.
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Las opciones disponibles dependen del rol, del plan y de la configuración del centro.