KidualCentros: CRM, familias y alumnos · Artículo suelto
Dar de alta una familia y sus alumnos en Expedientes
Crea el expediente con su contacto principal, añade a los alumnos y comprueba duplicados antes de inscribirlos.
Paso a paso
- Ahora
En el panel web abre «CRM y familias → Expedientes»; en la app de centros, «Familias → Expedientes». Para consultar necesitas «Ver inscripciones» y para crear, «Gestionar expedientes de familias».
Busca antes en «Buscar familia, contacto o alumno» por apellidos, correo o nombre del menor. Si la familia ya existe, ábrela y añade allí al alumno en lugar de crear otra.
Pulsa «Nueva familia». Escribe el «Nombre de la familia», la «Dirección» y el «Idioma». En «Contacto principal» indica nombre, apellidos, email o teléfono (al menos uno de los dos) y la «Relación».
Pulsa «Guardar familia». Se abre «Expediente familiar» con la familia recién creada. Guardar no crea una cuenta en Kidual ni envía ninguna invitación.
En «Alumnos» pulsa «Añadir alumno». Rellena «Nombre», «Apellidos», «Fecha de nacimiento» (obligatoria al crear), «Colegio» y «Curso escolar», y pulsa «Guardar alumno».
Si el menor ya es alumno del centro, por ejemplo porque su familia lo inscribió desde su cuenta, pulsa «Añadir alumno existente», búscalo por nombre, selecciónalo y pulsa «Añadir alumno a la familia». Su cuenta y sus inscripciones se conservan.
Para registrar más adultos, pulsa «Añadir contacto» en «Contactos familiares» y guarda cada uno.
Revisa la fila del alumno. Si aparece «Posible duplicado», compara los expedientes con «Revisar duplicados» o «Revisar identidad» antes de inscribirlo. Después pulsa «Inscripciones» para darle de alta en una actividad.
Campos y límites
Una familia admite hasta 50 contactos. La fecha de nacimiento debe estar entre 1900 y hoy.
- Nombre de la familia
- Obligatorio, hasta 160 caracteres.
- Dirección
- Opcional, hasta 1000 caracteres.
- Idioma
- «Español», «Catalán», «Euskera», «Gallego», «Inglés», «Francés», «Alemán» o «Portugués».
- Nombre y Apellidos del contacto
- Hasta 80 caracteres cada uno; el nombre es obligatorio.
- Email y Teléfono
- Hasta 255 y 40 caracteres. Al crear un contacto debes indicar al menos uno.
- Relación
- «Familiar», «Madre», «Padre», «Tutor/a» u «Otro contacto».
- Colegio y Curso escolar
- Opcionales, hasta 160 y 80 caracteres.
Partir de un lead del CRM
Si la familia llegó como lead, abre su «Seguimiento comercial» y pulsa «Preparar o abrir expediente». Puedes buscar una familia o un alumno que ya tengan expediente, o elegir «Preparar familia nueva» y «Preparar alumno nuevo» con los datos del contacto.
El correo sirve para buscar, pero no demuestra que sean la misma familia, y la edad indicada en el lead no permite completar la fecha de nacimiento. Marca la casilla de comprobación de duplicados y guarda: este paso no envía mensajes ni crea una cuenta o inscripción.
Qué ocurre después
El expediente aparece como «Sin inscripciones» hasta que el alumno tenga una inscripción, y como «Sin cuenta vinculada» hasta que la familia acepte una invitación. La familia no ve nada de este expediente hasta entonces.
Los tutores que añades no obtienen acceso a la cuenta familiar ni autorización de recogida por estar en el expediente.
Si algo falla
«Indica un teléfono o un email para el contacto principal» y «Indica la fecha de nacimiento del alumno» señalan el dato que falta. «Este alumno ya tiene un expediente en el centro. Busca su familia antes de volver a añadirlo»: ábrelo desde la búsqueda en lugar de duplicarlo.
«La solicitud ya se utilizó con otros datos. Revisa el expediente antes de repetir el alta»: el alta anterior pudo guardarse. Si se pierde la respuesta, vuelve a la lista y busca la familia antes de repetir.
«No hay alumnos pendientes de incorporar con ese nombre», en «Añadir alumno existente», significa que el menor ya está en otro expediente o que el centro aún no lo conoce: búscalo en «Expedientes» o créalo con «Añadir alumno».
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Las opciones disponibles dependen del rol, del plan y de la configuración del centro.