KidualCentros: CRM, familias y alumnos · Artículo suelto
Vincular un expediente con la cuenta de la familia
Envía al tutor una invitación para que acepte a los alumnos en su hogar de Kidual y sigue su estado.
Paso a paso
- Ahora
Abre «CRM y familias → Expedientes», entra en la familia y pulsa «Vincular cuenta y ver solicitudes de acceso». En la app el mismo botón está en el expediente. Necesitas «Gestionar expedientes de familias».
Comprueba que el tutor tiene email y una relación distinta de «Otro contacto». Si no aparece en «Contacto destinatario», corrígelo con «Editar contacto».
Elige el «Contacto destinatario» y revisa la línea «Enviar a» con su correo.
En «Alumnos que revisará la familia», marca hasta 10 alumnos activos del expediente.
Marca «He revisado el correo del contacto y que los alumnos elegidos corresponden a esta familia» y pulsa «Enviar solicitud de vinculación».
Verás «Solicitud guardada en la cola de correo». En «Solicitudes enviadas» aparece como «Pendiente de aceptación», con el número de alumnos y la fecha de caducidad.
Cuando la familia acepte, la solicitud pasa a «Aceptada» y el expediente muestra «Cuenta vinculada». Para anular una invitación pendiente o caducada pulsa «Revocar solicitud → Confirmar revocación».
Qué recibe la familia
El tutor recibe un correo para revisar la vinculación con tu centro, con el botón «Revisar alumnos y hogar». Debe iniciar sesión, o crear y verificar una cuenta, con ese mismo correo. El enlace caduca en 7 días.
En «Invitación de tu centro» revisa los alumnos y su hogar y marca «He revisado los alumnos y confirmo que deben estar en este hogar», o pulsa «Rechazar solicitud». Al aceptar, las personas con acceso a ese hogar podrán consultar los alumnos incorporados y sus inscripciones.
Aceptar no cambia el pagador de facturas anteriores ni concede permisos de recogida. Enviar la invitación tampoco da acceso hasta que la familia acepta.
Estados de la solicitud
- Pendiente de aceptación
- Enviada y dentro de plazo.
- Aceptada
- La familia aceptó; los alumnos quedan en su hogar.
- Rechazada
- La familia la rechazó.
- Revocada
- El centro la anuló; el enlace ya no sirve.
- Caducada
- Pasaron los 7 días sin respuesta. Revócala si quieres y envía otra.
Límites
Cada solicitud incluye entre 1 y 10 alumnos activos y como máximo se envían cinco solicitudes al día a un mismo contacto. No se puede invitar desde un expediente archivado. Una cuenta ya vinculada puede aceptar alumnos adicionales.
Revocar no retira un vínculo ya aceptado. Kidual no fusiona personas por nombre ni modifica facturas o autorizaciones de recogida al vincular.
Si la familia no puede aceptar
Si a la familia le aparece «El centro ha cambiado el expediente», envíale una nueva invitación: los datos que revisó ya no son los actuales.
Si le aparece que el contacto ya está vinculado a otra cuenta, que un alumno pertenece a otro hogar, que tiene datos de otros centros o que su hogar ya tiene otro expediente en el centro, revisa el expediente con «Revisar identidad» o «Revisar duplicados» antes de invitar de nuevo.
Si algo falla
«Revisa el email y la relación familiar del contacto antes de invitarlo»: falta el correo o la relación es «Otro contacto». «Ya se han enviado cinco solicitudes a este contacto hoy. Revisa las anteriores.»
«Hay alumnos archivados o de baja. Revisa su expediente»: desmárcalos. «La solicitud ya está resuelta»: ya no se puede revocar.
Si no se confirma el envío (en la app, «No se pudo confirmar el envío. Reintenta con los mismos datos»), pulsa «Actualizar expediente» y revisa «Solicitudes enviadas» antes de enviar otra.
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Las opciones disponibles dependen del rol, del plan y de la configuración del centro.