Centros: CRM, familias y alumnos · Artículo suelto

Orientarte en CRM y familias: vistas, cifras y permisos

Qué muestra cada vista del CRM, cómo se calculan las cifras de la cabecera y qué permiso necesita cada botón.

7 pasos4 minCentrosRevisada el 18/10/2026

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Paso a paso

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Entra en el panel del centro y abre «CRM y familias». En la app de Centros, pulsa «Familias» en el menú: la sección se titula «CRM y familias».
Revisa las cuatro cifras de la cabecera: «Familias activas», «Leads abiertos», «Tareas vencidas» y «Conversión». Resumen todo el centro, así que no cambian al buscar ni al filtrar.
Elige una vista en la fila de botones superior. Si no eliges ninguna, se abre «Contactos». Solo aparecen las vistas que permiten tus permisos.
Usa los botones de la derecha para las gestiones generales: «Papelera», «Tareas», «Accesos a datos», «Importar datos», «Exportar CRM» y «Nuevo lead».
Abre una ficha desde «Contactos» o desde una tarjeta del «Pipeline». La ficha comercial reúne contacto, actividad de interés, etiquetas, notas, tareas, inscripciones y cambios de etapa.
La vista elegida queda en la dirección de la página: puedes guardarla en favoritos o compartirla con alguien del equipo que tenga los mismos permisos.
Si una vista muestra un error con «Reintentar» o «Actualizar resumen», púlsalo y comprueba los datos antes de repetir un cambio que quizá ya se guardó.

Qué hay en cada vista

Esta guía y las enlazadas cubren «Contactos», «Pipeline» y «Métricas». «Expedientes», «Solicitudes», «Alumnos y familias», «Admisiones» y «Documentos» tienen sus propias guías.

Expedientes: Familias y alumnos registrados por el centro. Necesita «Ver inscripciones».
Solicitudes: Visitas, recuperaciones y créditos pedidos por las familias. Necesita «Ver operativa».
Contactos: Familias con inscripciones en el centro y leads sin convertir, con búsqueda, segmentos y filtros. Necesita «Ver CRM».
Alumnos y familias: Vínculos entre alumnos y contactos del centro. Necesita «Ver inscripciones».
Pipeline: Tablero por etapas comerciales y panel de tareas. Necesita «Ver CRM» y el CRM avanzado del plan.
Admisiones: Solicitudes de plaza, ofertas y altas pendientes. Necesita «Ver inscripciones».
Métricas: Leads nuevos, conversión, respuesta, ocupación y motivos de pérdida. Necesita «Ver CRM» y el CRM avanzado del plan.
Documentos: Requisitos documentales, autorizaciones y documentación familiar. Necesita «Revisar documentos».
Proveedores: Abre «Contabilidad → Compras → Proveedores». Necesita «Ver finanzas».

Cómo se calculan las cifras de la cabecera

Familias activas: Familias o contactos con alguna inscripción aprobada o confirmada vigente hoy en actividades publicadas o no publicadas. Debajo se indica el número de alumnos.
Leads abiertos: Contactos de tipo oportunidad sin convertir que no están en «Perdida», «Inactiva», «Inscrita» ni «Oportunidad ganada». No cuenta la papelera.
Tareas vencidas: Tareas pendientes cuya fecha límite ya ha pasado. Debajo aparece el total de tareas pendientes.
Conversión: Solicitudes que llegaron a aprobarse sobre las solicitudes creadas desde el 1 de septiembre del curso indicado.

Permisos de cada botón

Los permisos se asignan en «Equipo». Si un botón no aparece, pide a quien administra el centro el permiso indicado.

Papelera y Nuevo lead: «Editar CRM».
Tareas: «Ver CRM» para consultarlas; «Editar CRM» para crearlas, editarlas o cerrarlas.
Accesos a datos: «Gestionar privacidad».
Importar datos: «Importar datos».
Exportar CRM: «Exportar datos de familias».
Convertir, invitar y preparar expediente: «Convertir leads». «Preparar expediente» pide además «Gestionar expedientes de familias» y «Ver inscripciones».
Mensaje: «Responder a familias».

Plan del centro

El «Pipeline», el listado completo de «Tareas», las «Métricas», la exportación y el seguimiento sin respuesta forman parte del CRM avanzado. Si tu plan no lo incluye verás: «El CRM avanzado está disponible desde el plan Activo. Mejora tu plan para acceder.»

Sin ese plan puedes seguir usando «Contactos», crear y editar leads y añadir notas, etiquetas y tareas desde la ficha.

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