KidualCentros: actividades y agenda · Artículo suelto
Gestionar un grupo que no sale, fusionar o dividir grupos
Prepara el ajuste con una decisión por inscripción, ejecútalo en su fecha y cierra después su revisión económica con evidencias.
Paso a paso
- Ahora
Entra en la actividad → «Grupos y horarios» y pulsa «Ajustar grupos». En la app de Centros, abre la actividad y pulsa «Grupo que no sale, fusión o división».
Pulsa «Preparar ajuste» y elige el «Tipo de ajuste»: «El grupo no sale», «Fusionar grupos» o «Dividir un grupo».
Indica la «Fecha de efecto en la zona del grupo» y escribe el «Motivo que recibirán las familias».
En «Actividad de origen» elige la actividad y marca los grupos: uno para «El grupo no sale» o «Dividir un grupo», y de dos a diez para «Fusionar grupos». Pulsa «Cargar inscripciones afectadas».
Para fusionar o dividir, cada inscripción necesita una propuesta de cambio de grupo: elígela en «Propuesta de cambio para este alumno» o prepárala con «Revisar inscripción y proponer cambio».
En cada inscripción elige la «Decisión económica» («Sin compensación adicional», «Revisar devolución» o «Revisar crédito») y escribe el «Motivo de la decisión económica».
Pulsa «Revisar impacto completo», lee la «Revisión del impacto», marca «He revisado alumnos, sesiones, aceptaciones y decisiones económicas.» y pulsa «Confirmar preparación».
En la fecha de efecto, abre el ajuste con «Consultar ajuste», pulsa «Revisar antes de ejecutar», marca de nuevo la revisión y pulsa «Confirmar ejecución del ajuste».
Qué hace cada tipo
- El grupo no sale
- Cancela las inscripciones del grupo y sus sesiones desde la fecha. Solo admite un grupo sin sesiones iniciadas ni historial.
- Fusionar grupos
- Traslada a los alumnos de dos a diez grupos a un único grupo destino, que no puede ser uno de los de origen.
- Dividir un grupo
- Reparte a los alumnos de un grupo entre al menos dos grupos destino.
- Preparado; pendiente de confirmación en la fecha
- La propuesta conserva plazas y cuotas originales. No reserva los destinos ni se ejecuta sola. «Retirar propuesta» la anula sin cambiar alumnos ni cuotas.
- Cambio aplicado; facturación o compensaciones pendientes
- El traslado está hecho y falta acreditar las cuotas destino o las compensaciones.
- Ajuste completado
- Cambio aplicado y revisión económica cerrada.
Antes de ejecutar
La ejecución solo se habilita en la fecha de efecto y cuando las familias han aceptado todas las propuestas de cambio, hay plazas para todos en los destinos y la agenda está preparada hasta esa fecha. La ventana muestra lo que falta en «Antes de ejecutar».
Qué ocurre al ejecutar
Se cancelan las sesiones de los grupos de origen desde la fecha. Las inscripciones con propuesta aceptada terminan el día anterior y continúan en el grupo destino; el resto se cancelan. Familias y monitores reciben un aviso. Los grupos de origen se archivan, o quedan pausados si aún tienen cuotas abiertas.
No se emiten devoluciones, créditos ni facturas automáticamente. Kidual crea tareas para revisar la cuota destino y cada compensación, y avisa si hay familias sin cuenta a las que contactar por otro medio.
Cerrar la revisión económica
Tramita antes las devoluciones y créditos en «Cobros» y configura las cuotas destino. Después abre el ajuste y, en «Acreditar el cierre económico», elige cada inscripción, selecciona la devolución, el crédito o la cuota que lo acredita e indica el importe revisado.
Registra como hechas las tareas de revisión, escribe la «Conclusión de la revisión», marca «He contrastado estas evidencias con las compensaciones y cuotas acordadas.» y pulsa «Confirmar cierre con evidencias». Una tarea marcada como hecha no acredita por sí sola un pago o una devolución.
Permisos
«Ajustar grupos» aparece con el plan activo y los permisos «Ver actividades», «Ver inscripciones», «Aceptar o rechazar inscripciones», «Editar actividades y grupos», «Cancelar sesiones», «Gestionar facturas» y «Ver pagos». Marcar tareas como hechas requiere «Editar CRM». Si ves «Estamos actualizando esta función», puedes consultar los ajustes, pero no preparar ni ejecutar otros.
Si algo falla
«Este grupo ya tiene sesiones iniciadas o historial. No se puede marcar como grupo que no sale.»: usa una fusión o finaliza las inscripciones. «No hay plazas para todos los alumnos en el destino.»: amplía la capacidad del destino. «Elige una fecha de efecto actual o futura dentro de un año.»: corrige la fecha.
«Hay propuestas que la familia todavía no ha aceptado o cuya decisión acreditada falta revisar.»: espera la respuesta o cambia la propuesta. «Prepara la agenda hasta la fecha del ajuste.»: amplía el calendario del centro. «Reasigna o cancela las recuperaciones invitadas antes de retirar el grupo.»: resuélvelas en «Solicitudes».
«Han cambiado los alumnos, sesiones, condiciones o cuotas. Revisa el impacto actual.»: pulsa «Revisar el alcance actual». Si no llega la respuesta, pulsa «Comprobar la misma solicitud» en vez de repetir el ajuste.
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Las opciones disponibles dependen del rol, del plan y de la configuración del centro.