KidualCentros: cobros y pasarelas · Cobrar a las familias · 5 de 6
Seguir los cobros fallidos y reclamar la deuda
Revisa cada caso, registra llamadas, recordatorios y promesas de pago y comprueba cuándo se cierra.
Paso a paso
- Ahora
En la web, abre «Contabilidad → Cobros → Cobros fallidos». En la app, «Contabilidad → Gestión financiera → Cobros fallidos». Comprueba el centro seleccionado.
Lee los indicadores: «Casos abiertos», «Por recuperar» (uno por moneda, origen y entorno), «Escalados» y «Con promesa de pago».
En la tabla revisa «Contacto», «Concepto», «Importe», «Fase», «Recomendado», «Siguiente acción» e «Intentos». Marca «Ver casos cerrados» (en la app, «Incluir casos cerrados») para ver también los resueltos.
Pulsa «Registrar seguimiento» en el caso y elige en «Acción» lo que has hecho o lo que quieres enviar.
Escribe el texto. En un mensaje o un email es lo que leerá la familia; en el resto es una nota interna. Para una promesa, indica la «Fecha prometida».
Pulsa «Registrar» (en la app, «Enviar recordatorio» o «Guardar seguimiento») y comprueba que suben los «Intentos» y cambian la «Fase» y la «Siguiente acción».
Usa «Anterior» y «Siguiente» para recorrer todos los casos; los indicadores cuentan el centro completo.
Cómo se abren y se cierran
Kidual abre un caso por cada cobro «Fallido», que requiere acción o al que le falta método de pago. Las transferencias pendientes no abren caso.
El caso se cierra solo cuando el cobro pasa a «Cobrado», «Reembolsado» o «Cancelado», por ejemplo al confirmar una transferencia o cuando la familia paga. Cerrar el seguimiento a mano no registra ningún cobro ni asiento.
Fases
Cada seguimiento que registras, sea cual sea la acción, avanza la fase de «Primer aviso» a «Segundo aviso» y a «Aviso final», y fija la siguiente acción a los tres días.
- Vigilancia
- El cobro espera un paso de la familia; aún no ha fallado.
- Primer aviso
- Cobro fallido sin seguimientos.
- Segundo aviso
- Has registrado un seguimiento.
- Aviso final
- Has registrado dos o más. Se resalta en rojo.
- Pausado, Escalado o Cerrado
- Estado que has elegido o caso resuelto.
Recomendación
Es una sugerencia: Kidual no cobra ni reintenta nada por seguirla.
- Pedir nuevo método de pago
- El fallo apunta a la tarjeta o al método, por ejemplo caducada o rechazada.
- Reintentar ahora
- Primer fallo sin seguimientos.
- Reintentar después
- Aún hay margen para un reintento espaciado.
- Contactar con la familia
- Tres o más seguimientos o deuda antigua: conviene llamar y pactar una promesa de pago.
Acciones disponibles
- Anotar contacto manual (llamada, en persona)
- En la app, «Anotar seguimiento». Solo queda registrado.
- Enviar mensaje en Kidual a la familia
- En la app, «Enviar mensaje a la familia». Le llega como aviso en Kidual.
- Enviar email de recordatorio
- En la app, «Enviar email a la familia». Lleva el asunto «Recordatorio de pago de» y el nombre del centro, tu texto y un enlace a sus pagos.
- Registrar promesa de pago
- En la app, «Anotar promesa de pago». Guarda la fecha comprometida; no cuenta como cobro.
- Pausar el caso o Escalar
- En la app, «Pausar seguimiento» o «Escalar el caso».
- Cerrar seguimiento
- En la app, «Cerrar el caso». Después ya no admite más seguimientos.
Entrega a la familia
El texto admite hasta 1200 caracteres. En la app, al guardar verás el estado de entrega: enviado, en cola, fallida, no enviada o registrada. Un email no se envía si la familia no tiene correo. Un recordatorio o una promesa no confirman que se haya cobrado.
Si prefieres avisos automáticos cuando falla un pago, crea una automatización con el evento de pago fallido.
Si algo falla
Necesitas el permiso «Gestionar recobro». Si ves «No se pudo confirmar el seguimiento», cierra la ventana y actualiza el listado: revisa el número de intentos y el estado antes de registrar otro, para no enviar el mismo recordatorio dos veces. En la app, «Completa la nota y, si corresponde, una fecha válida» indica que falta el texto o la fecha.
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Las opciones disponibles dependen del rol, del plan y de la configuración del centro.