KidualComunicación · Artículo suelto
Enviar una circular con importe y seguir autorizaciones y cobros
Añade importe y alumnos a una campaña en borrador, envíala y revisa quién autoriza, quién paga y qué queda pendiente de cobro.
Paso a paso
- Ahora
En «Comunicación → Nueva campaña», prepara la circular como cualquier campaña (nombre, segmento, asunto y mensaje) y pulsa «Guardar» para dejarla en borrador.
En «Reportes y campañas», pulsa «Configurar importe» en esa campaña. Se abre «Configurar circular con importe» con el asunto, el texto y el idioma original.
Rellena «Concepto del cobro», «Importe total en euros, impuestos incluidos», «Unidad de cobro», «IVA incluido, porcentaje», «Fecha límite de pago» y «Cuándo se genera el cargo».
En «Buscar alumno destinatario», escribe un nombre y pulsa «Buscar alumnos». Marca cada alumno y elige su «Cliente contable de esta familia».
Revisa la lista «Selección revisada», marca «He revisado el texto, el importe y todos los alumnos y clientes contables seleccionados.» y pulsa «Configurar condiciones económicas».
Verás «Condiciones guardadas. Confirma el envío por separado desde Comunicación.». Envía la campaña con «Enviar» en la lista y confirma.
Para seguirla, pulsa «Autorizaciones y cobros» en la lista o en el detalle del historial. Cada alumno muestra su autorización y, si tiene cargo, el total, lo cobrado y lo pendiente.
En la app, abre «Historial de campañas», entra en la campaña y pulsa «Autorización y cobro de circular».
Opciones del importe
- Por alumno
- Un cargo por alumno.
- Por familia
- Un cargo por familia; los hermanos comparten saldo y deben tener el mismo cliente contable.
- Solo cuando se autoriza al alumno
- El cargo se crea cuando la familia autoriza. Si no autoriza, no hay cargo.
- Al publicar, aunque no se autorice la participación
- El cargo se crea al enviar la circular para todos los alumnos seleccionados.
- Límites
- Importe de 0,01 € a 10 000 €, fecha límite de hoy en adelante y hasta 500 alumnos.
Antes de configurar
Cada alumno necesita un cliente contable vinculado a su familia. Si aparece «· Sin cliente contable vigente», crea o revisa la ficha en «Contabilidad → Ventas → Clientes», vincúlala a la familia y vuelve a buscar.
Una vez configurada, la circular no se puede editar. Para cambiar el texto o los alumnos, crea otra campaña.
La familia no responde con el acuse de recibo: autoriza o no a cada alumno desde «Circulares con importe» en la web o «Circulares y autorizaciones» en la app.
Gestiones en Autorizaciones y cobros
- Registrar cobro manual
- Anota un pago en efectivo o por transferencia con su fecha, una referencia opcional y un motivo de al menos ocho caracteres.
- Eximir importe
- Deja al alumno exento. No se aplica si ya hay cobros o un intento de pago abierto.
- Tramitar devolución
- Elige el cobro exacto. Si se pagó por pasarela, crea una solicitud pendiente de aprobación en Contabilidad; si fue en efectivo o transferencia, registra solo el dinero que ya devolviste.
- Revisar recordatorio de pago
- Muestra cuántos alumnos autorizados tienen saldo pendiente. Confirma la casilla y pulsa «Enviar recordatorio revisado».
- Descargar lista de autorizados pagados o exentos
- Descarga el archivo lista-circular.csv.
- Registrar respuesta documentada
- Anota una autorización firmada en papel.
Permisos
«Autorizaciones y cobros» requiere «Gestionar facturas». «Configurar importe», el recordatorio y la descarga requieren además «Enviar campañas». «Tramitar devolución» pide también «Devolver pagos», y la respuesta documentada, «Revisar documentos».
Si algo falla
- Configura el importe en un borrador antes de enviar o programar la circular.
- La campaña ya no es un borrador. Crea otra y configúrala antes de enviarla.
- Los alumnos de una misma familia deben compartir el cliente contable.
- Con «Por familia», elige el mismo cliente para los hermanos.
- Selecciona como máximo quinientos alumnos.
- Reparte los alumnos en varias circulares.
- Hay una operación sin confirmar. Puedes comprobar la misma solicitud antes de salir.
- Pulsa «Volver» y usa «Comprobar la misma solicitud» antes de repetir nada.
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Las opciones disponibles dependen del rol, del plan y de la configuración del centro.