KidualAutomatizaciones · Artículo suelto
Crear reglas de seguimiento que generan tareas
Haz que Kidual cree tareas de revisión para plazas libres, pagos fallidos, contactos parados o membresías que vencen.
Paso a paso
- Ahora
En la web, abre «Operativa» y pulsa el módulo «Reglas visuales». En la app, elige «Reglas y ejecuciones» en «Sección» y pulsa «Crear regla».
Escribe el «Nombre de la regla», de 2 a 160 caracteres, por ejemplo «Plaza liberada».
Elige «Cuándo se aplica» (web) o «Motivo de seguimiento» (app): plaza disponible en lista de espera, pago fallido, lead o contacto sin respuesta, o membresía que vence.
En la app puedes cambiar la «Tarea que se creará» (por defecto «Revisar caso»). En la web la tarea se llama siempre «Revisar caso».
Marca «Crear tareas automáticamente cada cinco minutos» si quieres que se evalúe sola; si no, quedará manual.
Pulsa «Crear regla» (web) o «Guardar» (app). Verás «Regla creada» y la regla con su modo: automática, manual o pausada.
Pulsa «Evaluar ahora» para revisar los casos actuales. Verás «N tareas creadas. Puedes revisarlas en Familias» o «No hay nuevos casos que necesiten una tarea.»
Usa «Pausar» o «Reanudar» para detenerla y «Pasar a manual» o «Activar automática» para cambiar el modo. Revisa debajo las ejecuciones y su estado.
Qué detecta cada regla
- Plaza disponible en lista de espera
- Inscripciones en espera de grupos activos y no terminados con plazas libres, descontando ofertas vigentes. No crea tarea si esa inscripción ya tiene una oferta en curso.
- Pago fallido
- Cobros a familias fallidos o que requieren acción, de familias con inscripciones en el centro.
- Lead sin respuesta
- Contactos del CRM no convertidos, en etapas abiertas del pipeline, sin cambios durante siete días y sin una tarea pendiente.
- Membresía vence
- Membresías activas que terminan en los próximos catorce días, de menores con inscripciones en el centro.
Las tareas que se crean
Cada caso genera una tarea pendiente en el CRM, con vencimiento a un día y creada por «Seguimiento de Operativa», y una ejecución «Completado». Un caso solo genera una tarea por regla: un contacto vuelve a contar si cambia y pasa otros siete días parado, y una membresía si cambia su fecha de fin. Cada evaluación revisa como máximo 100 casos.
Las tareas no reservan plazas, no cobran y no envían mensajes. Para enviar mensajes automáticos usa «Comunicación → Automatizaciones».
Permisos y plan
Necesitas «Reglas visuales» y acceso a los datos que se revisan: «Ver finanzas» o «Ver pagos» para pagos fallidos, «Ver inscripciones» o «Gestionar waitlist» para plazas, «Ver CRM» para contactos y «Membresías» para vencimientos. El centro necesita un plan operativo.
La evaluación automática usa los permisos de quien la activó. Si esa persona los pierde, la regla deja de crear tareas y muestra el motivo junto a su nombre.
Estados de las ejecuciones
Las ejecuciones con estado «Fallido» suman en «Reglas con errores» del resumen operativo.
- En cola
- Pendiente de empezar.
- Ejecutando
- En curso.
- Completado
- Tarea creada para ese caso.
- Fallido
- No se pudo completar; revisa el motivo.
- Omitido
- No había nada que hacer.
Si algo falla
«Necesitas acceso a los datos que evalúa esta regla.», «Ya no tienes permiso para gestionar estas reglas.» o «El centro necesita un plan operativo.»: revisa tus permisos en «Equipo» o tu plan. «La regla ha cambiado. Actualiza y comprueba su estado.»: pulsa «Actualizar» antes de pausar o reanudar.
«Esta regla necesita revisar sus acciones antes de activarla.»: es una regla antigua; crea una nueva. «La regla necesita un nombre de 2 a 160 caracteres y una condición.» o «Escribe un título de tarea entre 2 y 160 caracteres.»: corrige el texto.
Repetir «Evaluar ahora» tras un fallo de conexión es seguro: no duplica tareas de casos ya registrados.
¿Te ha servido este artículo?
Las opciones disponibles dependen del rol, del plan y de la configuración del centro.